Kunden anmahnen

Jahresendspurt: Säumige Kunden richtig anmahnen

19.12.2013 11:33:39

Das Ende des Jahres steht kurz bevor. Als Unternehmer sollten Sie säumige Kunden noch bis zum 1. Januar 2014 anmahnen – denn das wirkt sich positiv auf Ihre Jahresbilanz aus und beugt der Gefahr vor, dass Sie durch einsetzende Verjährungsfristen Ihren Anspruch auf die Bezahlung verlieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Schuldner zur Zahlung bewegen.

Säumige Kunden richtig anmahnen (Images_of_Money | Flickr.com)
Säumige Kunden richtig anmahnen (Images_of_Money | Flickr.com)

Fristen nicht verstreichen lassen

Für Sie als Unternehmer sind zwei Fristen entscheidend: die Verzugsfrist und die Verjährungsfrist. Beide Fristen kommen Ihnen entgegen, wenn Sie sie richtig einsetzen.

1. Verzugsfrist

Die Verzugsfrist setzt automatisch 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung ein. Nach Ablauf der Verzugsfrist können Sie Zinsen für einen entstandenen Schaden verlangen. Für Sie wichtig: Die Verzugsfrist gilt immer – auch dann, wenn Sie diese nicht schriftlich geltend gemacht haben.

2. Verjährungsfrist

Wird eine Rechnung innerhalb von drei Kalenderjahren nicht bezahlt, gilt sie als verjährt und kann gerichtlich nicht mehr eingeklagt werden. Überprüfen Sie daher, ob es noch offene Rechnungen gibt, bei denen zum Jahresende die Verjährungsfrist greifen würde.

So mahnen Sie richtig

Nicht immer stecken hinter offenen Rechnungen böse Absichten. Zahlungsunfähigkeit ist neben der Arbeitslosigkeit einer der Hauptgründe, fällige Rechnungen nicht zu begleichen. Berücksichtigen Sie auch diesen Umstand in Ihrem ersten Mahnschreiben.

Warum Verbraucher nicht zahlen

  • 95% Überschuldung
  • 61% Arbeitslosigkeit
  • 57% Vorsätzliches Nichtbezahlen
  • 46% Momentaner Liquiditätsengpass
  • 14% Vergesslichkeit
  • 11% Reklamation des Kunden
  • Mehr als die Hälfte der Schuldner will nicht bezahlen

Quelle: Bundesverband deutschter Inkasso-Unternehmen, Herbstumfrage 2012

Schritt 1: Bei säumigen Kunden erfolgt als erstes eine Zahlungserinnerung. Verzichten Sie auf die Formulierung einer Mahnung, sondern schreiben Sie im Betreff „Ihre Rechnung vom“. Kunden, die die Zahlung im Alltagsstress tatsächlich schlicht vergessen haben, verprellen Sie damit nicht. Weisen Sie auch darauf hin, dass das Schreiben gegenstandslos ist, wenn bereits überwiesen wurde.

Schritt 2: Sollte die Zahlungserinnerung wirkungslos bleiben, können Sie eine erste Mahnung versenden. Verzichten Sie dabei auf die Angabe „Erste“ Mahnung – Kunden gehen oft davon aus, dass ohnehin eine zweite Mahnung erfolgen wird und sitzen die Zahlung aus. Insgesamt können Sie bis zu drei Mahnungen versenden. Statistiken zeigen aber, dass sich nach der zweiten Mahnung das Zahlungsverhalten kaum ändern wird.

Inkasso

Schritt 3: Möchten Sie sich nicht mit Mahnbescheiden befassen, können Sie ebenso ein Inkassounternehmen mit Ihrem Anliegen beauftragen. Hier berechnet die Firma einen prozentualen Anteil des Streitwertes und kümmert sich dafür um Ihre offenen Rechnungen.

Schritt 4: Sollte das Mahnverfahren des Inkassounternehmens keinen Erfolg haben, so bleibt Ihnen nur noch der Weg vor ein Gericht.

Wir haben die Mahnschritte für Sie noch einmal übersichtlich aufgelistet:

Ablauf Mahnverfahren: Die wichtigsten Mahnschritte im Überblick (Quelle: Ihd.de)
Ablauf Mahnverfahren: Die wichtigsten Mahnschritte im Überblick (Quelle: Ihd.de)


Was muss eine Mahnung enthalten?

Sollte es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommen, müssen Sie nachweisen, dass Sie sich zuvor um eine außergerichtliche Schlichtung bemüht haben. Beantragen Sie oder Ihre Anwälte bei Gericht eine Klageaufnahme, werden die zuvor versendeten Mahnungen als Anlage angefügt.
Wichtig ist, dass Sie immer eine Versandbestätigung nachweisen können. Am besten senden Sie die Mahnung per Fax und lassen sich einen Sendebericht ausdrucken. Sollte Ihnen kein Fax zur Verfügung stehen, können Sie die unterschriebene Mahnung auch einscannen und als Anhang per E-Mail senden.
Geben Sie bei jeder Mahnung ein konkretes Zahlungsziel an, dass für den Schuldner umsetzbar ist. Im Regelfall wird zwischen sieben und zehn Tagen Zeit gegeben, um den Betrag zu begleichen.

Diese Informationen sollte eine Mahnung immer enthalten:

  • formal korrekter Absender und Empfänger
  • eindeutige Betreffzeile mit Bezugnahme auf die Rechnungsnummer
  • neue Zahlungsfrist für den offenen Rechnungsbetrag
  • Kopie der Rechnung
  • Bankverbindung und Details für die Zahlungsmodalitäten
  • Kontaktmöglichkeit für eventuelle Rückfragen

Richtig mahnen

Wenn Sie sich diesen Tipps entsprechend verhalten und schnell handeln, können Sie viele offene Rechnungen zum Ende des Jahres 2013 abhaken. Generell sollten Sie alle offenen Rechnungen stets anmahnen. Sollten Sie lieber ein Inkassounternehmen mit dem Mahnverfahren beauftragen, finden Sie auf Käuferportal den für Sie passenden Anbieter.

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