Beruflich unterwegs

Dienstreisen: zwischen Business und Entspannung

17.04.2013 14:54:38

Messen, wichtige Meetings, neue Kontakte – im Geschäftswesen gibt es viele Gründe dafür, den eigenen Schreibtisch zu verlassen. Dann muss der Koffer gepackt, alle wichtigen Papiere sortiert und ein Flug gebucht werden. Auch unsere Vertriebsabteilung kennt sich damit aus; Grund genug für uns, uns einmal näher mit dem Thema auseinanderzusetzen, denn jeder Selbstständige oder leitende Angestellte wird früher oder später damit konfrontiert. Aber: Was sollte ein Dienstreisender bedenken? Welches Verkehrsmittel ist das günstigste? Wie werden die Kosten verrechnet und was ist steuerlich absetzbar?

Planung ist dabei wie immer das A. und O. Ist das Ziel und der Zeitraum klar, lohnt sich auch in dienstlichen Belangen der Preisvergleich. Das günstigste Hotel ist nicht immer auch das Beste. Besonders wenn ein Geschäftstermin wahrgenommen werden soll, bieten sich Businesshotels mit Konferenz- oder Meeting Räumen an. So muss nicht erst ein passendes Restaurant gesucht werden. Wenn Sie zu einer Messe fliegen, suchen Sie sich ein Hotel, das in der Nähe des Messegeländes ist und trotzdem eine gute Anbindung zur Innenstadt hat. Schließlich möchte diese nach getaner Arbeit auch noch erkundet werden. Die Wahl des Verkehrsmittels hängt stark von der Entfernung des Reiseziels ab. Flugreisen lassen sich bei großen Entfernungen kaum vermeiden, aber gerade bei Abstechern in unsere Nachbarländer kann mit der Bahn oder dem Auto Geld gespart werden. Das Auto ist individuell, ermöglicht es aber nicht, während der Fahrt zu arbeiten, das Meeting vorzubereiten oder Ähnliches. Außerdem benötigt man am Zielort auch einen Parkplatz. Für Frühbucher und Vielfahrer stellt die Bahn wohl das günstigste Verkehrsmittel dar. Entspannt im ICE können Sie den Bericht noch schnell beenden oder die Messeinfos durchgehen.

Reisekostenabrechnung und steuerliche Behandlung

Deutschland als Land der Bürokratie hat natürlich zahlreiche Vorschriften und Regelungen, wenn es um die Erstattung von Reisekosten geht. Die Steuergesetze stellen dabei die Bezugsquelle Nummer eins dar. Bei Selbstständigen können die Reisekosten als Ausgaben angerechnet werden, aber nur in einer bestimmten Höhe. Wir haben für Sie einmal zusammengetragen, was alles angesetzt werden kann:

  • Fahrtkosten: Bei öffentlichen Verkehrsmitteln und Mietwagen können Sie die entstandenen Kosten komplett von der Steuer absetzten, also beispielsweise den Preis für die Bahntickets. Verbucht wird alles über Betriebsausgaben (Ihr Gewinn wird also vermindert, was am Ende den zu versteuernden Betrag reduziert). Wenn Sie Ihr eigenes Auto verwenden, greift die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer oder Sie ermitteln die tatsächlichen Kosten, die angefallen sind. Dies können Sie mit Hilfe von Tankrechnungen und Parktickets etc. nachweisen. Übrigens: die Kilometerpauschale für Fahrräder liegt bei 0,05 Euro. Ihre Oberschenkel würden Ihnen die Mühe zwar danken, Ihr Geldbeutel aber eher nicht. Die Fahrt zum Arbeitsplatz kann nicht abgesetzt werden.

  • Übernachtungskosten: Was Sie für das Hotel bezahlen, darf abgesetzt werden. Allerdings müssen Sie bei einer Übernachtung mit Frühstück 20 Prozent abziehen, da Frühstück zur Verpflegung gehört.

  • Verpflegung: Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand wird je nach Reiseziel berechnet. Im Inland sind 24 Euro pro Tag absetzbar, bei 14 Stunden dürfen Sie 12 Euro „abessen“ und darunter 6. Im Ausland gelten verschiedene Tarife. Unter dem Beitrag finden Sie die Liste des Finanzministeriums verlinkt, die Ihnen alle nötigen Informationen bereitstellt.

  • Nebenkosten: Sonstige Ausgaben, die oben genannten Kategorien passen, können Sie für Dienstreisen auch absetzen, solange Sie sie belegen können. Beispiele wären: Stornierung, Taxifahrten vom und zum Flughafen, Tickets für Busse, U-Bahn und Co.

Wenn Sie also fleißig Ihre Belege aufheben, kann Ihre Dienstreise zu einem entspannten Trip werden, auf dem Sie nicht nur neue Kontakte knüpfen, sondern auch eine neue Stadt kennenlernen. Damit Sie das nächste Mal gut vorbereitet sind, haben wir Ihnen hier noch einmal Links für Eure nächste Dienstreise herausgesucht:

 

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