Forderungsmanagement

So mahnen Sie richtig – 5 Tipps für kleine Betriebe

30.01.2014 12:33:02

Besonders kleinere Betriebe geraten bei Zahlungsausfällen in eine Zwickmühle und befürchten bei konsequenten Mahnungen Kunden zu verlieren. Doch wenn Sie als Unternehmen die richtigen Maßnahmen ergreifen, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie auch als kleines Unternehmen die Prozesse rund um Ihr Mahnwesen optimieren und die hausinternen Abläufe bei Forderungsmanagement verbessern können.

Wirtschaftliche Sicherheit durch konsequentes Mahnwesen

Säumige Kunden bringen den Ablauf des Betriebes aus dem Gleichgewicht und gefährden im schlimmsten Fall sogar die Existenz des Unternehmens. Einer Studie des Bundesverbands Deutscher Inkassounternehmen e.V. zufolge, war für über 50% der Insolvenzfälle von Handelsunternehmen im vergangenen Jahr ein schlechtes Mahnwesen verantwortlich.

Gründe für Insolvenzen

Ein unzureichendes Mahnwesen ist der häufigste Grund für Insolvenzen
Quelle: www.inkasso.de, Grafik: Käuferportal


Die Investition in ein professionelles Forderungsmanagement ist eine Möglichkeit, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Kleinere Unternehmen mit einem gut überschaubaren Kundenstamm können die Zahlungsmoral der eigenen Kundschaft mit einigen einfachen Faustregeln verbessern und Ausfälle minimieren.

Erfolgreiches Mahnwesens organisieren

Folgende Tipps sollten Sie kennen, wenn Sie Ihr Forderungsmanagement verbessern wollen:

Tipp 1: Klare Zahlungsbedingungen formulieren

  • Formulieren Sie bei der Rechnungsstellung unbedingt eindeutige Zahlungsbedingungen sowie das exakte Fälligkeitsdatum des Rechnungsbetrages. Ab diesem Datum ist Ihr Kunde im Zahlungsverzug und Sie können Ihre Forderungen gerichtlich geltend machen. Mahnen Sie Ihre Kunden unbedingt rechtzeitig an und achten Sie darauf, dass die Fälligkeitsfristen auf einen Werktag fallen. Außerdem sollten alle Angaben (Gegenstand, Kontakt- und Kontodaten) auf der Rechnung vollständig und korrekt sein. Hierzu gibt es genaue Vorgaben des Finanzamtes:
Vollständige Angaben in der Mahnung

Vorgaben des Finanzamtes zur Vollständigkeit der Rechnungen © Käuferportal

 

Tipp 2: Investieren Sie in die richtige Software

  • Die passende Software hilft Ihnen dabei, Ihre Buchhaltung konsequent und lückenlos zu führen. Viele Buchhaltungsprogramme bieten mittlerweile ein integriertes Mahnwesen an. Je nach Software und möglichen Voreinstellungen erstellt das System nach Ablauf einer festgelegten Frist automatisch ein Mahnschreiben, das Sie anschließend nur noch versenden müssen. Achten Sie aber darauf, dieses Mahnvorgehen bei Bedarf anzupassen – so können Sie auf individuelle Gegebenheiten eingehen und vermeiden es, noch eventuell gute Kundenbeziehungen zu gefährden. Beliebte Systemen mit integriertem Mahnwesen sind die Software-Programme GS-Buchhalter von Sage und der Lexware Buchhalter. Preislich liegen die Modelle für den Anwender zwischen 170 Euro und 189 Euro.

Tipp 3: Bonitätsprüfung durchführen

  • Um Forderungsausfälle gar nicht erst entstehen zu lassen, empfiehlt es sich, vorrausschauend zu handeln. Vor allem bei der Gewinnung von Neukunden sollten Sie daher vorab eine Bonitätsprüfung durchzuführen. Anbieter wie Schufa, Creditreform und Genios bieten hierzu vielfältige Leistungen an. Auch die andauernde Prüfung der Kreditwürdigkeit bestehender Kunden ist unumgänglich. Achten sie auf Veränderungen im Zahlungsverhalten des Kunden oder andere Signale, die auf eine schlechte Zahlungsmoral hindeuten, wie etwa eine geänderte Bankverbindung und häufige Wechsel bei Ansprechpartnern oder dem Firmensitz.

Tipp 4: Maßnahmenplan

  • Fertigen Sie einen Maßnahmenplan für Ihr Mahnwesen an und halten Sie die jeweiligen Schritte für den Fall eines Forderungsausfalls in einem Arbeitsablauf fest. Sie geben Ihren Mitarbeitern somit einen Verhaltensplan, nach dem sie entsprechend handeln können – gleichzeitig macht es den Ablauf und eventuell auftretende Probleme für  Sie leicht nachvollziehbar.
Zeitlicher Ablauf im Mahnwesen

Zeitlicher Ablauf im Mahnwesen © Käuferportal

 

Tipp 5: Fristen einhalten

  • Mahnen Sie säumige Kunden bei der Überschreitung von Fälligkeitsfristen zeitnah und in einem regelmäßigen Turnus an.
  • 10 bis 14 Tage nach Fälligkeit des Zahlungsziels ist das Versenden einer Zahlungserinnerung üblich. Diese sollte in einem freundlichen Ton formuliert sein und noch einmal alle nötigen Informationen zu Auftrag, Zahlung und Kontaktdaten enthalten.
  • 15 bis 20 Tage nach der Fälligkeit ist der Versand einer ersten Mahnung angebracht. Achten Sie darauf, dass der Kunde nochmal über den Auftrag informiert wird und im Schreiben alle nötigen Informationen zum Forderungsausgleich enthalten sind.
  • 30 Tage nach Fälligkeit sollten Sie eine zweite Mahnung versenden. Eine persönliche Kontaktaufnahme durch einen Mitarbeiter des Unternehmens kann in manchen Fällen hilfreich sein. Ab dem Versand der zweiten Mahnung empfiehlt es sich eine Liefersperre einzurichten.
  • 50 Tage nach Fälligkeit erfolgt der Versand einer dritten Mahnung mit der Information, dass bei erneutem Verstreichen des Fälligkeitstermins ein gerichtliches Mahnverfahren eingerichtet wird. Geben Sie eine kurze Frist von wenigen Tagen zur Begleichung der Rechnung an.
  • 60 Tage nach Verstreichen des Fälligkeitstermins sollte die Beauftragung eines professionellen Inkasso-Unternehmen erfolgen. Erfahrungsgemäß ist ab diesem Zeitpunkt keine Zahlungsbereitschaft mehr zu erkennen.

Langfristige Existenzsicherung durch richtiges Forderungsmanagement

Gerade kleine Unternehmen unterschätzen oft die Bedeutung eines gut funktionierenden Forderungsmanagements und gehen leichtfertig mit ihrer Rechnungslegung um. Mit klar strukturierten Abläufen und einem intakten Mahnwesen sichern Sie sich langfristig die Zahlungsmoral Ihrer Kunden und Geschäftspartner und damit auch den eigenen wirtschaftlichen Erfolg.
Säumige Kunden nehmen professionell eingetriebene Forderungen in der Regel ernster, als ein selbst verfasstes Mahnschreiben und kommen diesen häufiger nach. Sollten Sie Ihr Forderungsmanagement an ein professionelles Inkassounternehmen auslagern wollen, finden Sie auf Käuferportal einen passenden, zertifizierten Anbieter in Ihrer Region.

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