Zeiterfassung

Meist wird der Begriff der Zeiterfassung analog zur Personalzeiterfassung verwendet und gehört zu dem Bereich der Personalzeitwirtschaft. Dabei werden bei einer elektronischen Zeiterfassung die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter EDV-gestützt präzise ermittelt, monatlich addiert und zur Erstellung der Abrechnung herangezogen. Dies erlaubt eine genaue Kontrolle der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten.

Warum ist eine genaue Zeiterfassung für Ihr Unternehmen wichtig?

Nur selten setzt sich auch in mittelständischen Unternehmen die Arbeitszeit der Mitarbeiter ausschließlich aus fest geregelten Arbeitsstunden zusammen. So müssen oft auch folgende Leistungen erfasst und vergütet werden:

• Schicht- und Teilzeitarbeit
• Dienstreise
• Schulung
• Gleitzeit
• Außendienst
• Vertrauensarbeit

Dabei wächst der Verwaltungsaufwand mit der Anzahl der Mitarbeiter Ihres Unternehmens, sowie mit der Menge an möglichen Abweichungen, zu denen beispielweise Zuschläge gehören. Eine Sonntagnacht muss dabei höher vergütet werden als die eines Wochentages. Diese Faktoren verringern die Überschaubarkeit der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden und können zu Fehlern bei der Lohnabrechnung führen.

Ohne Zeiterfassung – Konsequenzen für Unternehmen

Laut einer Studie der Maxwell Research Corporation betragen Fehler in der Gehalts- und Lohnabrechnung auch bei mittelständischen Unternehmen jährlich im Durchschnitt 0,4% bis 9% der Lohnsumme pro Firma. Dabei trägt unter anderem das Runden wegen ungenauer Zeiterfassung zur Entstehung von Fehlkalkulationen bei.

Folglich können an einem Beispielunternehmen die hierdurch entstehenden Mehrkosten bei der Mitarbeitervergütung errechnet werden. Wird ein Betrieb mit 100 Mitarbeitern angenommen, deren Stundensatz durchschnittlich 25 Euro und die durchschnittliche monatliche Stundenleistung 170 Stunden beträgt, werden im Fall der Tiefst- Fehlerquote von 0,4% jährlich circa 20.400 Euro zu viel Lohn gezahlt. Bei einem Höchstwert von 9% kann der Mehrwert sogar bis zu 450.000 Euro pro Jahr betragen.

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung

So ist eine elektronische Zeiterfassung gegenüber einer manuellen mit Stundenzetteln in der Regel viel präziser und effizienter. Zudem kann Ihr Unternehmen durch die Inbetriebnahme eines elektronischen Zeiterfassungsgeräts unter anderem von folgenden Vorteilen profitieren:

• Möglichkeit einer genauen Auswertung von gleitenden und flexiblen Arbeitszeiten
• Reduzierung des Pflegeaufwands, da keine Datenänderung für Lohnabrechnung, Personalkartei und Personaleinsatzplanung notwendig ist
• Geringe Unterhaltungskosten durch Wiederverwendbarkeit der Erfassungsmedien wie Schlüsselanhänger mit Chip
• Möglichkeit zur beliebigen Datenauswertung wie Urlaubslisten, Anwesenheitsübersicht, Krankenstand
• Verwaltungsaufwandreduzierung durch Vermeidung von Stundenzetteln und Möglichkeit zur automatischen Übergabe der Zeitdaten an Gehalts- und Lohnprogramme
• Problemlose nachträgliche Korrektur
• Jederzeit Möglichkeit zur Selbstauskunft der Mitarbeiter über ihre aktuellen Zeitkonten

Andere Einsatzbereiche von Geräten zur Zeiterfassung

Doch zeichnen sich die meisten Zeiterfassungsgeräte durch eine Kombination von verschiedenen Funktionen aus und können somit nicht nur der Ermittlung von Personalzeiten dienen. Je nach Modell können durch sie unter anderem folgende Daten Ihres Unternehmens erfasst und zur Kalkulation herangezogen werden:

• Betriebs- und Maschinendaten
• Zutrittskontrolle

Betriebs- und Maschinendatenerfassung

In der Regel umfasst der Begriff Betriebsdaten alle allgemeinen Istwerte Ihres Unternehmens bezüglich seiner Prozesse und Zustände. Auftragsdaten wie Auftragsstatus- und Fortschritt, sowie Produktionsdaten wie Stückzahlen, Gewichte und Qualitäten können hierbei ermittelt werden. Zu Maschinendaten gehören meist Parameter wie Laufzeiten, Störungen und Verbrauch an Energie, Material und Hilfsmitteln. Durch die Erfassung dieser Daten in Kombination mit den Personalzeiten lässt sich eine höhere Transparenz und somit auch effizientere Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen erzielen.

Zutrittskontrolle

Durch ein Gerät, das nicht nur die Funktion der Personalzeiterfassung, sondern auch die der Zutrittskontrolle besitzt, können Sie Sachwerte, Informationen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens vor unerlaubten Zugriffen schützen und so für mehr innere und äußere Sicherheit und Ordnung in Ihrer Firma sorgen. So lässt sich durch diese Geräte ein ungehinderter Zutritt zu bestimmten Betriebsbereichen für berechtigte Personen gewähren, sowie übrigen Personenkreisen verweigern.

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