Instrument zur Kostensenkung

So optimieren Sie Ihren Erfolg mit einer Telefonanlage

11.05.2015 8:05:33

Das persönliche Gespräch ist gleich nach dem direkten Kundenkontakt der wichtigste Kommunikationskanal für Unternehmen. Ein effizientes, professionelles und unkompliziertes Telefongespräch braucht allerdings eine ausgefeilte Technik. Die Anforderungen an eine solche Anlage variieren je nach Größe und Struktur einer Firma.

Die richtige Technik auswählen: Systemtelefone und ihre Funktionen

Am Anfang der Suche nach der passenden Telefonanlage stehen die Bedarfsanalyse für Ihr Unternehmen und ein Überblick über Telefone, Anlagentypen und verfügbare Funktionen. Ganz gleich ob Freiberufler, kleines, mittleres oder großes Unternehmen – die Anforderungen an eine Telefonanlage unterscheiden sich stark. Denn mit der Größe der Firma verändert sich nicht nur die Anzahl der Nutzer. Mit der Anzahl der Anschlüsse steigt auch der Anspruch an die Flexibilität und Rechtezuschreibung. Hier sind Systemtelefone nötig, um den Anforderungen gerecht zu werden.

systemtelefone

Im Vergleich zu Standard-Telefonen in Privathaushalten haben Systemtelefone mehr oder andere Funktionen, die speziell auf die geschäftliche Nutzung optimiert sind. Sie ermöglichen unter anderem:

  • die gesonderte Rechtevergabe an einzelne Stellen
  • das Makeln (Wechsel zwischen zwei bestehenden Telefonverbindungen)
  • die Rufübernahme
  • Rufumleitungen
  • Konferenzschaltungen
  • kostenlose interne Gespräche
  • Videotelefonie

Klein aber fein – die Büro-Telefonanlage für bis zu 50 Teilnehmer

Besonders kleine und mittlere Unternehmen benötigen eine Ausstattung mit einem möglichst geringen Technik- und Wartungsaufwand. Solche Telefonanlagen sind häufig in Arztpraxen, Architekturbüros und Handwerksbetrieben zu finden und weisen zumeist eine begrenzte Anzahl an Nebenstellen auf. In der Regel haben sie jedoch auch nur einen eingeschränkten Funktionsumfang. Ihr großer Vorteil: Sie verfügen über eine einfache Menüführung. Außerdem ist eine schnelle Einrichtung der Telefonanlage möglich, da diese sich ohne technische Unterstützung vornehmen lässt. Die Vorteile einer Telefonanlage für kleine und mittlere Unternehmen liegen vor allem in der übersichtlichen und einfachen Handhabung und dem geringen Wartungsaufwand. Allerdings bieten entsprechende Anlagen nur eine begrenzte Nebenstellenanzahl und eingeschränkte Funktionalität. Für einen technischen Support fallen bei kleineren Anlagen in der Regel zusätzliche Kosten an.

Flexibel bei Wachstum: Telefonanlagen für Großunternehmen

Große Unternehmen haben andere Anforderungen an eine Telefonanlage. Aufgrund vieler Mitarbeiter, häufigerer Personalwechsel und teilweise eigenen Call-Centern muss ihre Kommunikation möglichst bedarfsorientiert ausgerichtet sein und flexibel auf Änderungen reagieren können. Telefonanlagen für Großunternehmen bieten daher zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten und individuelle Einstellungen. Die Vorteile einer solchen Anlage liegen auf der Hand: In der Regel lassen sich mit einer entsprechenden Anlage mehr als 50 Nebenstellen einrichten, sie sind individuell anpassbar und beinhalten einen professionellen technischen Support. Im Vergleich zu kleineren Anlagen sind hier allerdings eine umfangreiche Einrichtung und eine technische Betreuung notwendig. Mit der Investition in eine solche professionelle Anlage fallen für Ihr Unternehmen auch entsprechende Investitions- und Betriebskosten an. Hier ist es wichtig, auf eine fachkundig geplante und bedarfsgerechte Ausrichtung der Anlage zu achten, um die laufenden Ausgaben auf ein Minimum zu reduzieren.

Voice-over-IP: Kosten sparen als oberstes Ziel

Die meisten Unternehmen wollen vor allem ihre Fixkosten senken. Die Internettelefonie ist dabei eine Möglichkeit, kräftig einzusparen. Viele Firmen greifen daher gerne auf Voice-over-IP-Telefonie zurück und lagern die laufenden Kosten für den Betrieb Ihrer Telefonanlage auf einen Dienstleister aus. Bei den Telefonanlagen handelt es sich so nicht mehr um die altbekannten Anlagen, sondern um eine Software auf einem Server, die die unterschiedlichen Funktionen der Anlage steuert. Im Unterschied zu herkömmlichen Telefonanlagen wird bei einer IP-basierten Telefonanlage kein Telefonkabel für die Verbindung zwischen den Gesprächspartnern benötigt. Stattdessen wird die Internetverbindung für die Herstellung von Telefongesprächen genutzt. Spezielle IP-Telefone werden direkt an das Netzwerk angeschlossen und übertragen die Gesprächsinformationen mithilfe eines Internet-Protokolls (IP) in Form von digitalisierten Datenpaketen.

telefonanlage

Anbietern zufolge verspricht diese Lösung eine Kostenersparnis von bis zu 30 Prozent. Nachteil dieser Variante: Bei einem Ausfall der Strom- oder Internetverbindung besteht auch keine Erreichbarkeit des Telefons mehr. In diesem Fall kann auch nicht auf das herkömmliche Telefonnetz ausgewichen werden. Nur bei der alternativen Verwendung eines Smartphones lässt sich das Mobilfunknetz nutzen. Die Verwendung ist allerdings verbunden mit den entsprechenden Kosten für das anfallende Daten-Roaming.

Tipp der Redaktion

Die größte Herausforderung für Anbieter von Voice-over-IP-Lösungen besteht darin, eine ausreichend hohe Verfügbarkeit und Gesprächsqualität der Anlage zu garantieren. Auch hier ist eine fachkundige Beratung und Installation Garant für ein optimales Ergebnis.

Mit Expertenhilfe zum richtigen Produkt

Die Installation der idealen Telefonanlage für Ihr Unternehmen ist ein Prozess, der bereits mit der Bedarfsanalyse und einer fachkundigen Beratung beginnt. Denn nicht jede Anlage eignet sich für jedes Unternehmen. Hier müssen auch die individuellen Rahmenbedingungen wie Mitarbeiterzahl, benötigte Technik und Wartungsaufwand, Bedienkomfort und Flexibilitätsanspruch in die Planung einbezogen werden. Eine entsprechende Fachfirma informiert ebenso über moderne und kostensparende Alternativen wie Voice-over-IP. Besonders im Geschäftskundenbereich ist eine professionell geplante Telefonlage enorm wichtig für ein reibungsloses Tagesgeschäft und optimierte Abläufe im Unternehmen.

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