Zeiterfassungssysteme

Die EDV-gestützte Zeiterfassung dient zur präzisen Arbeitszeitermittlung der Mitarbeiter. Die monatlich addiert Arbeitszeiten können dann für die Erstellung der Gehaltsabrechnungen herangezogen, da sich in mittelständischen Unternehmen die Arbeitszeit nur selten ausschließlich aus fest geregelten Arbeitsstunden zusammensetzt. So müssen oftmals auch folgende Leistungen erfasst und vergütet werden:

• Schicht- und Teilzeitarbeit
• Dienstreise
• Schulung
• Gleitzeit
• Außendienst
• Vertrauensarbeit

Zeiterfassung hilft daher Fehler bei der Lohnabrechnung zu vermeiden und indem die individuellen Arbeitszeiten überschaubar dargestellt werden.

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Zeiterfassungssysteme – Die Funktionsweise

Moderne Zeiterfassungssysteme bestehen aus einer Software zur Auswertung der Daten sowie verschiedenen Terminals. Die Terminals werden in der Regel an den Eingängen oder direkt am Arbeitsplatz installiert. Hier melden sich die Mitarbeiter zum Arbeitsbeginn an und zu Pausen bzw. zum Feierabend ab. Die Meldung erfolgt in der Regel über eine personalisierte Magnetkarte oder einen Chip, die durch einen Leser am Terminal gezogen wird. Die so gesammelten Daten werden je nach System mit einem USB-Stick ausgelesen oder über Kabel bzw. über Funk direkt an einen zentralen Rechner gesendet.

Zeiterfassungssysteme – Multifunktionelle Software

Die in den meisten Fällen mitgelieferte Software der Zeiterfassungssysteme ist ein echtes Multitalent. Sie unterscheidet nach Art der Arbeit. Schichtdienste, Wochenend- und Nachtarbeiten werden erfasst und entsprechen kategorisiert. Über die Eingabe von Lohntabellen mit Zuschlägen können direkt Löhne errechnet werden. Zudem protokolliert die Software Überstundenkonten und Gleitzeit, verwaltet die Urlaubs- und Krankentage und errechnet für einzelne Aufträge die benötigte Projektzeit.

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Vorteile durch Zeiterfassungssysteme

• Möglichkeit einer genauen Auswertung von gleitenden und flexiblen Arbeitszeiten
• Reduzierung des Pflegeaufwands, da keine Datenänderung für Lohnabrechnung, Personalkartei und Personaleinsatzplanung notwendig ist
• Geringe Unterhaltungskosten durch Wiederverwendbarkeit der Erfassungsmedien wie Schlüsselanhänger mit Chip
• Möglichkeit zur beliebigen Datenauswertung wie Urlaubslisten, Anwesenheitsübersicht, Krankenstand
• Verwaltungsaufwandreduzierung durch Vermeidung von Stundenzetteln und Möglichkeit zur automatischen Übergabe der Zeitdaten an Gehalts- und Lohnprogramme
• Problemlose nachträgliche Korrektur
• Jederzeit Möglichkeit zur Selbstauskunft der Mitarbeiter über ihre aktuellen Zeitkonten

Preise und Preisfaktoren für Zeiterfassungssysteme

Recht einfache Zeiterfassungssysteme sind bereits ab etwa 200 Euro erhältlich, jedoch können hier meist nur wenige Mitarbeiter verwaltet werden. Für mittelständische Unternehmen eignen sich Geräte ab etwa 500 Euro wobei die Preise je nach Funktionsumfang auch einige Tausend Euro betragen können. Die Preisfaktoren sind hauptsächlich:

• Qualität der Terminals
• Funktionen der Software
• Zahl der zu verwaltenden Mitarbeiter

Art	Mitarbeiterzahl	Preis
Zeiterfassungssystem	25 (Komplettpaket mit Karte/Anhänger + Software)	590 € - 790 €
Zeiterfassungssystem	25 (Komplettpaket mit Fingerabdruck + Software)	745 € - 1045 €
Zeiterfassungssystem	26 bis 50	1.300 €
Zeiterfassungssystem	51 bis 100	1.600 €
Zeiterfassungssystem	101 bis 250	2.200 €
Zeiterfassungssystem	über 250	2.900 €

Weiter Kosten fallen gegebenenfalls für Zusatzfunktionen an:

Zusatzfunktion	Preis
Zusatzmodul Auftragsdatenerfassung	500 Euro
Zusatzmodul Zutrittskontrolle	500 Euro
Erweiterungslizenz für 10 Mitarbeiter	100 Euro
Transponder	150 Euro
Anwesenheitsübersicht im Netzwerk	150 Euroi
W- LAN Modul	140 Euro
Möglichkeit zum Datenexport (Bsp. Excel)	300 Euro
Mehrfachnutzung für mehrere Arbeitsplätze	150 Euro
Softwarepflegeverträge	20 bis 60 Euro
Transponder	6 Euro
Karten mit Chip	6 Euro
Stempelkarten	15 bis 20 Euro

Zeiterfassungssysteme – Eine detaillierte Übersicht über die Funktionen

• Jahresplaner für Fehlzeiten
• Anwesenheitstableau (Lampentableau)
• Gleitzeit- und Urlaubskontoverwaltung
• Workflow - papierloses Genehmigungsverfahren für Fehlzeiten und Buchungskorrekturen
• Umfangreiches Berichtswesen
• Personal- und Auftragsdaten-Import (CSV)
• Automatischer Schichtwechsel
• Automatische Schichtzuordnung (Autosnap)
• Wochentagsgebundene oder ungebundene Zuordnung der Arbeits-/Pausenzeiten
• Ausweisung von Arbeitszeiten, Überstunden, Fehlzeiten, Lohn- und Zeitzuschlägen
• Export nach DATEV, CSV oder div. Lohnprogrammen
• Auftrags- und tätigkeitsbezogene Zeiterfassung
• Schnittstelle zum Import von Aufträgen aus TopKontor Handwerk, BüroPlus Next und anderen Warenwirtschaftssystemen
• Soll-/Ist-Vergleich
• PC-Stempelprogramme
• Anbindung verschiedener Terminals
• Optional mobile Zeiterfassung über Handy, Pocket-PC oder Timeboy
• Fehlerprotokoll
• Reportgenerator

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