Bei einer Preisrecherche im Internet stößt der Unternehmer auf genaue Kostenangaben zu einzelnen Komponenten wie etwa Endgeräten. Telefonanlagen Preise für komplette Lösungen sind jedoch kaum zu finden. Das liegt daran, dass komplette Systeme von einer Vielzahl Faktoren abhängig sind. Hier sind gerade bei Telefonanlagen Preise und das Leistungspaket eng aneinander gekoppelt.
Die Vielfalt an Funktionen, Modulen und Endgeräte scheint es unmöglich zu machen, die Telefonanlagen Preise der verschiedenen Hersteller objektiv zu vergleichen. Der Unternehmer kann sich jedoch an den eigenen Bedürfnissen orientieren. Ideal ist die Aufstellung aller benötigten Komponenten und gewünschten Funktionen. Diese Bedarfsliste dient dem Händler als Grundlage für ein Angebot.
Mit einer Telefonanlage erwirbt der Unternehmer eine Vermittlungsstelle für Telefone, Faxgeräte, Modems und Anrufbeantworter. Je nach Größe des Unternehmens und der beschäftigten Mitarbeiter kann die Telefonanlage über einhundert Nebenstellen miteinander verbinden. Netzinterne Telefonate sind grundsätzlich kostenlos, während für Anrufe ins öffentliche Telefonnetz gezahlt werden muss.
| Zweck | Anzahl Endgeräte | Preis |
| Büro | 2-5 | < 1.000 € |
| Büro | 6-9 | 1.000 € - 3.000 € |
| Büro | 10-15 | 3.000 € - 5.000 € |
| Büro | 16-25 | 5.000 € - 10.000 € |
| Büro | >25 | > 10.000 € |
| Call-Center | 2-5 | 1.000 € - 2.000 € |
| Call-Center | 6-9 | 2.000 € - 5.000 € |
| Call-Center | 10-15 | 5.000 € - 10.000 € |
| Call-Center | >16 | > 10.000 € |
| Hotel | ca. 25 | < 5.000 € |
| Hotel | ca. 50 | ca. 5.000 € - 10.000 € |
| Hotel | >50 | > 10.000 € |
Digitale Lösungen haben den Vorteil, dass die Telefonanlagen Preise auch von Telefonanbietern vergleichen. „Least cost routing“ heißt der Service, bei dem sich die Telefonanlage automatisch mit der Vorwahl des günstigsten Anbieters einwählt. Wem das nicht genug der Kostenkontrolle ist, der kann auf die statistischen Auswertungen moderner Telefonanlagen zurückgreifen. Diese geben ein genaues Bild über die anfallenden Telefonkosten und die entsprechenden Kostenstellen.
Der entscheidende Preisfaktor liegt in den Anforderungen des Unternehmers selbst. So steigt etwa der Preis mit einer höheren Zahl an benötigten Nebenstellen. Ebenso treiben gewünschte Funktionen wie etwa Schnittstellen für VoIP oder Konferenzschaltungen die Telefonanlagen Preise in die Höhe.
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