Arbeitsrecht im Alltag

Zeiterfassung – diese gesetzlichen Bestimmungen sind zu beachten

09.12.2013 9:54:50

Die Installation eines Systems zur Zeiterfassung hat für Arbeitgeber und Arbeitnehmer viele Vorteile. Die geleisteten Stunden sind dokumentiert und für beide Seiten transparent einsehbar. Bei der Einführung eines solchen Systems sind jedoch etliche gesetzliche Bestimmungen zu berücksichtigen. Wir haben die wichtigsten Rechte und Pflichten für Sie zusammengefasst.

Zeiterfassung als gesetzliche Regelung (XOZ ~ www.ipernity.com/zelda | Flickr.com)
Zeiterfassung als gesetzliche Regelung (XOZ ~ www.ipernity.com/zelda | Flickr.com)

Zeiterfassung als gesetzliche Regelung

In den meisten Fällen entscheiden sich Arbeitgeber freiwillig für die Zeiterfassung: Eine Verpflichtung zur Aufzeichnung kennen deutsche Gesetze lediglich in Bezug auf die Arbeitszeit, die über die vertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen. So sieht etwa §16 Abs.2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Dokumentation von Überstunden vor. Zur Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit können sich Arbeitgeber verschiedener Methoden bedienen. Viele Arbeitgeber verwenden noch Stundenzettel: Arbeitsstunden werden handschriftlich notiert und am Ende eines Monats von der Buchhaltung ausgewertet. Eine weitaus effizientere Methode ist die Installation automatischen Systems. Unabhängig von der Art der Zeiterfassung gilt es jedoch, wesentliche Rechte und Pflichten zu berücksichtigen. Wichtige Gesetze sind in diesem Zusammenhang das Landesdatenschutzgesetz (LDSG), das Bundesdatenschutzgesetz (BDGS) und das Telekommunikationsgesetz (TKG).

Mitbestimmung durch den Betriebsrat

Verfügt das Unternehmen über einen Betriebsrat, der sich für die Interessen der Arbeitnehmer einsetzt, so steht diesem gemäß §87 Abs.1 Nr.6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht zu. Demnach bedürfen alle technischen Einrichtungen, die zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung von Mitarbeitern eingesetzt werden oder zumindest eingesetzt werden könnten, der Zustimmung des Betriebsrats. Eine ähnliche Regelung greift im öffentlichen Dienst: Wurde hier ein Personalrat eingesetzt, kann dieser ebenso mitbestimmen.
Sobald die Zustimmung erteilt wurde, kann das Zeiterfassungssystem eingesetzt werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Betriebs- oder Personalrat keine weiteren Einblicke haben: Ihre Aufgabe ist auch weiterhin der Schutz der Interessen der Mitarbeiter. Sieht der Betriebsrat diese Interessen gefährdet, ist er nach §80 Abs.1 Nr.1 BetrVG befugt einzugreifen.

Abschluss einer Betriebsvereinbarung

Bevor Sie sich an die Einführung des Systems zur Zeiterfassung machen, sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Betriebsvereinbarung abschließen. In einer solchen Vereinbarung können Sie alle relevanten Aspekte regeln und – vorsichtshalber – schriftlich fixieren. Achten Sie dabei auch auf Formulierungen, die sich mit der Kündigung oder der rechtlichen Unwirksamkeit der Vereinbarung befassen. Machen Sie deutlich, dass die einmal getroffenen Regelungen im Falle der Kündigung weiter Bestand haben, bis eine neue Vereinbarung getroffen werden konnte.

Rechte und Pflichten im Überblick

Das Persönlichkeitsrecht aller Mitarbeiter muss gewahrt und geschützt werden. Dies besagt das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG §75 Abs.1 und 2). Aus diesem Grund müssen Sie zum Beispiel sehr genau darauf achten, die Zeiterfassung nicht zur Erhebung von privaten Daten zu verwenden. Die im Rahmen der Zeiterfassung ermittelten Daten dürfen lediglich dann zur Überprüfung der Anwesenheit herangezogen werden, wenn damit ein konkreter Zweck verfolgt wird. Personenbezogene Daten sollten grundsätzlich nur im Rahmen der Zeiterfassung verwertet und ausschließlich von befugten Mitarbeitern eingesehen werden. Darüber hinaus sollten sie lediglich so lange gespeichert werden, wie sie tatsächlich benötigt werden. Eine dauerhafte Überwachung der Mitarbeiter ist nach Ansicht des Bundesarbeitsgerichts nicht zulässig.

Arbeitnehmer haben nehmen vielerlei Rechten auch einige Pflichten im Zusammenhang mit Zeiterfassungssystemen. Es darf keine fehlerhafte Eintragung gemacht werden: Aus rechtlicher Sicht handelt es sich hierbei um Urkundenfälschung. Diese wiederum räumt dem Arbeitgeber das Recht zur fristlosen Kündigung ein. Hat ein Arbeitnehmer versehentlich eine falsche Eintragung gemacht, kann er diesen durch die Führungskraft abändern lassen. Wenn ein Systemfehler oder -ausfall für die falsche Buchung verantwortlich ist, kann der Beschäftigte gemäß §84 BetrVG Beschwerde einlegen.

Zeiterfassungssysteme: transparent und gerecht

Zeiterfassungssysteme sind eine transparente Möglichkeit für Arbeitgeber und -nehmer ein gerechtes Arbeitsumfeld zu schaffen. Beide Seiten haben einen Überblick, wie viele Arbeitsstunden bereits in diesem Monat geleistet wurden und können das Arbeitspensum an die wöchentliche Arbeitszeit anpassen.

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