Ausstände konsequent eintreiben

Mahnung und Inkasso – Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

25.07.2014 15:46:37

Kleine und mittelständische Unternehmen leiden besonders unter säumigen oder zahlungsunfähigen Kunden und Geschäftspartnern. Im schlimmsten Fall können nicht geleistete Zahlungen sogar die Existenz einer Firma bedrohen. Wir zeigen Ihnen, mit welchen Maßnahmen Sie Schuldnern am besten begegnen, mit welchen Schritten Sie Ihre Ausstände eintreiben können und wann sich die Beauftragung eines Inkasso-Unternehmens lohnt.

Maßnahme 1: Suchen Sie zuerst das persönliche Gespräch

Um gute Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten, suchen viele Firmen zuerst das Gespräch mit säumigen Kunden. Fragen Sie zunächst einmal nach, ob die Rechnung angekommen ist und warum die Zahlung noch nicht geleistet wurde. So können Firmen in Erfahrung bringen, ob der Kunde die Rechnung eventuell nur vergessen hat, oder ob andere Gründe für das Säumnis verantwortlich sind. Kontaktieren Sie den Kunden, wenn möglich, telefonisch. E-Mails werden leicht übersehen oder landen eventuell sogar im Spam-Ordner des Empfängers. Je nach Branche und Kundenkontakt bietet es sich auch an, persönlich beim Kunden vorbeizufahren.
Als Faustregel gilt: Prüfen Sie die Forderung zuerst sorgfältig und haken Sie im Zweifelsfall immer nach, bevor Sie dem Kunden eine Mahnung schicken! In manchen Fällen ist auch eine falsche Bankverbindung schuld, dass eine Überweisung nicht angekommen ist. Oder der Kunde hat die Rechnung erst gar nicht erhalten.

Tipp der Redaktion

Einige Weiterbildungsportale bieten spezielle Trainings für erfolgreiche Gespräche mit säumigen Kunden an. Innerhalb der Seminare werden wichtige Tipps und Tricks zur richtigen Konfrontation von Schuldnern gegeben. Damit gelangen Unternehmen schneller an die ausstehenden Forderungen, ohne dabei Kundenbeziehungen zu riskieren. Ein zweitägiges Weiterbildungsseminar des Anbieters emagister kostet beispielsweise 475 Euro pro Teilnehmer und erfordert keine speziellen Vorkenntnisse.
Sebastian Winter

Maßnahme 2: Finden Sie heraus, warum der Kunde nicht zahlt

Für nicht geleistete Zahlungen kann es mehrere Gründe geben. Versuchen Sie diesen möglichst individuell auf den Grund zu gehen. In manchen Fällen fehlt Kunden, die eigentlich eine gute Zahlungsmoral aufweisen, auch einfach das Geld, um die ausstehende Rechnung zu begleichen. Gehen Sie soweit wie möglich auf die Probleme des Kunden ein und versuchen Sie, mit ihm gemeinsam einen Ausweg zu finden. Im Zweifelsfall können Sie auch eine Ratenzahlung mit dem Kunden vereinbaren. So erhalten Sie wenigstens schrittweise Ihr Geld zurück und umgehen das Risiko, den Kunden letztendlich ganz zu verlieren.

Maßnahme 3: Mit alternativen Zahlungsmethoden Ausstände eintreiben

In einigen Fällen ist es hilfreich, mit säumigen Kunden eine alternative Zahlungsmethode zu vereinbaren. Oft zeigen sich diese zwar zahlungswillig, haben aber nicht die finanziellen Möglichkeiten, den ausstehenden Betrag komplett zu begleichen. Hier gibt es mehrere alternative Möglichkeiten.

RatenzahlungTipp 1: Ratenzahlung festlegen

Eventuell können Sie mit dem Kunden eine Ratenzahlung über den ausstehenden Betrag vereinbaren. Von dieser Lösung profitieren beide Seiten gleichermaßen: Der Kunde muss nicht den ganzen ausstehenden Betrag auf einmal zahlen und das Unternehmen erhält sein Geld – zwar gestückelt aber dafür stetig.

KalenderTipp 2: Späteren Zahlungszeitpunkt vereinbaren

Die Umsätze mancher Firmen unterliegen starken saisonbedingten Umsatzschwankungen. Wenn dies der Fall ist und die Vermutung nahe liegt, dass Ihr Kunde zu einem späteren Zeitpunkt zahlungsfähig sein wird, können Sie den Zahlungszeitpunkt verschieben. Natürlich immer unter der Voraussetzung, dass Ihr eigenes Unternehmen den Zahlungsausfall so lange tragen kann.

PfeileTipp 3: Alternativer „Tauschhandel“

Je nach Unternehmen und Situation kann in manchen Fällen auch ein Tauschhandel vereinbart werden. Besonders im Bereich kleinerer Unternehmen, wie etwa Handwerksbetrieben. Hier vertreiben Geschäftspartner eventuell selbst ein Produkt oder eine Dienstleistung, das als alternatives Zahlungsmittel dienen kann. Hausbaufirmen können sich ausstehende Zahlungen von Materiallieferanten etwa in Baustoffen auszahlen lassen.
Eine solche Gegenleistung hat den positiven Effekt, dass Streitigkeiten vermieden werden können und Geschäftsbeziehungen keinen Schaden nehmen. Diese Lösung sollte allerdings nicht die Regel sein und nur in Ausnahmefällen beziehungsweise bei besonders wichtigen Geschäftspartnern oder Kunden zum Einsatz kommen.

Maßnahme 4: Versenden Sie eine Zahlungserinnerung

In einigen Fällen sind Kunden telefonisch nicht erreichbar oder reagieren nicht auf Nachfragen. In diesem Fall sollten Sie zuerst eine schriftliche Zahlungserinnerung versenden. Formulieren Sie das Schreiben freundlich und bestimmt. Rechtlich gesehen ist eine Zahlungserinnerung mit einer Mahnung gleichzusetzen.

Maßnahme 5: Mahnen Sie Ihre Kunden richtig an

Reagiert der Kunde auch auf Ihre Zahlungserinnerung nicht, sollten Sie eine Mahnung versenden. Rechtlich gesehen bedeutet die Mahnung, dass der Kunde von diesem Zeitpunkt an in Zahlungsverzug gerät und Sie als Gläubiger einen Anspruch auf Verzugszinsen erheben können. Die Formulierung muss eindeutig sein, sodass der Kunde sofort erkennt, dass Ausstände von ihm eingefordert werden.

GlühbirneAufgepasst: Üblicherweise erfolgt das Mahnverfahren in mehreren Stufen mit dem Versand drei nicht nummerierter Mahnschreiben. Sind die Schreiben nummeriert, neigen säumige Kunden dazu, abzuschätzen, wie viel Spielraum noch bis zu einer „ernsthaften“ Forderung bleibt!

Die erste Mahnung dient der Feststellung, dass sich der Kunde im Zahlungsverzug befindet. Für gewöhnlich werden 30 Tage nach der erfolgten und abgenommenen Leistung Verzugszinsen berechnet. Diese betragen in der Regel 5 Prozent des Rechnungsbetrags bei Privatkunden und 8 Prozent bei Geschäftskunden.

Tipp der Redaktion

Kündigen Sie im Mahnschreiben weitere Schritte wie die Übergabe an ein Inkasso-Unternehmen oder den Erlass eines Mahnbescheids an, um die Zahlung zu beschleunigen!
Sebastian Winter

Maßnahme 6: Der Kunde zahlt nicht – Mahnbescheid oder Klage?

Für den Fall, dass auf Ihre Mahnschreiben keine Reaktion erfolgt, haben Unternehmen aber auch Privatpersonen die Option, einen gerichtlichen Mahnbescheid in die Wege zu leiten. Dieser kann über einen Rechtsanwalt erfolgen oder vom Unternehmen selbst gestellt werden.
Die meisten säumigen Kunden begleichen nach Eingang eines gerichtlichen Mahnbescheides offene Forderungen. Aber aufgepasst! Spätestens 6 Monate nach der Zustellung eines Mahnbescheids muss der Vollstreckungsbescheid beantragt werden. Der vorher erstellte Mahnbescheid verliert sonst seine Gültigkeit. Die Kosten für einen Mahnbescheid werden vom zuständigen Mahngericht berechnet. Die Mindestgebühr beträgt 32 Euro.

Tipp der Redaktion

Gibt der Schuldner Mängelrügen als Grund für eine nicht erfolgte Zahlung an, sollte von einem gerichtlichen Mahnbescheid abgesehen werden. In diesem Fall führt eine Klage schneller zum Ergebnis als ein Vollstreckungsbescheid. Als Faustregel gilt: Wenn Kunden sich zahlungswillig zeigen, empfiehlt es sich, einen Mahnantrag zu stellen. Wenn Kunden jedoch keine Einsicht zeigen und eine Zahlung vehement verweigern, sollten Unternehmen eine Klage einreichen. So lassen sich Außenstände niedrig halten.
Sebastian Winter
Gerichtliches Mahnverfahren

Widerspricht ein Schuldner einem gerichtlichen Mahnbescheid nicht, führt dieser letztlich zum Vollstreckungsbescheid

 

Ein Mahnverfahren ermöglicht demnach dem Gläubiger die Vollstreckung einer Geldforderung ohne die Erhebung einer Klage und ohne Urteil. Der Schuldner hat dennoch immer die Möglichkeit, gegen die Mahn- oder Vollstreckungsbescheide Widerspruch einzulegen. Ob ein Mahnbescheid oder doch eher eine Klage schneller zum gewünschten Ziel führt, muss von Fall zu Fall individuell entschieden werden. Die folgende Übersicht fasst die Vor- und Nachteile der jeweiligen Form der Schuldeneintreibung zusammen:

 MahnbescheidKlage
Weniger Arbeit und Kosten für den GläubigerGerichtsgebühren müssen auf jeden Fall vom Gläubiger vorgestreckt werden
Eignet sich auch bei einer großen Anzahl von SchuldnernErhebung der Klage ist zumeist relativ zeitaufwendig
Bei drohender Verjährung meist schnellerGefahr, dass Gläubiger bei Widerspruch des Schuldners selbst unter Zeitdruck gerät
Keine juristischen Vorkenntnisse für die Beantragung nötigKlage muss von Anfang an absolut korrekt formuliert sein: Sonst besteht die Gefahr, dass die Klage abgewiesen wird. Grundsätzlich sollte die Klage von einem Anwalt durchgeführt werden
Bei Widerspruch gegen den Mahnbescheid oft umständlich → Besonders sinnvoll, wenn mit keiner Gegenwehr des Schuldners zu rechnen istOft überzeugender und mit mehr Druck versehen
Gegenstand können nur Zahlungsansprüche seinKlageverfahren kann auch außerhalb von Mahnverfahren durchgeführt werden

Maßnahme 7: Professionelles Forderungsmanagement beauftragen

Sollten alle Mahnungen nicht beachtet werden und auch Gespräche keinen Erfolg bringen, gibt es mehrere Möglichkeiten, die Sie in Erwägung ziehen können. Eine sinnvolle Maßnahme ist es, den Fall der säumigen Zahlung an ein professionelles Inkassounternehmen weiterzugeben. Ob ein Inkasso-Unternehmen eingeschaltet werden kann, hängt nicht von der Unternehmensgröße ab. Sowohl kleine und mittelständische Betriebe als auch große Unternehmen können die Leistungen in Anspruch nehmen.

Die Vorteile eines Inkasso-Unternehmens liegen klar auf der Hand:

ArbeitszeitDie Mitarbeiter im Unternehmen können die eigene Arbeitszeit sinnvoller nutzen. Unternehmer müssen nicht die Zeit und die Kapazitäten aufbringen, um sich das notwendige Spezialwissen anzueignen. Besonders wenn einzelne Fälle kompliziert sind oder die Forderungen so klein, dass es sich nicht lohnt, einen vergleichsweise hohen Aufwand zu betreiben.

HäkchenDas strukturierte und versierte Vorgehen verhindert außerdem häufig vorkommende formale Fehler.

HandschüttelnDurch ein professionelles und klares Vorgehen von Inkassounternehmen werden gute Geschäftsbeziehungen geschützt und sind auch in Zukunft möglich. Das Unternehmen arbeitet als Vermittler zwischen Gläubiger und säumigem Zahler.

KostenIm Erfolgsfall zahlt der Schuldner die entstandenen Kosten an den Gläubiger!

 

NachhaltigkeitEin professionelles Forderungsmanagement hilft Firmen mit einem zielstrebigen Mahnwesen auch auf lange Sicht, Ausstände gering zu halten. Ist das eigene Forderungsmanagement nicht effizient genug oder nicht existent, ist das vor allem im Handelsunternehmen oft der Grund für Insolvenzen.

Grund für Forderungsfälle in Deutschland

Ein schlechtes Mahnwesen ist der häufigste Grund für Forderungsausfälle und Insolvenzen im Mittelstand;
Quelle: BDIU

Maßnahme 8: Verzicht auf die Forderung – in Einzelfällen der richtige Weg!

Kein Unternehmen verliert gerne Geld oder Kunden! In manchen Fällen ist es jedoch klug, auf die Forderung zu verzichten und den Betrag abzuschreiben. Wenn der säumige Kunde insolvent ist, ist dies für den Gläubiger der günstigste Weg. Denn auch nach Jahren kann noch eine Rückzahlungsforderung des zuständigen Insolvenzverwalters an den Gläubiger gestellt werden. Viele Kunden kalkulieren Mahngebühren und Ähnliches als eine Art „zinsgünstigen Kredit“ in ihre Ausgaben mit ein. Von Geschäftspartnern oder Kunden mit denen es beständig Probleme bei Zahlungen gibt, sollte sich eine Firma schnellstmöglich trennen.

Außenstände konsequent und erfolgreich eintreiben

Bleiben Sie bei der Eintreibung Ihrer Ausstände stets freundlich aber bestimmt! Wenn sich Kunden hartnäckig weigern, offene Forderungen zu begleichen, sollten Unternehmer nicht zögern, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder eine Klage zu erheben. In vielen Fällen ist es sinnvoll, das Mahnverfahren an einen Profi zu übergeben. Inkassounternehmen übernehmen die Rolle des Vermittlers zwischen den beiden Parteien und erleichtern auch zukünftige Geschäftsbeziehungen.
Viele Zahlungsausfälle lassen sich aber auch bereits im Vorfeld durch hilfreiche Tipps wie ein festes Mahnwesen, eine clevere Bonitätsprüfung und eine genaue Überwachung der Zahlungseingänge vermeiden.

Weiterführende Informationen zum Forderungsmanagement können Sie hier nachlesen.

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