Telefonkonferenz

Der Nutzen von modernen Telefonsystemen fängt oft schon vor einem Gespräch an und endet meist nicht einmal nach Feierabend. Obwohl letztlich alle Funktionen der Telefonsysteme auf maximalen wirtschaftlichen Erfolg abzielen, sind einige davon für Unternehmen besonders nützlich.

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Funktionen von Telefonkonferenzen

Mit ihnen lässt sich der Arbeitsalltag erleichtern und effizienter gestalten. Dies sind die gängigsten Funktionen von Telefonsystemen:

• Telefonkonferenz
• Rückruf/Wiederwahl
• Anrufskostenzählung
• Anrufe halten
• Anrufe parken
• Personalisiertes Wählen
• Direkte Einwahl
• Direkter eingehender Systemzugang
• "Bitte nicht stören"-Funktion
• Gemeinsamer Narichtenspeicher
• Voice paging system

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Telefonkonferenz

Eine Telefonkonferenz oder Konferenzschaltung ermöglicht mehreren Personen gleichzeitig gleichzeitig über Telefon miteinander zu sprechen. Normalerweise ist es schwierig, eine Telefonkonferenz einzurichten, vor allem weil die Hardware vieler Endgeräte im Vergleich für eine Telefonkonferenz keine guten und schnellen Lösungen bietet. Telefonanlagen bieten Ihnen die Möglichkeit, eine Telefonkonferenz per Knopfdruck zu erstellen. Außerdem ermöglicht eine Telefonanlage eine Telefonkonferenz mit mehr als drei Teilnehmern. Möchte man solch eine Telefonkonferenz mit normalen Telefonanlagen durchführen, muss man dies kostenpflichtig bei einem Anbieter tun. Außerdem muss eine solche Telefonkonferenz im Voraus angemeldet werden. Durch die Benutzung von CTI Technologie ist heutzutage auch eine Telefonkonferenz mit Bildübertragung möglich.

Wartemusik

Kann ein Anruf nicht sofort angenommen werden, wird der Angerufene in eine Warteschleife mit Wartemusik geleitet. Diese Wartemusik ist als repräsentatives Instrument nicht zu unterschätzen. Es ist deshalb bereits ein ganzer Markt für Wartemusik entstanden. Die richtige Wartemusik in einer Warteschleife kann einen aufgebrachten Anrufer beruhigen und eine effektivere Beratung ermöglichen. Da in viele Telefonanlagen die gewünschten Melodien der Wartemusik direkt eingespeist werden können, besteht für Unternehmen die Möglichkeit, eine eigene Wartemusik zu kreieren.

Telefonkonferenz können Sie im Produktformular für Telefonanlagen als gewünschte Funktion angeben, und unverbindliche Angebote anfordern.

Rückruf/Wiederwahl

Die Nummern der letzten Anrufer werden gespeichert, so kann man mithilfe der Rückruftaste schneller zurückrufen.

Anrufskostenzählung

Die Kosten sämtlicher Anrufe können von einem Endgerät erfasst und nach angerufenen Nummern aufgeschlüsselt werden. Die Anrufskostenzählung ermöglicht so eine genaue Kostenaufstellung.

Anrufe halten

Bekommt ein Mitarbeiter während eines Telefongesprächs einen anderen wichtigen Anruf, kann er mit der Anruf halten Funktion den ersten Gesprächspartner in eine Warteschleife umleiten und sich dem zweiten widmen. Die Anruf halten Option ist sowohl im normalen Geschäftsbetrieb, als auch in Verkaufsgesprächen sehr nützlich.

Anrufe parken

Wie der Name schon sagt, können durch die Anrufe parken Funktion Anrufe „geparkt“ werden. Das heißt der Anrufer wird in eine Warteschleife auf dem zentralen Server umgeleitet. Diese Warteschleife kann dann vom ganzen System aus durch eine bestimmte Nummer o.ä. abgerufen werden. Daher können die durch die Anrufe parken Funktion unterbrochenen Gespräche von jedem Punkt des Systems aus wieder aufgenommen werden. Das ist z.B. nützlich, wenn man ein Gespräch in einen anderen Raum verlegen muss und kein portables Telefon zu Verfügung steht.

Nachtservice

Außerhalb der Geschäftszeiten wird ein Anruf durch den Nachtservice automatisch auf eine festgelegte Nummer bzw. einen Anrufbeantworter weitergeleitet. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass vorher in den Nachtservice eingegebene Botschaften abgespielt werden können.

Personalisiertes Wählen mit Abkürzungen

Durch personalisiertes Wählen mit Abkürzungen kann dem Benutzer einer langen Nummer (z.B.1234567890) eine kurze Nummer (z.B. 12) zugewiesen werden. Wählt er nun die “12”, wird automatisch die lange Nummer angerufen.

Direkte Einwahl

Jeder Telefonanlage wird eine Nummer zugewiesen. Jedem Mitarbeiter wird eine Durchwahl zugeteilt. Beide hintereinander ergeben eine Hauptnummer, durch die eine Person in der Firma direkt erreichbar ist, ohne eine Telefonvermittlung in Anspruch zu nehmen oder sich lange durch ein Menü durchwählen zu müssen. Die direkte Einwahl ermöglicht es also Nummern firmenintern komplett eigenständig zuzuweisen, ohne dazu auf einen Telefonprovider angewiesen zu sein. Die direkte Einwahl wird heute als selbstverständlich erachtet und mag lapidar erscheinen, jedoch spart sie gewaltige Mengen an Aufwand und führt so zu geringeren Kosten.

Direkter eingehender Systemzugang (engl.: direct inward system access)

Auf interne Systemdienste kann durch den direkten eingehenden Systemzugang von einer externen Telefonleitung zugegriffen werden. Beispielsweise vom Handy auf die mit einem Passwort geschützte betriebsinterne Mailbox.

Bitte nicht stören Funktion

Hat ein Mitarbeiter die “Bitte nicht stören Funktion” aktiviert, erhalten alle Anrufer eine Nachricht, in der sie darum gebeten werden, später noch einmal anzurufen.

Gemeinsamer Nachrichtenspeicher

Ein gemeinsamer Nachrichtenspeicher archiviert Nachrichten nicht auf den individuellen Endgeräten, sondern auf einem zentralen Server. Dadurch ermöglicht ein gemeinsamer Nachrichtenspeicher z.B. das Einrichten eines gemeinsamen Anrufbeantworters für die gesamte Abteilung und dem Zugriff für jeden Mitarbeiter.

Personalisierte Begrüßung

Die personalisierte Begrüßung spielt Anrufern eine personalisierte Begrüßungsnachricht vor. Die personalisierte Begrüßung kann z.B. mit einer Kundendatenbank gekoppelt werden und durch die Rufnummererkennung den Namen eines Kunden in die Begrüßungsnachricht einbauen. Eine personalisierte Nachricht schmeichelt dem Anrufer und hebt seine Bedeutung hervor. Das heißt er geht vermutlich positiver in folgende Gespräche hinein. Hat die personalisierte Begrüßung schon alle vom Kunden gewünschten Informationen vermittelt, macht das sogar weitere Gespräche unnötig und spart Ihnen somit Zeit und Geld.

Voice Paging System

Durch das voice paging System (engl. = Sprachnachrichtenfunkrufversandsystem) können Sprachnachrichten erstellt und per Knopfdruck an eine Liste von Mitarbeitern und Kollegen verschickt werden. So kann beispielsweise bei einem Notfall eine kurze Beschreibung des Problems die sonst notwendige Zeit für Einzelgespräche effektiv einsparen.

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