Erhaltung und Wartung von Kopierern

So sichern Sie die Langlebigkeit Ihres professionellen Druckersystems!

12.06.2014 9:23:40

Drucker und Kopierer spielen eine zentrale Rolle im täglichen Büroablauf. Mit einer regelmäßigen Wartung und der richtigen Pflege verhindern Sie das Risiko von Betriebsausfällen und garantieren einen reibungslosen Ablauf im täglichen Geschäft Ihres Unternehmens. Wir zeigen Ihnen, auf was Sie bei der Auswahl des passenden Wartungsvertrages achten müssen und welche Pflegeschritte Sie selbst durchführen können.

Die wichtigsten Faktoren bei Druckprozessen

Eine im Mai 2011 durchgeführte „Printer-Umfrage“ des Drucker-Herstellers Brother und des Instituts Dokulife, bei der insgesamt 6.100 Personen befragt wurden, hat ergeben, dass folgende Faktoren bei einer idealen Druckinfrastruktur wichtig sind:

Faktoren Druckinfrastruktur

Unter die drei wichtigsten Punkte der Druckinfrastruktur in Unternehmen fallen auch die administrativen Abläufe rund um die Druckprozesse, Quelle: Brother

Platz eins und zwei der Umfrage entfallen auf die Faktoren geringe Druckkosten und eine niedrige Störanfälligkeit. An dritter Stelle steht für die Befragten eine leichte und zentrale Administrierbarkeit der internen Druckprozesse. Mit dem Abschluss eines professionellen Wartungsvertrages für Kopierer und Druckgeräte können Unternehmen diese drei wichtigsten Punkte komplett abdecken. Durch die zentralisierte Steuerung der Druckprozesse sinken Kosten und ungeplante Ausfälle aufgrund technischer Störungen gleichermaßen.

Mit Wartungsverträgen Zeit und Geld sparen

Besonders Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern nutzen Laser- statt Tintenstrahl-Drucker für ihre täglichen Abläufe. Die Wartung und Pflege dieser Geräte ist ungleich schwieriger und zeitaufwendiger als die von Tintenstrahldruckern und sollte daher immer von einem Fachbetrieb ausgeführt werden.

Drucktechnologie

Die meisten mittelständischen und großen Unternehmen nutzen vorwiegend Laserdrucker in ihren Geschäftsräumen

Verschiedene Dienstleister bieten dazu entsprechende Wartungsverträge an.
Die folgenden Optionen stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

Option 1: Service-Leistungen der Hersteller

Viele Hersteller bieten im Rahmen ihrer Produkte für bestimmte Modelle eine Garantieerweiterung an. Diese kann in den meisten Fällen auch nachträglich erworben werden, wenn sie nicht schon automatisch im Kaufvertrag enthalten ist. Zahlreiche Garantieerweiterungen (zum Beispiel von Epson) schließen einen Vor-Ort-Service mit ein. Im Falle eines Ausfalls kann über eine Hotline umgehend ein Servicetechniker angefordert werden, der die defekten Geräte direkt in Ihren Geschäftsräumen repariert. Zeit und Kosten für das Einschicken des Geräts sowie dessen Ausfall entfallen dadurch.
Ein Servicevertrag regelt im Gegensatz zum Wartungsvertrag in den meisten Fällen ebenso eine Versorgung mit Verbrauchsmaterialien wie Tonern und Papier.

Tipp der Redaktion

Falls eine Störung auftritt, sollten Sie bei der Erteilung des Auftrags folgende Informationen an den Servicetechniker übermitteln, um den Ablauf so reibungslos wie möglich zu gestalten:

  • Halten Sie die Modellbezeichnung des Gerätes bereit.
  • Notieren Sie sich die Seriennummer des Gerätes.
  • Halten Sie das Rechnungsdatum bereit.
  • Geben Sie eine möglichst umfassende Fehlerbeschreibung.
  • Kennen Sie den verwendeten Treiber und das eingesetzte Betriebssystem?
  • Definieren Sie einen Ansprechpartner im Unternehmen, der für eventuelle Rückfragen bereit steht.
Thomas Wagner

LEITWERK präsentiert Document Process Outsourcing | OCTOIT (Youtube.com)

Option 2: Externe Wartungsverträge

Nicht nur die Hersteller von Druck- und Kopiergeräten selbst, sondern auch eigens auf diese Dienstleistung spezialisierte Unternehmen bieten Wartungsverträge für Drucklösungen an. Ein solcher Wartungs- oder Pflegevertrag ist in der Regel maßgefertigt und beinhaltet zumeist auch die Pflege von Geräten verschiedener Hersteller. Der Preis variiert unter den Dienstleistern und wird durch verschiedene Faktoren wie etwa die Unternehmensgröße oder die Nutzung verschiedener Drucker-Modelle beeinflusst.
Der Service beinhaltet in der Regel:

  • Demontage und Montage von Geräten
  • Ölung und Fettung relevanter Teile
  • Überprüfung und Dokumentation des Druckerzustandes
  • Reinigung des Druckwerks mit einem speziellen Tonerstaubsauger
  • Druckerreinigung mit Feinstaubprävention: Reinigung des Druckers von innen und Entfernung von gesundheitsschädlichen Verschmutzungen
  • Reinigung der Papier-Einzugsrollen mit einem Walzenreiniger
  • Reinigung der Gehäuseteile mit einem speziellen Kunststoffreiniger
  • Reparatur und Austausch von Verschleiß- und Ersatzteilen sind inklusive
  • Erstellung eines Service-Berichtes bei jeder Wartung
  • Ein Notdienst ist immer erreichbar

Option 3: Managed Print Services

Neben der Möglichkeit, einen herkömmlichen externen Wartungsvertrag zu nutzen oder die Serviceleistungen der Hersteller in Anspruch zu nehmen, gibt es noch die Option von sogenannten „Managed Print Services“. Diese werden oft von den Drucker-Herstellern selbst, aber auch von eigens auf diese Leistung spezialisierten Unternehmen angeboten.
Dabei wird ein umfassender Service rund um die gesamte Organisation Ihrer Druckanforderungen über ein zentrales Netzwerk angeboten. Sie erhalten nur noch eine Rechnung über allen Dienstleistungen und vereinfachen dadurch die Administration.

Die R+V Versicherung druckt effizient mit Canon Managed Print Services | Canon Deutschland (Youtube.com)

Mit dem Umstieg auf einen „Managed Print Service“ optimieren Sie die Drucklösung in Ihrem Unternehmen. In der Regel umfasst der Service mehrere Schritte.

Schritte zum Managed Print Service

Mit diesen Schritten werden die Drucklösungen in Ihrem Unternehmen optimiert

 

AufzählungSchritt 1:

Im Zuge einer Beobachtung und Analyse wird das monatliche Druck- und Tintenvolumen des Unternehmens bestimmt. Anhand dieser Daten wird dann eine individuelle Gebühr festgelegt. In die Analyse fließen ebenso interne Abläufe, Standorte der Geräte sowie die Druckgewohnheiten der Mitarbeiter mit ein. Mithilfe der gewonnen Daten erstellt der Dienstleister eine genaue Bestimmung Ihres Bedarfs.

AufzählungSchritt 2:

Im Anschluss erfolgt die Optimierung Ihrer Druckumgebung mit einer individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Systemlösung und der passenden Ausstattung. Eine kontinuierliche Beobachtung durch den Dienstleister sowie die zentrale Verwaltung der Druckserver garantiert, dass sich Ihre Mitarbeiter voll auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren können und die Druckkosten durch eine erhöhte Effizienz gesenkt werden. So werden Ausfälle reduziert und die betriebsinternen Abläufe nachhaltig verbessert.

Unternehmensvorteile Managed Print Service

Der Service aus einer Hand deckt alle wichtigen Aspekte ab

 

Tipp der Redaktion

In vielen Unternehmen gibt es verschiedene Herstellergeräte, die im Fall einer Störung alle einen gesonderten Herstellerservice und unterschiedliche Verbrauchsmaterialien wie Toner und Paper erfordern. Ein Managed Print Service bietet Ihnen hingegen folgende Vorteile:

  • Das Monitoring der Druckleistungen wird erleichtert
  • benötigte Verbrauchsmaterialien werden punktgenau geliefert
  • der Wartungsservice ist jederzeit verfügbar
Thomas Wagner

Xerox – Die Arbeitswelt verändern | XeroxGlobal (Youtube.com)

Die richtige Wartungslösung

Ob Sie den Service-Dienst Ihres Herstellers, einen externen Wartungs- oder umfassenden Servicevertrag nutzen: Mit der richtigen Wartung ihrer Druck- und Kopiergeräte können Unternehmen viel Zeit und Geld einsparen.
Welche Option für Ihr eigenes Unternehmen die beste ist, muss sorgfältig abgewogen werden. Vor allem für größere Firmen lohnt sich die Überlegung, einen Managed Print Service mit der Optimierung der firmeneigenen Kopier- und Druckabläufe aus einer Hand zu beauftragen. Die Investition für die Komplettlösung macht sich in der Regel schnell bezahlt und steigert die Produktivität durch verbesserte und effizientere Arbeitsabläufe.

Das können Sie selbst durchführen: Druckkopfreinigung bei Tintenstrahldruckern

Kleinere Unternehmen arbeiten oft mit Tintenstrahldruckern. Trotz der regel- und vorschriftsmäßigen Wartung kann es bei diesen Geräten zu fehlerhaften Ausdrucken kommen. In manchen Fällen liegt es daran, dass der Druckkopf verstopft, verschmutzt oder eingetrocknet ist.
Mit den folgenden Tipps können Sie eine Druckkopfreinigung einfach selbst durchführen.

AufzählungSchritt 1: Druckkopf sorgfältig prüfen

Bevor Sie spezielle Reinigungsschritte durchführen, sollten Sie überprüfen, ob die Patronen richtig im Druckkopf sitzen. Vorbeugend können Sie darauf achten, möglichst immer die vom Druckerhersteller empfohlene Tinte einzusetzen, da einige Drucker empfindlich auf die Verwendung von Fremdtinte reagieren.
Sollte der Druckkopf vorschriftsmäßig sitzen, können Sie testen, ob die Druckkopfreinigung, die Sie über das Druckertreibermenü anwählen können, erfolgreich war.

AufzählungSchritt 2: Druckkopfreinigung durchführen

Wenn Sie mit der Druckkopfreinigung über das Druckertreibermenü keine Erfolge erzielen, können Sie bei den Druckgeräten einiger Hersteller (beispielsweise Canon oder Brother) eine sogenannte Powerreinigung durchführen.
Die Power-Reinigung des Anbieters Canon kann mithilfe der folgenden Schritte ausgeführt werden:

  • Erstellen Sie eine beschriftete Seite in einem Textbearbeitungsprogramm wie etwa Word.
  • Färben Sie anschließend den Text in mehreren Farben ein und drucken Sie diesen aus.
  • Nachdem der Druck erfolgt ist, halten Sie den Reinigungsknopf für mehrere Sekunden gedrückt und starten Sie einen weiteren Ausdruck.
  • Wiederholen Sie den Vorgang mehrmals und erhöhen Sie die Reinigungsstufe bei jedem Durchlauf.

AufzählungSchritt 3: Düsen putzen

Falls die Dokumente auch nach der Reinigung des Druckkopfes noch Streifen oder Fehler aufweisen, können Sie die Düsen vorsichtig putzen.
Entnehmen Sie dazu die Patrone aus dem Drucker und reinigen Sie den Druckkopf mit einem leicht angefeuchteten Tuch. Benutzen Sie dazu idealerweise destilliertes Wasser, da Leitungswasser die Düsen zusätzlich verstopfen kann. Bei hartnäckiger Verschmutzung können Sie den Druckkopf auch in heißes Wasser halten. Die Düsen können sich dadurch weiten und das Wasser kann die trockene und festsitzende Tinte lösen.

TCT – Druckkopf nur mit Wasser reinigen Tutorial | goblinpicturesger (Youtube.com)

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