Betriebliche Zeiterfassung

Zeiterfassung – Welche Vor- und Nachteile bringen die verschiedenen Methoden mit sich?

19.02.2014 16:05:29

Die korrekte Zeiterfassung ist für jeden Betrieb unverzichtbar. Dabei geht es nicht nur um die Überprüfung der Stundenkontingente der Mitarbeiter, sondern auch um die Kontrolle des Verlaufs von Projekten innerhalb der vorgegebenen Zeit. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der Zeitnahme per Papier, der stationären sowie der mobilen Zeiterfassung. Alle Varianten haben spezifische Stärken und Schwächen, über die wir Sie hier informieren.

Zeiterfassung Zeiterfassung (zweiff | flickr.com)

Die Zeiterfassung per Papier

Die schriftliche Zeitnahme ist fast so alt wie die Arbeit selbst. Sie ermöglicht die genaue Protokollierung aller Arbeitsvorgänge: Wann kommt welcher Mitarbeiter und wann geht dieser in die Pause? Wie lange benötigt der jeweilige Angestellte für welche Aufgabe?

Durch die Zeiterfassung per Papier können Sie also detailliert alle Arbeitsvorgänge festhalten. Theoretisch können Sie so einen genauen Überblick darüber erhalten, ob bestimmte Projekte innerhalb der vorgegebenen Zeit erledigt werden können, Ihre Angestellten zu lange Pause machen oder ob Ihre Mitarbeiter zu viel oder zu wenig arbeiten.

In der Praxis ist diese Art der Zeiterfassung jedoch problematisch. Denn ab einer gewissen Mitarbeiterzahl (meist ab zehn) benötigen Sie mehr als eine Person, welche die Zeit nimmt. Die Kosten für die Zeitnahme steigen so an.

Außerdem entstehen bei der Abstimmung zwischen den Mitarbeitern häufig Fehler. Im Außeneinsatz (z.B. auf einer Baustelle) werden Arbeitsstunden und Pausen häufig nicht korrekt eingetragen oder ganz vergessen.

Um Papierberge zu vermeiden, muss die Auswertung der Zeiterfassung zudem häufig erfolgen und nimmt viel Zeit in Anspruch. Da schaffen auch keine standardisierten Musterbögen zur Zeitnahme Abhilfe.

Vorteile der Zeiterfassung per Papier

  • Detaillierte Auflistung aller Arbeitsvorgänge möglich
  • Kostengünstig für Ein- oder Zweimannbetriebe

Nachteile der Zeiterfassung per Papier

  • Hoher Kostenaufwand bei Betrieben mit mehreren Mitarbeitern
  • Hohe Fehleranfälligkeit
  • Nicht praktikabel für die Zeitnahme im Außeneinsatz
  • Hoher Aufwand bei der Auswertung

Die stationäre Zeiterfassung

Während der Industrialisierung kam die stationäre Zeiterfassung über das Stempeln bzw. die Nutzung von Lochkarten auf. Auch heute ist sie in moderner Form üblich: Ein Mitarbeiter trägt sich an einem zentralen Gerät zur Zeitnahme ein, wenn er seine Arbeit beginnt und trägt sich wieder aus, wenn er seinen Arbeitstag beendet.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, gibt es heute beispielsweise Fingerabdruckscanner. Der Angestellte muss nur seinen Daumen kurz auf das Gerät halten und die Zeitnahme beginnt.

Entsprechende Hardware ist zudem auch tragbar vorhanden. Arbeiten die Angestellten im Außeneinsatz, kann der jeweilige Vorarbeiter die Zeiterfassung vor Ort durchführen.

Die modernen Geräte der stationären Zeitnahme sind mit einer Software verbunden, welche die Auswertung durchführt. So wird augenblicklich ein Überblick darüber erstellt, welche Mitarbeiter zu viel oder zu wenig gearbeitet haben sowie ob Pausen eingehalten werden.

Die stationäre Zeiterfassung verlangt den Angestellten allerdings eine gewisse Disziplin ab, da sie sich beispielsweise für Pausen stets ein- und auftragen müssen, damit die entsprechende Zeit genommen werden kann.

Darüber hinaus entstehen für die stationäre Zeiterfassung, genau wie für die Zeitnahme per Papier, permanente Unterhaltskosten. Die Daten müssen extern gesichert werden, damit sie bei einem Systemcrash nicht verloren gehen.

Die Software sowie die Maschinen für die Zeitnahme müssen außerdem gewartet werden. In den meisten Unternehmen erfolgt diese Arbeit als Service eines externen Dienstleisters.

Zu berücksichtigen ist außerdem, dass so einzelne Projekte nicht ausgewertet werden können. Die stationäre Zeitnahme dient einzig zur Kontrolle der Mitarbeiter und eignet sich deshalb hauptsächlich für Unternehmen, die ausschließlich im Haus arbeiten.

Vorteile der stationären Zeiterfassung

  • Effiziente Kontrolle der Arbeitszeiten der Mitarbeiter
  • Einfache Auswertung der Zeitnahme durch eine Software
  • Mobiler Einsatz durch tragbare Geräte möglich

Nachteile der stationären Zeiterfassung

  • Disziplin der Mitarbeiter für das Ein- und Austragen bei den Pausen notwendig
  • Kontrolle von Projektzeiten nicht möglich
  • Ständige Kosten für die Kontrolle und Wartung der Software sowie der Hardware

Die mobile Zeiterfassung

Die mobile Zeiterfassung ist mit dem Durchbruch des Handys entstanden und versucht, die Vorteile der Zeitnahme per Papier und der mit stationärem Gerät zu kombinieren.

Grundsätzlich benötigt hierfür jeder Mitarbeiter ein Mobilgerät, das sich per GPS orten lässt. Zentral gibt es eine passende Software, welche dieses Tracking durchführt.

So lässt sich genau sagen, wann welcher Mitarbeiter an welchem Ort ist. Insbesondere für Bauunternehmen ergeben sich so große Vorteile: Die Arbeitszeit der Mitarbeiter lässt sich einfach kontrollieren, weil die Software erfasst, wie lange jeder Mitarbeiter auf der Baustelle war.

Die mobile Zeitnahme kann so auch Projektzeiten protokollieren. Allerdings ist es nicht möglich, Pausen zu erfassen.

Anbieter der mobilen Zeitnahme bewerben diese damit, dass jeder Mitarbeiter heute ohnehin ein passendes Handy hat. Dies kann man allerdings nicht voraussetzen, noch darf man gesetzlich verlangen, dass der Angestellte sein Privathandy orten lässt.

Deshalb muss man die Mitarbeiter selbst mit einem entsprechenden Gerät ausstatten. Hierdurch entstehen Kosten.
Zudem muss die zentrale Software zur Erfassung ähnlich wie bei der stationären Variante gesichert und regelmäßig gewartet werden, was ebenfalls Kosten verursacht.

Insgesamt eignet sich die mobile Zeitnahme insbesondere dann, wenn man viele Mitarbeiter beschäftigt, die an unterschiedlichen Projekten im Außeneinsatz tätig sind.

Vorteile der mobilen Zeiterfassung

  • Leichte Zeitnahme der Arbeitszeit jedes Mitarbeiters[/
  • Projektzeiten können kontrolliert werden
  • Einfache und direkte Auswertung über eine Software

Nachteile der mobilen Zeiterfassung

  • Pausen können nicht erfasst werden
  • Mitarbeiter müssen mit Mobilgeräten ausgerüstet werden  Kosten
  • Ständige Kosten für Sicherung der Daten und Wartung der Software

Die Unternehmensgröße ist ausschlaggebend

Alle Varianten der Zeiterfassung bringen Vor- und Nachteile mit sich. Ausschlaggebend für die Wahl der geeigneten Methode ist die Anzahl der Mitarbeiter sowie das vorhandene Budget. Für kleine Unternehmen mit nur einem oder zwei Personen ist die Zeiterfassung auf Papier einfachsten und günstigsten.
Größere Firmen, deren Angestellten meistens im Haus arbeiten, fahren am besten mit der stationären Zeitnahme. Projektzeiten müssen in diesem Fall von einzelnen Teams separat per Papier festgehalten werden.
Für große Firmen mit zahlreichen Außenprojekten bietet sich die mobile Zeitnahme an, bei der die Kontrolle der Pausen allerdings vor Ort erfolgen muss.

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