Kleinunternehmer & Selbstständige

Steuern sparen im Büro

26.08.2014 13:51:51

Bürohardware ist für jedes Unternehmen eine unumgängliche Anschaffung – ob Einmannbetrieb oder Konzern. Dabei gehören Kopierer, Notebooks oder Telefonanlagen zu den Betriebsausgaben und können vor allem Kleinunternehmern und Freiberuflern helfen, Steuern zu senken – legal und vom Staat gewollt. Damit Sie die gesetzlich möglichen Steuervorteile optimal ausnutzen können, informieren wir Sie über Tipps und Tricks rund um Sparmöglichkeiten bei der Bürotechnik.

Steuerlasten mindern mithilfe des Staates

2013 hat der deutsche Staat 619.708 Millionen Euro Steuern eingenommen. Als Unternehmer trägt man beträchtlich zu dieser Summe bei. Lohn-, Einkommens-, Gewerbe- und Umsatzsteuer führen regelmäßig die Liste der Einnahmen an. Diese vier Steuerarten bilden die größten Posten. Allerdings haben Selbstständige und Kleinunternehmer im Gegensatz zu Arbeitnehmern einen größeren Spielraum, um die Höhe der Einkommenssteuer vorteilhaft zu gestalten. Dabei kommt es auf jede Rechnung an – vor allem Investitionsgüter wie Computer oder Kopiergeräte können das Budget gerade in der Gründungsphase erheblich belasten. Bei diesen sogenannten Betriebsausgaben und der Umsatzsteuer liegt das größte Potenzial für Unternehmer steuerlich zu punkten. Investitionsabzug, Vorsteuerabzug oder Absetzung für Abnutzung (AfA) sind nur einige Stichwörter für die Maximierung Ihres Kapitals – für mehr Investitionen und bessere Wettbewerbsfähigkeit.

Steuereinnahmen 2013

Einkommensteuer:
Betriebsausgaben steuermindernd geltend machen

Von der Einkommensteuer befreit sind nur Einnahmen unter 8.354 Euro im Jahr. Alle Beträge darüber sind einkommensteuerpflichtig. Der Spitzensteuersatz liegt derzeit bei 45 Prozent bei einem Jahresgewinn von über 250.731 Euro. Abschreibungen bieten Ihnen die Möglichkeit, die Höhe Ihres Gewinns zu beeinflussen: Jeder Euro, den Sie als Abschreibung geltend machen, reduziert den zu versteuernden Gewinn. Und je weniger Gewinn, desto weniger Steuern! Daher lohnt es sich gerade für Freiberufliche und Kleinunternehmer, die Möglichkeiten der Abschreibung zu kennen.

Es gibt folgende Möglichkeiten im Rahmen der Einkommensteuer:

  • Abschreibung für Abnutzung (AfA) beim Sofortkauf
  • Zinsen bei der Kreditfinanzierung als Betriebsausgaben deklarieren
  • Leasingraten absetzen
Einkommenststeuertarife

Einkommensteuertarife 2014

 

AfA – Wertverlust von Bürotechnik geltend machen

Geht es um Abschreibungen bei Selbstständigen und Kleinunternehmern, spricht man nicht von Werbungskosten, sondern von Betriebsausgaben. Abschreiben kann man all jene Wirtschaftsgüter, die durch den Gebrauch einem Wertverlust unterliegen – das sind fast alle Gegenstände eines Büros. Hier besteht ein Unterschied zu regelmäßigen Ausgaben wie Miete, Heizkosten oder Mitgliedsbeiträgen für Berufsverbände, die jedes Jahr in voller Höhe steuermindernd geltend gemacht werden können. Abschreibungsfähige Wirtschaftsgüter zeichnet ein abnehmender Nutzwert über einen gewissen Zeitraum aus. Es wird nicht der Kaufpreis, sondern nur der jährliche Werteverlust in Form von Abschreibungen über einen festgelegten Zeitraum abgegolten.
Der Abschreibezeitraum ist in einer amtlichen Abschreibungstabelle nachzulesen, die das Bundesfinanzministerium herausgibt und ungefähr alle zwei Jahre aktualisiert. Sie greift ab einem Nettokaufpreis von über 410 Euro:

  • Anschaffungskosten unter 150 Euro: Sofortabzug in voller Höhe
  • Anschaffungskosten zwischen 150 und 410 Euro netto: entweder sofort oder als Sammelposten über 5 Jahre abschreiben
  • Wirtschaftsgüter über 410 Euro netto fallen unter die Tabelle für Absetzung für Abnutzung

Anwendungsbeispiel Bürotechnik

Zu den abschreibungsfähigen Betriebsausgaben zählt auch Bürotechnik, wie Computer, Kopierer oder Software. Über Abschreibungen kann man die finanziellen Aufwendungen über mehrere Jahre wieder ausgleichen. In der nachfolgenden Tabelle werden die Abschreibungszeiträume für die wichtigsten Büroanschaffungen dargestellt.

Abschreibungsgrundsätze

Abschreibezeiträume für die Büroausstattung

 

Beispielrechnung PC

Welche Güter sind abschreibungsfähig?

Computer bestehen aus mehreren Einzelteilen, die nur in der Summe funktionsfähig sind: Monitor, Prozessor, Festplatte, Tastatur, Maus, Drucker, Scanner, Modem etc. Die Einzelteile sind zwar selbstständig bewertbar, aber nicht selbstständig nutzbar. Ein Sofortabzug bei einem Wert bis zu 410 Euro scheidet daher z. B. für die Maus aus. Die Rechnung ist als Paket einzureichen und mit der Bezeichnung PC über drei Jahre abzuschreiben. Rüsten Sie dagegen auf, z. B. einen Drucker, fällt dieser auch einzeln unter die lineare Abschreibung. Wie sich die lineare Abschreibung auswirkt, zeigt die Beispielrechnung:

Info

Achtung – Ausnahmen:

    Notebooks oder Laptops sowie externe Datenspeicher und Multifunktionsgeräte, bei denen mindestens eine Funktion unabhängig von einem PC nutzbar ist, fallen unter die Sofortabzugsregelung. Drucker, die auch kopieren, oder gebrauchte Laptops bekommt man schon für unter 410 Euro.

Auch Software, wenn sie gesondert angeschafft wird, kann sofort steuerlich geltend gemacht werden. Für Software über 410 Euro gelten folgende Abschreibungszeiträume:

  • Standard-Anwender-Software: 3 Jahre
  • betriebswirtschaftliche Software: 5 Jahre

Updates, die keine neuen Programme beinhalten, zählen als Wartungs- und Reparaturkosten zu den Erhaltungskosten und können sofort abgesetzt werden.

Tipp der Redaktion

Reparaturen, die während des Abschreibungszeitraums anfallen, können Sie sofort als Erhaltungsaufwand absetzen.
Thomas Wagner

Kredit – Zinsen zurückholen

Nicht immer ist ein Sofortkauf möglich oder ratsam. Er bindet Kapital, das an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnte. Darlehen oder Ratenzahlungen sind daher eine gute Möglichkeit, die finanzielle Belastung gering zu halten. Nehmen Sie für Bürohardware einen Kredit auf oder vereinbaren Sie mit dem Anbieter ein Ratenmodell, wie es vor allem in der Gründungsphase üblich ist. Somit haben Sie die Möglichkeit, die Zinsen uneingeschränkt als Betriebsausgaben geltend zu machen.

Leasing – für Kleinunternehmen und Selbstständige besonders lohnend

Einige Geräte wie Kopierer, Drucker oder Multifunktionsgeräte bieten sich auch für Leasingverträge an, da sie sehr kostenintensiv sein können, gerade wenn mehrere Geräte auf einmal gebraucht werden. Hinzukommt der relativ hohe Verschleiß und die zügige technische Überholung. Als Alternative zur Ratenzahlung und zum Sofortkauf hält das Leasen zudem eine Reihe von Vorteilen bereit. Neben niedrigen Raten sind auch Steuerersparnisse inklusive.
Geleaste Geräte bleiben Eigentum des Leasinggebers und zählen daher nicht zum Anlagevermögen des Leasingnehmers. Daher sind die Leasingraten als Betriebsausgaben zu werten und sofort abzugsfähig. Sie können in vollem Umfang geltend gemacht werden.

  • Leasingraten setzen sich zusammen aus folgenden Kosten:
  • monatlicher Anteil vom Anschaffungspreis (abzüglich Anzahlung und Restwert)
  • Ausgleich für den Werteverlust
  • Zinsen, Gewerbeertragssteuer, Verwaltungskosten, die der Leasinggeber auf den Nehmer umlegt
  • Gewinnanteil des Leasinggebers

Üblich ist ein Leasingzeitraum von zwei bis drei Jahren. Ein längerer Zeitraum ist nicht empfehlenswert. Gerade bei Kopierern nimmt der Wert stark ab, während auf dem Markt bereits bessere und effizientere Geräte verfügbar sind, die eine höhere Druckqualität bei sinkenden Druckkosten pro Kopie bieten. Es ist daher ratsam, die Leasingzeiträume kurz zu halten und sich nach Ablauf für ein neueres Leasingmodell zu entscheiden. Andernfalls besteht die Möglichkeit, das Gerät für einen im Vertrag festgelegten Restbetrag käuflich zu erwerben. Allerdings birgt gerade der Restwert ein Konfliktpotenzial. Denn mit dem Restwert wird zu Beginn der Leasinglaufzeit ein Zustand des Gerätes ausgemacht, der nach Ablauf der Leasingdauer nur selten erreicht wird. Es gilt also große Sorgfalt im Umgang mit den geleasten Geräten.
Dennoch erzielen Sie mit den steuerlich abgesetzten Leasingraten einen größeren finanziellen Vorteil als durch die Abschreibung über die AfA-Tabelle. Weitere Vorteile auf einen Blick:

Leasingraten …

… schonen die Ersparnisse.

… vermeiden unnötige Kapitalbindung.

… sind in voller Höhe steuerlich absetzbar.

… ermöglichen es, auf dem Stand der Technik zu bleiben.

Tipp der Redaktion

Wartungs- und Servicedienstleistungen sind selten Bestandteil des Leasingvertrages. Dennoch ist es empfehlenswert, einen zusätzlichen Wartungsvertrag abzuschließen. Ansonsten liegen die Kosten für Reparaturen bei Ihnen. Ein Notfalldienst und Ersatzgeräte im Reparaturfall ersparen Ihnen unnötigen Ärger.
Thomas Wagner

Investitionsabzug

Sie wissen, dass in den nächsten ein bis drei Jahren eine größere Investition auf Sie zukommt? Neue Rechner? Die Installation einer Telefonanlage? Der Investitionsabzug erleichtert Ihnen die Steuerlast im laufenden Jahr, da er sich gewinnmindernd auswirkt. Sie zahlen weniger Steuern und haben mehr Kapital für das nächste Jahr, das Sie in die Investition stecken können.

Wie funktioniert der Investitionsabzug?

Der Investitionsabzug wurde eingeführt, um kleinere und mittlere Unternehmen zu fördern. Er ist eine Art Vorschuss für eine konkrete Anschaffung. So haben Sie noch gar kein Geld investiert und bekommen schon einen Teil der veranschlagten Kosten erstattet. 40 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten bekommt man als Investitionsabzug gutgeschrieben. Er kann geltend gemacht werden, wenn Sie vorhaben, ein Wirtschaftsgut bis 2017 anzuschaffen. Der Investitionszeitraum beläuft sich dabei immer auf die drei dem Jahr des Abzugs folgenden Jahre. Beachten Sie, dass die Summe pro Betrieb 200.000 Euro nicht überschreiten darf. Sind Abzüge aus vorhergehenden Jahren offen, werden diese aufgerechnet.

Beispielrechnung Investitionsabzug

Für wen kommt der Investitionsabzug infrage?

Unternehmer, Selbstständige oder Freiberufler, deren Gewinn …

  • … 235.000 Euro nicht überschreitet (Gewinnermittlung über Bilanzierung),
  • … 100.000 Euro nicht überschreitet (Gewinnermittlung über Einnahmen-/Ausgabenrechnung)
  • sowie Existenzgründer.

Umsatzsteuer

Als Unternehmer treiben Sie nicht nur die Umsatzsteuer ein, Sie zahlen beim Kauf von Waren selbst die üblichen 19 Prozent. Das Gute ist, Sie können sich das Geld in Form des Vorsteuerabzugs vom Finanzamt zurückerstatten lassen. Kleinunternehmer fallen unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Das bedeutet: Wenn Sie in diesem Jahr weniger als 17.500 Euro erwirtschaften, können Sie entscheiden, ob Sie die Mehrwertsteuer abführen oder darauf verzichten.

Verhältnis Vor-, Umsatz-, Mehrwertsteuer

Umsatzsteuer und Vorsteuer im Verhältnis zur Mehrwertsteuer

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, hat das folgende Auswirkungen:

  • Sie müssen die Umsatzsteuer für ansonsten steuerpflichtige Umsätze nicht auf der Rechnung ausweisen.
  • Sie müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung und keine Umsatzsteuererklärung einreichen.
  • Ihren Kunden können Sie Ihre Waren und Leistungen günstiger verkaufen.
  • Einziger Nachteil: Sie können den Vorsteuerabzug nicht nutzen.

Info

Achtung:

    Verzichten Sie auf die Kleinunternehmerregelung, d. h. entscheiden Sie sich dafür, Ihre eigenen Leistungen zu besteuern, um vom Vorsteuerabzug zu profitieren, sind Sie fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Im Fall der Regelbesteuerung müssen Sie selbst die Umsatzsteuer auf all Ihren Rechnungen ausweisen und darauf achten, dass die Steuer auf den Rechnungen für die gekauften Waren verzeichnet wurde. Letztere melden Sie monatlich ans Finanzamt.
Vorsteuer

Erstehen Sie eine Leistung oder Ware inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer, können Sie sich diese als Vorsteuerabzug vom Finanzamt zurückholen

 

Ausgeschlossen vom Vorsteuerabzug sind folgende Situationen:

  • Gegenstände, die nicht für den Betrieb, sondern für den privaten Gebrauch erworben wurden.
  • Umsätze, die umsatzsteuerfrei sind, wie z. B. Einnahmen aus Vermietung an Privatpersonen.
  • Eigene Rechnunen ohne Umsatzsteuer, weil Sie sich für die Kleinunternehmerregelung entschieden haben.
  • Rechnungen, die nicht alle vom Finanzamt geforderten Angaben enthalten.

Tipp der Redaktion

Kleinunternehmerregelung in der Gründungsphase?
Stehen Sie mit Ihrer Geschäftsidee noch am Anfang, sollten Sie abwägen, ob sich die Kleinunternehmerregelung für Sie lohnt. Sind die Anfangsinvestitionen hoch, ist es ratsam, den Vorsteuerabzug zu nutzen und auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.
Thomas Wagner

Sparmöglichkeiten kennen und nutzen

Das deutsche Steuerrecht bietet Ihnen einige Möglichkeiten, sich das Geld vom Finanzamt für größere Investitionen zurückzuholen. Gerade Kleinunternehmer und Selbstständige haben Spielraum bei der Einkommen- und Umsatzsteuer. Der Investitionsabzug lohnt sich, wenn Sie vorausschauend investieren möchten. Allgemein gilt: Versuchen Sie, jedes Jahr Ihre Kosten und Einnahmen gleichmäßig zu verteilen und investieren Sie dann, wenn sich abzeichnet, dass der Jahresgewinn besonders gut wird.

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