Die 11 wichtigsten Punkte im Vertragswerk

Worauf Sie beim Outsourcing-Vertrag achten sollten

26.06.2013 15:06:09

Zu grob definierte Outsourcing-Verträge decken den Bedarf der Unternehmen meist nur unzureichend ab. Zu feingliedrige Vertragsinhalte lassen kaum Raum für Flexibilität. In beiden Fällen kann es zum Scheitern des Projektes kommen. Wie Sie das Vertragswerk sicher aufsetzen können, erfahren Sie hier.

Ein gut durchdefinierter Outsourcing-Vertrag kann gut und gerne auf eine Länge von 200 Seiten kommen. Neben den allgemeinen Rahmenbedingungen sollten Details zu den Projektanforderungen, Leistungen des Dienstleisters, Konditionen und Haftungsbestimmungen enthalten sein. Die 11 wichtigsten Punkte haben wir Ihnen als Checkliste zusammengetragen.

  • Rahmenvertrag – Hier finden sich Regelungen über die vertragliche Zusammenarbeit. Sowohl die Ausgangslage als auch Ziele und wesentliche Inhalte der Zusammenarbeit werden beschrieben.
  • Leistungsbeschreibung – Definieren Sie möglichst genaue Anforderungen an die zu erbringende Leistung. Sollte es zu Änderungswünschen seitens des Auftraggebers oder des Auftragnehmers kommen, gehört der Umgang mit den Änderungen in diesen Passus.
  • Service Level Agreements – Sogenannte SLA´s regeln die Messbarkeit und Bewertung der erbrachten Leistungen. Des Weiteren werden Provisionen im Falle der Übererfüllung oder die Folgen bei Nichterfüllung geklärt.
  • Vergütung –Hier werden die Vergütungen der zu erbringenden Leistung geregelt. Auch der Umgang mit Budgetüberschreitungen, Zusatzanforderungen oder Preissteigerungen sollten hier definiert werden.
  • Laufzeit & Kündigung – Outsourcing-Verträge haben i.d.R. eine Laufzeit von zwei bis fünf Jahren. Während dieser Zeit kann der Vertrag weder vom Auftraggeber noch Auftragnehmer ordentlich (ohne besonderen Grund) gekündigt werden. Sofern ein außerordentliches Kündigungsrecht gewünscht ist (z.B. im Falle einer unzureichenden Leistungserbringung), muss das im Vertrag definiert werden.

Tipp der Redaktion

Im Internet finden Sie zahlreiche Outsourcing-Musterverträge. Wenden Sie sich an geschulte Berater, wenn Sie Hilfe bei der Erstellung oder Prüfung der Outsourcing-Verträge benötigen.
Elisa Hanske Elisa Hanske
  • Gewährleistung– Abhängig von der zu erbringenden Leistung greifen unterschiedliche Gewährleistungsregelungen (Kauf von Software=gesetzliche Gewährleistung, Erstellung von Software=Werkvertragsrecht).
  • Haftung – Sowohl Haftungsmaßstäbe (z.B. nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit) als auch die Haftungshöhe sollten beschrieben werden.
  • Mitwirkungspflichten – Regelungen der Mitwirkungspflichten umfassen beispielsweise den Zugang zu Räumlichkeiten oder der Nutzung von Hard- und Softwarekomponenten. Weiterhin fallen Regelungen zur Beschaffung von Software-Lizenzen hierunter.
  • Datenschutz – Grundlage ist das Bundesdatenschutzgesetz. Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber zur Einrichtung und Aufrechterhaltung bestimmter technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit verpflichtet. Hier empfiehlt es sich, eine Auftragsdatenverarbeitungserklärung vom Auftragnehmer unterschreiben zu lassen.
  • Schutz des geistigen Eigentums – Stellen Sie sicher, dass geistiges Eigentum (z.B. Markenrechte, Urheberrechte) nicht unbeabsichtigt übertragen und nur im Rahmen der Leistungserfüllung genutzt wird.
  • Exit-Strategie – Der Auftragnehmer ist dazu angehalten im Falle einer Beendigung des Outsourcing Vertrages, den Auftraggeber zu unterstützen. Der Auftraggeber muss nach der Beendigung wieder in der Lage sein, die ausgelagerten Leistungen selber zu erbringen oder diese an einen Dritten weiterzugeben.

Den richtigen Vertragspartner finden

Wichtig für das Funktionieren eines Outsourcing-Projektes ist die Auswahl des passenden Dienstleisters. Wenn Sie die folgenden Fragen mit gutem Gefühl beantworten können, haben Sie den richtigen Partner gefunden:

  • Entsprechen die Leistungen des Dienstleisters Ihren Ansprüchen? – Definieren Sie Anforderungsprofile und stellen Sie diese den Leistungen des Dienstleistern gegenüber.
  • Wie erfahren ist der Dienstleister? – Schauen Sie sich das Unternehmensportfolio an. Wie lange existiert der Dienstleister bereits am Markt? Welche Referenzkunden kann der Dienstleister vorweisen?
  • Welchen Support bietet der Dienstleister an? – Wie und wann ist er erreichbar? Wie unterstützt er Sie bei Fragen? Gibt es eine persönliche Beratung?
  • Ist der Dienstleister zertifiziert? – Zertifizierungen sind ein gutes Indiz für hohe Qualität.
  • Wie steht der Dienstleister zum Thema Datenschutz? – Wenn Sie einen Dienstleister mit der Verarbeitung von Daten betrauen, ist es wichtig zu wissen,  dass bei Verstößen sowohl der Dienstleister als auch u.U. Sie als Auftraggeber haften. Sichern Sie sich hier ab.
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