Der richtige Kopierer fürs Büro

Frust durch Zeitfresser am Arbeitsplatz

14.10.2014 13:13:55

Lange Schlange an der Kaffeemaschine und schon wieder Papierstau im Kopierer – das alles kostet Arbeitszeit und sorgt für Frust bei Ihren Mitarbeitern. Gerade in Großraumbüros lauern viele, ungeahnte Zeitfresser. Schaffen Sie Abhilfe: Bereits kleine Veränderungen schonen die Nerven Ihrer Angestellten.

Büroalltag: Das kostet Arbeitszeit

Die wertvolle Arbeitszeit rinnt so manchem Arbeitnehmer wie Sand durch die Finger. Dabei nehmen sich die wenigsten absichtlich vor, Zeit zu vertrödeln. Der Grund liegt meist woanders: Im Büroalltag entpuppen sich nicht wenige Tätigkeiten als wahre Zeitfallen. Die Liste der Störfaktoren, Ablenkungen und Pannen ist lang – wird aber regelmäßig unterschätzt. Einige Beispiele:

Zeitfresser E-MailEiner der schlimmsten Zeitfresser sind E-Mails. Und nein, nicht das Verfassen der elektronischen Post klaut Ihren Mitarbeitern die Zeit. Der Übeltäter nennt sich „Posteingang“. Jeder dritte Arbeitnehmer verbringt täglich bis zu zwei Stunden damit, E-Mails zu sichten, zu lesen und zu bearbeiten.

Zeitfresser MeetingsNicht weniger zeitintensiv ist die tägliche Fülle an Meetings oder Konferenzen. Auch wenn ein Zusammentreffen in vielen Fällen nützlich und produktiv sein kann, sind viele Meetings schlicht uneffektiv oder dauern zu lange.

 

Zeitfresser BüropannenEin weiterer Klassiker zeitkostender und nervenaufreibender Büro-Pannen: Hardware-Probleme. Ein Drittel der Büroangestellten verbringt wöchentlich beispielsweise bis zu zwei Stunden damit, Papierstaus, Kartuschenwechsel und Fehlfunktionen beim Scannen zu lösen.

 

Die drei Beispiele stehen nur exemplarisch für eine lange Reihe von zeitaufwendigen Störfaktoren im Büro. Für Arbeitgeber sind die vielen „Zeitdiebe“ vor allem aus zwei Gründen ärgerlich:

  1. Zum einen kostet Zeitverschwendung schlicht Geld. Mit jeder Minute, die Ihre Mitarbeiter unnötigerweise von der Arbeit abgehalten werden, verlieren Sie an Produktivität.
  2. Zum anderen sorgt der Mangel an Zeit bei Ihren Mitarbeitern für Stress, Frust und Unzufriedenheit – ein Zustand, der Ihrem Unternehmen nur schaden kann.

Erfolgsfaktor: Work-Life-Balance

Unzufriedenheit und Stress im Job ziehen unweigerlich auch das Privatleben in Mitleidenschaft. Arbeitnehmer beurteilen die Attraktivität ihres Arbeitsplatzes daher immer mehr danach, wie gut sich Privates und Berufliches miteinander vereinbaren lässt. Bis vor einigen Jahren war vielen Unternehmen die enorme Bedeutung der Work-Life-Balance entweder gar nicht bewusst oder schlichtweg egal. Das hat sich geändert. Eines der zentralen Ziele moderner Personalarbeit in Unternehmen ist es, private und berufliche Bereiche in Einklang zu bringen.

Glücklicher Mitarbeiter

Zeitfresser im Büroalltag sind dabei gefährliche Störfaktoren, die Ihre Mitarbeiter unter Druck setzen und die Work-Life-Balance empfindlich stören. Eine unausgewogene Lebenssituation überträgt sich auf die erbrachte Leistung während der Arbeit. Am Ende leidet auch das Unternehmen.

Unternehmen sind gefordert!

Das Bewusstsein für die Notwendigkeit einer ausgewogenen Work-Life-Balance hat also nicht nur auf der Arbeitnehmerseite, sondern auch auf der Arbeitgeberseite zugenommen. „Ein gesundes Unternehmen durch gesunde Mitarbeiter“, lautet das Credo. Gutes Personalmanagement wirkt sich nachhaltig positiv auf Ihr Unternehmen aus. Wichtige Ziele sind:

  • Gesunderhaltung der Beschäftigten
  • Erhöhung der Mitarbeiterbindung an Ihr Unternehmen
  • Erhöhung der Attraktivität als Arbeitgeber (auch im Wettbewerb um Fachkräfte, Talente etc.)

Für Unternehmen gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Grundlage für das Gleichgewicht von Beruf und Privatleben der Angestellten zu schaffen. In fünf verschiedenen Bereichen kann von Arbeitgeberseite dafür an verschiedenen Stellschrauben gedreht werden. Nicht jede Maßnahme ist dabei immer sinnvoll und für jedes Unternehmen möglich. Die Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter sind vielschichtig und erfordern individualisierte Lösungen.

 Work-Life-Balance

Die Förderung der Work-Life-Balance sollte in jedem Fall „lebensphasenorientiert“ sein. Das heißt: Ein älterer Mitarbeiter hat in der Regel schlicht andere Bedürfnisse als eine junge Mutter und legt mehr Wert auf einen altersgerechten Arbeitsplatz als auf Kinderbetreuungsangebote. Lebensphasenorientiertes Personalmanagement bedeutet, in jeder Phase das optimale Umfeld zu bieten. Die im Schaubild dargestellten Bereiche müssen also je nach Situation ganz unterschiedlich gewichtet werden.

AusrufezeichenDas bestmögliche Umfeld für Ihre Angestellten ist wichtig – allerdings nicht immer von heute auf morgen realisierbar. Erst langfristige Konzepte zur Verbesserung der Work-Life-Balance können entsprechende Rahmenbedingungen schaffen.

Tipp der Redaktion

Häufig zeigen oft schon kleine Maßnahmen eine große Wirkung und tragen merklich zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter bei.
Thomas Wagner

Besonderes Ärgernis im Büro: Hardware-Probleme

Für ein zufriedenes Personal sollten in einem ersten Schritt Probleme angegangen werden, für die es schnelle und unkomplizierte Lösungen gibt – ein idealer Zeitpunkt, sich den unliebsamen Zeitfressern im Büroalltag zuzuwenden. Zeitdruck frustriert und strengt an, kann aber verhindert werden. Besonders zeitraubend: defekte Hardware. Laut einer Umfrage des Elektronikkonzerns Panasonic sind für jeden Dritten Hardware-Probleme das größte Ärgernis am Büroarbeitsplatz. Ein konstant defekter oder wartungsbedürftiger Kopierer kostet eben nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Auf das Jahr hochgerechnet kann anfällige Hardware so über 100 Stunden kostbare Arbeitszeit verschwenden. Ein veralteter, unzuverlässiger Kopierer beispielsweise lässt sich unkompliziert durch ein modernes und zuverlässigeres Gerät ersetzen. Ein erster Schritt, der erheblich zum Frustabbau Ihrer Mitarbeiterschaft beitragen dürfte.

Schritt für Schritt zum Work-Life-Gleichgewicht

Fakt ist: Wird die Work-Life-Balance der Mitarbeiter gefördert, profitiert auch das Unternehmen. Steigende Zufriedenheit, Loyalität und erhöhte Leistungsbereitschaft wirken sich nicht nur positiv auf das Betriebsklima, sondern auch auf die Produktivität aus. Besonders hinderlich für ein gesundes Gleichgewicht sind Zeitmangel und daraus resultierender Zeitdruck. Um die tägliche Büroarbeit stressfreier zu gestalten, helfen aber oft schon kleine Veränderungen: Ein neuer Kopierer für Ihr Büro und zeitraubende Papierstaus oder Defekte gehören der Vergangenheit an. Langfristig helfen gut durchdachte Work-Life-Balance-Konzepte, die auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen und sich schnell positiv auf Ihre Firma auswirken werden.

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