Interne Abläufe verbessern

Effektiver arbeiten mit professioneller Zeiterfassung: Ihr Einsparpotenzial im Überblick

11.05.2015 8:13:49

Die Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Vor allem kleinere Betriebe setzen häufig immer noch auf die Zeiterfassung mit Excel oder Stundenzetteln. Mit einer elektronischen Zeiterfassung können der manuelle Aufwand und die Kosten rund um diesen Prozess auf ein Minimum reduziert werden. Wir zeigen Ihnen wie!

Möglichkeiten der Zeiterfassung

Das Thema Zeiterfassung ist für die meisten Unternehmen von Interesse. Alle Firmen, die Personal beschäftigen, brauchen ein System, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten. Dabei spielt die exakte Auswertung sowohl für die Angestellten als auch für die Geschäftsführung eine besonders wichtige Rolle. Denn hier geht es um die Erfassung der Daten für die richtige Zurechnung von Arbeitszeiten für die Entgeltabrechnung oder die Einhaltung rechtlicher Vorschriften aus dem Arbeitsrecht.

zeiterfassungFrüher war die Stechuhr das gängige Mittel zur Erfassung der Arbeitszeit. Dieses Verfahren wurde durch moderne Techniken wie den Fingerprint, die mobile Zeiterfassung oder die Zeiterfassung durch Software sowie die elektronische Zeiterfassung abgelöst.

 

 

Vorteile und Nachteile für Ihr Unternehmen

Ob die elektronische und systematische Arbeitszeiterfassung das Richtige für Sie ist, muss von Fall zu Fall individuell entschieden werden. Sollten Sie sich für diese Variante entscheiden, gibt es unterschiedliche Vorteile für Mitarbeiter und Management. Mitarbeiter profitieren vor allem durch:

  • eine gesteigerte Zufriedenheit aufgrund der Einführung flexibler Arbeitszeitgestaltung, die es ermöglicht, Beruf und Familie besser zu vereinbaren und
  • ein erhöhtes Vertrauen durch eine gesteigerte Transparenz in der Zeiterfassung.

Auch für das Management bietet eine systematische Zeiterfassung entsprechende Vorteile. Im Überblick sind das vor allem die folgenden Punkte:

  • Eine erhöhte Zeit- und Kostenersparnis durch die automatische Datenübernahme in die Entgeltabrechnung und automatisierte Mitarbeiterprofile.
  • Eine gesteigerte Arbeitseffizienz, aufgrund des Auf- und Abbaus der Arbeitszeitkonten je nach Auftragslage.
  • Mehr Flexibilität durch die getrennte Erfassung einzelner Arbeitsschritte und Tätigkeiten, vor allem bei Projektarbeiten.
  • Mehr Effektivität durch die Reduzierung von Überstunden sowie Fehl- und Leerlaufzeiten.
  • Ideale Planungsmöglichkeiten durch eine automatisierte Übernahme der erfassten Daten.
  • Gezieltes Controlling und eine erhöhte Transparenz durch Anwesenheitsanzeigen, Projektzeiten und Tätigkeiten.

Neben den zahlreichen Vorteilen kann die systematische Arbeitszeiterfassung auch negativ aufgenommen werden. Mitarbeiter könnten das Gefühl entwickeln, kontrolliert zu werden, was zu einem Vertrauensverlust und einem schlechteren Betriebsklima führen kann. Bei der Neueinführung eines solchen Systems sollten Sie als Geschäftsführer daher stets darauf achten, auch die Vorteile für die Mitarbeiter deutlich zu machen und die Veränderungen möglichst transparent zu kommunizieren.

vorteile zeiterfassung

Sparpotenzial schon ab einer kleinen Unternehmensgröße

Eine handschriftliche Erfassung von Arbeitszeit kostet Unternehmen Geld und Zeit. Stundenzettel müssen durch extra eingesetztes Personal erst umständlich ausgewertet werden. Zudem ist das System fehleranfällig. Die Umstellung auf ein elektronisches System hilft hier, Kosten einzusparen. Systeme existieren sowohl für die Kontrolle der Arbeitszeit als auch für die der Erträge eines Unternehmens. Unterschiedliche Rechenbeispiele von Anbietern zeigen, dass sich die vereinfachte Erfassung bereits ab einer kleinen Unternehmensgröße lohnt. Bei einer Firma mit 10 Angestellten kann das Einsparpotenzial bereits mehrere tausend Euro betragen. Die genaue Ersparnis muss allerdings für jede Firma und anhand der gegebenen Rahmenbedingungen individuell bemessen werden.

kostenvergleich

Durchdachte Kostenplanung – So lohnt sich die Neuerung

Welche Kosten für ein Zeiterfassungssystem anfallen, hängt im Wesentlichen davon ab, welche Art Sie für Ihr Unternehmen nutzen möchten. Die günstigste Variante ist eine Zeiterfassung, die auf einer Zeiterfassungssoftware basiert. Hier fallen keine Zusatzkosten für die entsprechende Hardware an. Etwas teurer wird die elektronische Erfassung mit einem Hardwareterminal. Besonders kostenintensiv ist eine moderne Zeiterfassungs-Variante mittels Fingerabdruck.

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, für Ihr Unternehmen eine Zeiterfassung durch eine Software, ein Hardwareterminal oder Fingerprint einzuführen, sollten Sie jedoch nicht nur die Anschaffungskosten im Blick haben. Auch wenn Mitarbeiter nur wenige Minuten mit der manuellen Zeiterfassung zubringen, kann eine automatisierte Zeiterfassung bereits mehrere tausend Euro einsparen.

Jetzt Umrüsten und sparen

Schon kleine Unternehmen können von den Vorteilen eines elektronischen Zeiterfassungssystems profitieren. Welches System am besten zu Ihrem Unternehmen passt und den größten Optimierungseffekt verspricht, kann eine Fachfirma ermitteln. Bei der Anschaffung sollten Sie auch die gegebenen Rahmenbedingungen in Ihre Entscheidung einbeziehen. Im Idealfall beträgt die Amortisationszeit für die angefallenen Kosten einer Personalzeiterfassung nur wenige Monate.

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