Serviceleistungen für Kaffeevollautomaten

6 Tipps zur Optimierung der Kaffeeversorgung in Ihrem Büro

12.06.2014 9:54:28

Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern einen Kaffeevollautomaten zur Verfügung. Ein solches Gerät erfordert Pflege, Wartung sowie eine Aufwendung von Zeit und Geld. Wir zeigen Ihnen, mit welchen Verträgen, Services oder Komplettlösungen Sie die Abläufe rund um die Kaffeeversorgung in Ihrem Büro vereinfachen können und welche Service-Varianten zur Auswahl stehen.

Verschiedene Service-Leistungen zur Auswahl

Je nach Unternehmensgröße und Geräte-Ausstattung können unterschiedliche Formen von Service-Leistungen mit stark variierendem Leistungsumfang sinnvoll sein. Ob für Ihre Firma eher eine Komplettlösung infrage kommt oder sich eventuell ein reiner Wartungsvertrag rentiert, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Hersteller und lokale Reparatur- und Wartungsunternehmen bieten eine Vielzahl an unterschiedlichen Leistungen für Kaffeevollautomaten an. Mit den folgenden Tipps finden Sie die Wartungs-, Versorgungs- oder Pflegelösung, die am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

Kaffee im Büro – hellmann Worldwide Logistics | Kaffee Partner (Youtube.com)

Tipp 1: Umfrage starten

Der Arbeitsplatz ist nach dem eigenen Zuhause sowie dem von Freunden und Verwandten der Ort, an dem die Deutschen am liebsten Kaffee trinken. Dies ergab die Studie „Kaffee in Zahlen“, die im Mai 2013 veröffentlicht wurde und bei der rund 5.000 Personen zu ihren Gewohnheiten rund um den Kaffeekonsum befragt wurden. Damit rangiert der Kaffeegenuss im Büro sogar auf der gleichen Ebene wie der im Café.
Vor dem Kauf eines Kaffeevollautomaten für das Büro sollten Sie vorab eine Befragung bei Ihren Mitarbeitern durchführen, um den Bedarf hinsichtlich der Kaffeeversorgung möglichst genau einschätzen zu können. Achten Sie unter anderem darauf, sich einen Überblick über die folgenden Fragen zu verschaffen:

KaffeebohneWas trinken Ihre Mitarbeiter gerne?

KaffeebohneWie viele Tassen Kaffee werden am Tag konsumiert?

KaffeebohneWerden in den Geschäftsräumen auch Kunden empfangen, die mit Kaffee versorgt werden sollen?

KaffeebohneWie viele Personen sollen mit Kaffee versorgt werden?

Wo trinken Sie am liebsten Kaffee

Der Kaffeekonsum im Büro nimmt die dritte Stelle ein und rangiert damit auf gleicher Ebene wie das Café, Quelle: Kaffee in Zahlen NO. 2 2013

 

Tipp 2: Auf Kundendienst-Empfehlungen der Hersteller achten

Wenn Sie bereits den richtigen Kaffeevollautomaten besitzen und auf der Suche nach einer reinen Reparatur-Dienstleistung sind, gestaltet sich die Suche nach einer Werkstatt oft schwierig. Viele Hersteller geben deshalb auf ihrer Webseite Hinweise und Empfehlungen über autorisierte Vertragswerksstätten und Reparaturdienstleister.
Der Kunde kann zumeist über ein Postleitzahlenformular den am nächsten gelegenen Reparatur- und Wartungsservice aussuchen und den Auftrag an diesen erteilen. So gibt beispielsweise die Firma DeLonghi auf ihrer Webseite einen detaillierten Überblick über autorisierte Kundendienst-Servicestellen in Ihrer Nähe.

Tipp 3: Wartungs- und Serviceleistungen der Hersteller voll ausschöpfen

Neben einem telefonischen Kundendienst und der Möglichkeit, defekte Geräte direkt beim Werkskundendienst des Herstellers einzuschicken, bieten manche Hersteller auch eigene Vor-Ort-Kundendienste an, die sich speziell um die Reparatur und die Wartung Ihrer Geräte kümmern. Falls ein Gerät nicht direkt vor Ort repariert werden kann, nehmen die Servicefirmen die Maschine zur umfassenden Reparatur mit in die Zentralwerkstatt. Der eigene Werkskundendienst der meisten Hersteller hat außerdem den Vorteil, dass Reparaturen in der Regel in den ersten zwei Jahren nach Kaufdatum kostenlos durchgeführt werden. Nach dem Ablauf dieser Frist gelten je nach Reparaturaufwand und Gerät üblicherweise festgelegte Preise. Die Kosten variieren je nach Hersteller. In der Regel kommt auch noch eine Versandpauschale hinzu.

Siemens Hausgeräte Kundendienst | Siemens Home Deutschland (Youtube.com)

Tipp 4: Externe Wartungs-und Reparaturfirmen genau prüfen

Einige Unternehmen haben sich auf die Wartung, Pflege und Reparatur von Kaffeesystemen in Büroräumen spezialisiert. Die meisten Dienstleister bieten einen Vor-Ort-Wartungs- und Reparatur-Service in einem bestimmten Umkreis an. Bei der Auswahl des Dienstleisters sollten Sie darauf achten, dass der Servicetechniker zu Ihnen ins Büro kommt und Sie die Geräte bei eventuellen Störungen oder Wartungsbedarf nicht erst umständlich und teuer einschicken müssen. Einige Services bieten alternativ auch einen Abhol- und Bringdienst an und stellen während der Reparaturphase ein Ersatzgerät (teilweise gegen eine Gebühr) zur Verfügung. Manche Dienstleister erheben eine kleine Anfahrtspauschale und erstellen dann vor Ort einen Kostenvoranschlag.

Bestandteile Wartungsvertrag

Ein zentraler Wartungsvertrag regelt die Abläufe bei defekten Geräten

Da die angebotenen Leistungen in ihrem Umfang untereinander stark variieren, sollten Sie die jeweiligen Angebote genau prüfen. Seriöse externe Wartungsverträge sollten folgende Qualitäts-Kriterien erfüllen:

  • Ein täglich kündbarer Testzeitraum von bis zu einem Monat wird angeboten.
  • Die Kaffeeautomaten verfügen über eine Gewerbezulassung (Siegelnachweis des Herstellers).
  • Der Dienstleister bietet einen hauseigenen technischen Service vor Ort an.
  • Service- oder Reparaturleistungen werden innerhalb von 24 Stunden ausgeführt.
  • Der Dienstleister bietet eine monatliche professionelle Wartung ohne Zusatzkosten an.
  • Es gibt eine transparente Übersicht aller anfallenden Kosten.
  • Auf ausgetauschte Teile wird eine Garantieleistung gegeben.
  • Bei Fragen sind kompetente Ansprechpartner des Dienstleisters direkt vor Ort, per Telefon oder E-Mail erreichbar.

Tipp 5: Komplettlösungen

Die Abläufe rund um die Kaffeeversorgung in Büroräumen können mit einem Vollservice bequem zentralisiert werden. In anderen Geschäftsbereichen (zum Beispiel bei Druck- und Kopierleistungen) sind sogenannte Managed Services längst an der Tagesordnung. Auch für die Kaffeeversorgung von Unternehmen und Büroräumen kommen jetzt vermehrt ganzheitliche Lösungen zum Einsatz. In mehreren Schritten wird ein optimales und individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes System für die Ausstattung Ihrer Geschäftsräume mit den richtigen Kaffeevollautomaten erstellt.

Komplettlösungen Kaffeeversorgung

Komplettlösungen bringen viele Vorteile und vereinfachte Abläufe mit sich

 

Die einzelnen Schritte bei einer Komplettlösung:

AufzählungSchritt 1: Analyse und Beratung

Im ersten Schritt werden anhand der Mitarbeiterzahl, des Kaffeeverbrauchs und des gewünschten Leistungsumfangs die benötigte Anzahl an Geräten und die notwendigen monatlichen Verbrauchsmaterialien definiert.

AufzählungSchritt 2: Angebotsphase

Anhand der Analyse und dem ermittelten Bedarf wird anschließend ein individuelles Angebot zusammengestellt, in dem sowohl die Versorgung der Verbrauchsmaterialien (Kaffee, Milch), die Störungsüberwachung sowie der Service- und Wartungsbedarf festgelegt werden. Flexible Finanzierungsmodelle ermöglichen die Nutzung von Leasing- oder Ratenangeboten aber auch den Erhalt einer zentralen Rechnung.

AufzählungSchritt 3: Lieferung und Installation des neuen Kaffeesystems

Bei Wahrnehmung des Angebots wird das neue Kaffeesystem mit den notwendigen Kaffeevollautomaten oder sonstigen Geräten installiert.

AufzählungSchritt 4: Betreuung, Überwachung, Wartung und Lieferung von Verbrauchsmaterial

Anschließend kümmert sich ein zentraler Service um die passgenaue Versorgung mit Verbrauchsmaterial, die Überwachung der Vollautomaten auf Störungen, die regelmäßige Wartung und – falls nötig – um die schnelle Reparatur defekter Geräte.

Tipp 6: Kaffeeversorgung optimieren und etwas Gutes tun

Wenn Sie im Rahmen der Kaffeeversorgung in Ihrem Büro auch noch etwas Gutes tun wollen, bieten Unternehmen wie coffeecircle.com die richtige Lösung an.
Der Kaffee wird fair produziert und gehandelt und ermöglicht die Finanzierung sozialer Projekte.
Die Daten über die geförderten Entwicklungsprojekte, die Ihr Unternehmen automatisch mit der Nutzung des Kaffee-Services unterstützt, können Sie auch für Ihre eigene interne und externe Unternehmenskommunikation nutzen und in die Darstellung Ihrer CSR-Maßnahmen (Corporate Social Responsibility-Maßnahmen) einbeziehen. Ab einer bestimmten Abnahmemenge unterstützt Ihr Unternehmen ohne Mehraufwand sogar ein eigenes soziales Projekt.
Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die Wert auf eine qualitativ hochwertige Versorgung mit Bio-Kaffee und ein soziales Engagement legen, rentiert sich der Service.

Coffee Circle Kaffee in Ihrem Unternehmen | Coffee Circle (Youtube.com)

Serviceleistungen bedacht auswählen

Die Wahl der richtigen Serviceleistungen rund um Ihre Kaffeeversorgung sollte – wie die Organisation aller anderen Bereiche, die den Büroalltag betreffen – wohl überlegt sein. Handeln Sie daher nicht vorschnell und holen Sie sich verschiedene Angebote zum Vergleich ein. Prüfen Sie im Vorfeld genau, welcher Bedarf gedeckt werden muss und wo sich Spar- und Optimierungspotenzial verbirgt. Führen Sie dazu eine detaillierte Analyse und gegebenenfalls eine Befragung der Mitarbeiter rund um Ihre Gewohnheiten in Sachen Kaffeekonsum durch. Nur so lassen sich mit dem richtigen Service bei der Wartung, Reparatur und der Organisation Geld und wertvolle Zeit einsparen oder sogar positive Effekte für Ihre Unternehmenskommunikation erzielen.

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