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Zahlungserinnerung

Zahlt ein Kunde seine Rechnung nicht, wird er zunächst durch ein höfliches Schreiben an die fällige Zahlung erinnert. Käuferportal sagt Ihnen, was bei einer Zahlungserinnerung zu beachten ist. Haben Sie schon mehrere Zahlungserinnerungen verschickt und vom Schuldner keine Reaktion bekommen bzw. weigert er sich, zu zahlen, sollten Sie ein Inkassobüro hinzuziehen. Gerne vermitteln wir Ihnen passende Firmen.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das ein Unternehmen an einen Kunden versendet, wenn eine erbrachte Leistung nicht bezahlt worden ist. In der Regel werden nur wenige Rechnungen vorsätzlich nicht beglichen. Im Alltag kann eine Rechnung schnell mal untergehen. Das wissen auch die meisten Unternehmen und treten in einem solchen Fall zunächst freundlich an ihren Kunden heran. Falls eine Telefonnummer bekannt ist, ist ein Anruf als erster Schritt häufig am unkompliziertesten. Je nach verfügbaren Kapazitäten oder Verfahren des jeweiligen Unternehmens wird hierauf aber oft verzichtet und sich direkt schriftlich per Zahlungserinnerung an den Schuldner gewandt. Bleibt die Erinnerung wirkungslos, folgen offizielle Mahnungen und gegebenenfalls ein gerichtliches Mahnverfahren.

  Eine Zahlungserinnerung ist keine Pflicht, sondern reine Kulanz.

Hat der Schuldner die fällige Rechnung nicht vor Fristablauf bezahlt, befindet er sich bereits in Zahlungsverzug. Das gibt dem Unternehmen theoretisch das Recht, ein Inkassoverfahren einzuleiten. In der Praxis reagieren Unternehmen allerdings zunächst mit einer Zahlungserinnerung, um den Kunden nicht vor den Kopf zu stoßen und eine langfristige Bindung nicht nachhaltig zu beeinträchtigen.

Zahlungsverzug: So sollten Sie vorgehen

In Deutschland ist es üblich, bei einer offenen Forderung erst drei Schreiben zu versenden, bevor man weitere Schritte einleitet, wie beispielsweise die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder ein gerichtliches Mahnverfahren. Die erste Mahnung wird der Höflichkeit halber als Zahlungserinnerung bezeichnet, da das Unternehmen zunächst davon ausgeht, dass die Rechnung nicht absichtlich ignoriert wurde. Der Tonfall ist daher freundlich, aber bestimmt.

Phasen gerichtliches Mahnverfahren

Wird auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, erfolgt in einem zweiten Schritt eine sprachlich nüchterne Aufforderung, die offene Rechnung zu begleichen. Dieses zweite Schreiben wird meist als Mahnung bezeichnet. Das letzte Schreiben wird abschließend mit „Letzte Mahnung“ betitelt. Gläubigern empfehlen wir, nicht mehr als diese drei Mahnungsschreiben zu versenden, da sonst an der Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung gezweifelt werden könnte. Deshalb sollte spätestens in der letzten Mahnung ein Mahnverfahren bei Nichtbegleichung der offenen Zahlung angedroht werden. Die hier beschriebene Vorgehensweise ist üblich, allerdings keineswegs Pflicht. Am Ende entscheidet jedes Unternehmen selbst, wie es ein Mahnverfahren gestaltet. Ein zweites Schreiben kann durchaus auch immer noch als Zahlungserinnerung bezeichnet werden.

  Können für eine Zahlungserinnerung Gebühren erhoben werden?

Nein, die Erhebung von Mahngebühren ist erst ab der zweiten Zahlungsaufforderung – meist der 1. Mahnung – zulässig. Wie hoch die Mahngebühren sein sollen, ist gesetzlich nicht geregelt. Sie müssen angemessen und verhältnismäßig sein. Das bedeutet, dass sie dem tatsächlichen finanziellen Aufwand des Gläubigers (Material- und Portokosten) entsprechen müssen.


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Zahlungserinnerung: Auf die Form kommt es an

Zahlungserinnerung Anschreiben
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Eine Zahlungserinnerung ist prinzipiell nichts anderes als eine Mahnung, sie heißt nur anders. Dahinter steckt der Gedanke, dem Kunden kein unbehagliches Gefühl vermitteln zu wollen. Deshalb ist ihr Tonfall freundlich, aber doch bestimmt in der Forderung, die fällige Rechnung zu begleichen. Was sollte eine Zahlungserinnerung beinhalten? Sie sollte in jedem Fall die Rechnungsnummer, das Datum, den Empfänger sowie den Absender enthalten. Außerdem sollte der offene Betrag der ursprünglichen Rechnung und die erbrachte Leistung genannt werden. In der Regel gewährt das Unternehmen dem Schuldner eine neue Frist für die Begleichung der Rechnung, die nicht länger als fünf bis zehn Tage betragen sollte.

  Tipp: Eine Zahlungserinnerung muss nicht unbedingt per Post, sondern kann alternativ auch als E-Mail verschickt werden. Die wichtigen Punkte im Überblick:

Inhaltliche Anforderungen an eine Zahlungserinnerung
Inhaltliche Anforderungen an eine Zahlungserinnerung [Quelle: lexoffice.de | Käuferportal]

Inkassobüro beauftragen

Bleiben sämtliche Mahnungen erfolglos, sollten so schnell wie möglich Konsequenzen folgen. Inkassounternehmen bieten professionelle Hilfe beim Einzug offener Forderungen. Sie suchen den Kontakt zum Schuldner und streben einen finanziellen Interessensausgleich an. Mahnungen, Ratenzahlungen oder Pfändungen sind nur einige Möglichkeiten, die Inkassounternehmen nutzen, um an offene Zahlungen zu gelangen.

Doch welches Inkassobüro ist das richtige? Wichtigstes Kriterium bei der Suche nach einem Inkassounternehmen ist Seriosität. Der Ruf der Branche ist nicht umsonst negativ behaftet, unlautere Methoden können auch Sie als Auftraggeber in Schwierigkeiten bringen. Deshalb helfen wir Ihnen: Käuferportal vermittelt Ihnen kostenlos und unverbindlich bis zu drei Inkasso-Dienstleister aus Ihrer Region.

  • Mehr Informationen zu Inkassobüros und Inkassofirmen erhalten Sie hier.
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