Zeit & Geld sparen durch externe Anbieter

Beratung zur Lohnabrechnung

Lohnabrechnungen sind vor allem für klein- und mittelständische Unternehmen eine zeitintensive Aufgabe, verbunden mit hohem Arbeitsaufwand. Eine interne Lohnabrechnung erfordert spezialisierte, erfahrene und sich ständige weiterbildende Mitarbeiter sowie ein aufwändiges Softwarepaket. Daher lagern viele Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen an spezialisierte externe Dienstleister aus.

Ob eine externe Lohnabrechnung sinnvoll ist oder nicht, entscheidet sich dadurch, wieviel Ressourcen Sie selber aufbringen können für die ständigen Änderungen der Steuer- und Sozialgesetzgebung sowie variierenden Löhne Ihrer Mitarbeiter. Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Lohnabrechner bedeutet reduzierte Kosten und höhere Flexibilität.

Lohnabrechnung auslagern: Effiziente und kostengünstige Methode

Die Komplexität der Lohnrechnung hat einen Markt für Lohnabrechner geschaffen, die durch permantent aktualisiertes Wissen eine korrekte und effiziente Lohnbuchhaltung gewährleisten können. Der Nutzen liegt vor allem in der Zeit- und Arbeitsersparnis. Zudem ist ein externer Dienstleister aufgrund seiner hohen Erfahrungswerte in der Lage, effizienter und günstiger zu arbeiten. Externe Lohnabrechner gewährleisten die korrekte und pünktliche Auszahlung von Lohn und Gehalt. Üblicherweise werden zusätzlich Fix- und Softwarekosten gespart.

Leistungen: Stammdatenübernahme bis Lohnsteueranmeldungen

Die angebotenen Leistungen rund um die eigentliche Personalabrechnung sind vielfältig und immer individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten.

Neben vorbereitenden Maßnahmen, wie der kompletten Stammdatenübernahme der Mitarbeiter, befassen sich die üblichen Standardleistungen eines Lohnbüros mit:

  • Der Überwachung der monatlichen Abrechnungstermine
  • Erstellung der laufenden monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung: dazu gehören u. A.: Lohnjournal, Mitarbeiter- /Zahlungsübersicht, Kostenstellenliste
  • Verwaltung von Arbeitszeitkonten, Urlaubs- sowie Krankentagen
  • Sozialversicherungsanmeldung
  • Lohnsteueranmeldung an das zuständige Finanzamt
  • Ausdruck und Kuvertierungen aller Unterlagen inkl. Versand

Je nach Dienstleister werden auch weitere Leistungspakete angeboten, wie das Ausfüllen von Bescheinigungen für Arbeitnehmer, Lohnfortzahlungsanträge, Bearbeiten von Pfändungen usw.

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Lohnabrechnung Anbieterwahl: Auf Referenzen und Prüfungszertifikate achten

Sinnvoll ist vor der Entscheidung, neben dem intensiven Anbietervergleich, ein genaues Wissen über den Bedarf des eigenen Unternehmens. Dieser Bedarf kann ein breites Spektrum an Einzelaufgaben umfassen, daher ist es wichtig für die Anbieter detaillierte Kenntnisse der steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben zu besitzen. Nur so ist der Weg zu einer fehlerfreien Lohnabrechnung geebnet. Die Anbieterauswahl ist schwer und zeitintensiv, da theoretisch jeder in Deutschland den Titel Buchhalter tragen darf. Lassen Sie sich daher Referenzen aus Ihrer Branche, Softwarewartungsverträge und das ITSG- Prüfungszertifikat vorlegen.

Lohnabrechnung Kosten: Durchschnittlich 6,50 pro Mitarbeiter

Lohnbüros sind fast immer günstiger als der Gang zum Steuerberater, da dieser meistens selbst die Arbeit an Lohnabrechnungsbüros ausgliedert.

Die Kosten variieren stark nach den angebotenen Leistungen. Viele Unternehmen bieten Standardtarife im Durchschnitt für 6,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat an. Je mehr Mitarbeiter das Unternehmen besitzt, desto geringer können hier die Kosten pro Mitarbeiter ausfallen. Lohnbüros bieten meist Standard Pakete an, die mit Premiumleistungen aufgewertet können. So kann sich der Tarif für einen Mitarbeiter auf durchschnittlich 10 Euro erhöhen. Generell gilt je komplexer das Vergütungsmodell (unterschiedliche Stundenlöhne bei unterschiedlichen Arbeitszeiten oder bei flexiblen Vergütungen), desto höher sind die monatlichen Kosten anzusiedeln.

Lohnabrechnung Vertragsabschluss: 2-3 Tage bis zur vollen Übernahme

Die Auslagerung der Abrechnung ist recht unkompliziert und kann auch mitten im laufenden Jahr erfolgen. Nach der einmaligen Erfassung der Stammdaten legt der Unternehmer den Zeitpunkt der monatlichen Gehaltszahlungen fest. Kurz vor dem Termin übermittelt er dem Lohnbüro eine vollständige Mitarbeiterliste mit allen relevanten Angaben, wie etwa geleisteten Stunden, Überstunden oder Urlaubsgeldanspruch.

In der Regel dauert es nur etwa zwei bis drei Tage, bis das Gehaltsabrechnungspaket mit den einzelnen Mitarbeiterabrechnungen und einer Auswertung zugesandt wird. Wichtig ist zudem, dass die laufenden Verträge, zu eventuellen lohnbuchhalterischen Tätigkeiten mit dem Steuerberater, gekündigt werden.

Lohnabrechnung Gesetze: Recht des Arbeitnehmers auf Lohnabrechnung

Auch bei einer Ausgliederung hat der Arbeitgeber immer noch die Pflicht für einen korrekten und pünktlichen Ablauf der Lohnabrechnungen. Die Haftung gegenüber dem Mitarbeiter, dem Finanzamt und sonstigen Behörden bleibt bestehen.

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen zur Lohnabrechnung finden sich in § 108 GewO (Gewerbeordnung). Danach ist jedem Arbeitnehmer, bei Zahlung des Arbeitsentgelts, eine Abrechnung, in Textform oder elektronischer Form, zu erteilen.

  • Angabe der Lohnsteuerklasse I - IV
    Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
  • Art und Höhe der Zuschläge, sowie sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen und Vorschüsse

Ab dem 1. Januar 2010 wird das Entgeltbescheinigungsverordnung (EBeschV) in Kraft treten und damit nocheinmal die gesetzlichen Bestimmungen verändern. 

Lohnabrechnung Baulohn: Der Bau macht es einer internen Lohnabrechnung schwer

Der Baulohn ist eine der aufwändigsten Entgeltabrechnungen. Unterschiedliche Tarifverträge, saisonales Kurzarbeitergeld (KVG), Erstattungsanträge für die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse (ULAK), Winterausfallgeld (WAG), Zusatzversorgungskasse (ZVK), Flexibilisierung mit Arbeitszeitausgleich sowie Sonder- und Ersatzleistungen - sind nur einige Hürden und machen den Baulohn zu einer der anspruchsvollsten Disziplinen im Segment der Lohnabrechnung.

Für den Baulohn fallen daher etwas höhere Kosten von 10 - 13 Euro pro Mitarbeiter in Standardtarifen an.

Branchenspezifisch: Spezialfälle für Berufsgruppen

Auch bei der Lohnabrechnung von Künstlern, Mitarbeitern im öffentlichen Dienst (BAT) und Seefahrern gibt es spezifische Richtlinien, welche es besonders aufwändig machen für diese Berufsgruppen eine Lohnabrechnung zu erstellen. Sich monatlich ändernde Tarifverträge, Bewährungsaufstieg, Ortszuschläge, Kinderzuschläge, Zahlung an die Künstlersozialkasse (KSK) sind hier nur einige Beispiele. Hier wird die Auslagerung an große spezialisierte Lohnbüros empfohlen bzw. Büros die mit spezieller Software für diese Branchen arbeiten.

Lohnabrechnung - Haftung: Schutz vor dem Ernstfall

Bei der Komplexität und der Vielfalt von Lohnabrechnungen kommt es auch vor, das bei der Datenübermittlung Fehler vorkommen. Daher sollte vorher schon die Situation im Haftungsfall geklärt sein. Viele Anbieter besitzen eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung, sollte es zu Fahrlässigkeit oder Fehlern bei der Lohnabrechnung kommen. Sollte ihnen solch eine Versicherung wichtig erscheinen, lassen Sie sich einen Nachweis der Police zeigen.

Bei grob fahrlässigem Verhalten oder sogar Vorsatz besteht voller Haftungsanspruch, wenn der Nachweis dafür erfolgt. Beachten Sie dazu die auch die Hinweise unter Gesetze.

Finanzbuchhaltung als Ergänzung zur Lohnabrechnung

Neben den üblichen Leistungen bieten viele Buchhaltungsunternehmen zusätzliche Finanzdienstleistungen an, dazu zählt primär die Finanzbuchhaltung (FIBU). Die Finanzbuchhaltung befasst sich mit der zeitlichen und sachlichen Zuordnung aller laufenden Geschäftsfälle. Der Gang zum Buchhaltungsbüro ist dann sinnvoll, wenn die Lohnabrechnungen und die Finanzbuchhaltung ausgegliedert werden sollen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter der Rubrik Finanzbuchhaltung. 

In manchen Fällen bieten die Buchhaltungsunternehmen auch Beratung über die reine Buchhaltung hinausgehende Dienstleistungen an, wie z.B. zu Fragen des Forderungsmanagements oder des Liquiditätsmanagements. Weitere Informationen zu dieser Thematik finden Sie bei Käuferportal unter den Rubriken Inkasso oder Factoring.

Gelistete Mitglieder auf Käuferportal sind u.a:

  • lohndirekt (einfach effizient)
  • Die Schnier & Cie. KG
  • Lohndata GmbH
  • Die Lex Privus Ltd.
  • a.b.s. Rechenzentrum GmbH
  • LohnCologne-Katharina Schumacher
  • ICS adminservice GmbH
  • HDG Handels- u. Dienstleistungsges. UG
  • relog GmbH Rechenzentrum für Lohn und Gehalt
Bildquellen:
© Käuferportal
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© Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) | Europäische Union
© TÜV Saarland Gruppe | tekit Consult Bonn Gruppe GmbH
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