Nutzung von IT-Software

Wie Cloud-Anbieter die Datenbearbeitung in allen Unternehmensbereichen erleichtern

13.06.2014 11:48:33
Vor wenigen Jahren war die Abkürzung EDV für „elektronische Datenverarbeitung“ in aller Munde. Schon in den 1990er-Jahren wurden schließlich alle möglichen Daten in Unternehmen elektronisch verarbeitet. Heute ist eine andere Abkürzung an die Stelle der EDV getreten: IT.
Cloud-Lösungen
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Die Informationstechnik ergänzte das damalige Level durch neue Technologien. Heute können beispielsweise mithilfe von IT-Techniken:

  • Daten aus nahezu allen Bereichen einer Firma verarbeitet werden
  • Internetverbindungen Daten weltweit mobil verwaltet oder abgerufen werden
  • verschiedenste Firmenbereiche leichter synchronisiert werden und Daten von allen Beteiligten verändert werden
  • einzelne Aufgabenbereiche eines Betriebs an externe IT-Spezialisten ausgelagert werden

Die „schöne neue IT-Welt“ (nach Aldous Huxley’s berühmter Zukunftsvision „Brave New World“) bietet Selbstständigen, Kleinbetrieben, Freiberuflern, mittelständischen Unternehmen oder Großkonzernen gleichermaßen viele Anknüpfungspunkte, um die neue Technologie für sich zu nutzen.

IT-Technologien und Marktentwicklung

Direkter als früher können die Firmen Informationstechnik für ihre Zwecke nutzen und sie genau auf ihre Bedürfnisse zuschneiden. Der rasante Aufstieg des Internet sowie die damit einhergehende Weiterentwicklung moderner Kommunikationstechnologien und auf Unternehmen zugeschnittener Softwarelösungen verändern seit Jahren die Märkte. In einer globalisierten Weltwirtschaft wird es für Firmen beinahe aller Sparten immer wichtiger, sich mit Softwarelösungen für benötigte Bereiche auseinanderzusetzen. Nur so können sie zunächst wettbewerbsfähig bleiben und weiterhin bei einer überlegenen Nutzung der Technologien Konkurrenten überflügeln und Gewinne einfahren. Insbesondere das Cloud Computing (= IT-Dienste aus der Wolke) kann für Unternehmen dabei von Nutzen sein.

Cloud Computing in der Praxis: Wir erklären Cloud Computing | © MicrosoftPresse – youtube.com

Analyse der aktuellen Cloud-Nutzung durch deutsche Firmen

Laut einer Analyse von Bitkom, des Sprachrohrs der deutschen IT-, Telekommunikations- und Neue-Medien-Branche, steigt die Cloud-Nutzung bei deutschen Firmen mehr und mehr an. Die Technologieplattform, die mehr als 2.100 Unternehmen aus der Branche vertritt, konstatierte in dem Ende Januar 2014 herausgegebenen Bericht (Quelle: Cloud Monitor 2014/ Bitkom Research), dass 36 Prozent der deutschen Betriebe private und 15 Prozent Public Clouds nutzen.
Vor dem Hintergrund der NSA-Affäre und weiterer, in den letzten Monaten an die Oberfläche getretener Datenraub-Skandale ist es dennoch verständlich, dass mit 77 Prozent die „Angst vor Angriffen auf sensible Unternehmensdaten“ die Top 3 der Bedenken der Firmen anführt. Deutlich weniger, nämlich 45 Prozent der Befragten, haben Angst vor dem Datenverlust. Die drittgrößte Sorge gilt der unklaren Rechtslage.

Dennoch ist laut dem Bitkom-Bericht allein im Zeitraum von 2011 bis 2013 die Gesamtverwendung von Cloud-Computing durch deutsche Unternehmen von 28 Prozent auf 40 Prozent emporgeschossen. Dabei zeigten sich Firmen, die private Clouds nutzen, mit diesen überwiegend zufrieden: 83 Prozent bewerteten die Erfahrungen mit privaten Clouds positiv.

Ratschläge zur Verwendung der Cloud

Aus den vorliegenden Forschungsergebnissen können Unternehmen, die sie nutzen wollen, das Fazit ziehen, dass sie vor allem auf die Sicherheit der Daten Wert legen sollten. Es sollten deutsche Server genutzt werden, um die oftmals sensiblen Kunden- oder Rechnungsdaten zu speichern. Die Angst um verlorene Daten kann kaum rational begründet werden. Gerade bei IT-Anbietern, die die lediglich von außen verborgen scheinenden Dienste leisten, sind regelmäßige Backups selbstverständlich. Die Beliebtheit der Dienstleister rührt von der nutzungsabhängigen Bezahlung und der fachgerechten Betreuung der Firmenbereiche her. Jedes Unternehmen spart Zeit, Personal und letztendlich bares Geld, wenn beispielsweise speziell zugeschnittene Programme von SaaS (Software-as-a-Service) -Anbietern technisch, inhaltlich und rechtlich auf dem neusten Stand gehalten werden. So kann sich die Firma auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen verfügen häufig nicht über eine eigene Abteilung oder Fachkräfte, um typische Firmenbereiche wie die Warenwirtschaft, die Buchhaltung oder das Controlling, die Kundenbetreuung oder die Entwicklung adäquat zu betreuen.

Konkrete Beispiele für die Nutzung von Software in Unternehmen

Heutzutage finden sich dabei Mietprogramme, die nicht nur einen Bereich abdecken, sondern die versuchen, mehrere typische Sparten von Unternehmen zu verbinden. Ein Beispiel ist das monatlich im Abo oder als Einmalkauf erhältliche Lexware business plus. Die Software kann von interessierten Verantwortlichen der Firmen einen Monat lang gratis getestet werden. Wählen beispielsweise kleine oder mittelständische Unternehmen diese mit intelligenten Cloud-Services arbeitende Lösung, können sie Buchhaltung und Auftragsbearbeitung einfacher erledigen. Eine intuitiv angelegte Bedienungsoberfläche erleichtert Laien die Handhabung der Lösung, die im Abo unbegrenzte Aktualität in Bezug auf gesetzliche Maßgaben, Inhalte und Technik verspricht. Lexware business plus wartet hinsichtlich der Warenwirtschaft hier beispielsweise mit allen Belegen im kaufmännischen Kreislauf vom Angebot bis hin zur Rechnung, zur Gutschrift oder Sammelrechnung auf. Auch recurring billing oder Abo-Aufträge sind enthalten und durch die Schnellerfassung leicht einzupflegen. Die Berechnung von Positionsmengen, die Führung einer Liste offener Posten oder eines Rechnungsausgangsbuches sowie der Belegversand (PDF-Format) via Mail sind ebenfalls möglich. Datenexporte (nach UPS, GLS), ein dreistufiges Mahnwesen (inklusive Verzugszinsenberechnung) und umfangreiche Such- und Recherchefunktionen können bei der Warenwirtschaft ebenfalls genutzt werden. Die Kundenverwaltung, also das Customer Relationship Management (CRM), sowie die Lieferanten- und Artikelverwaltung sind als weiteres Feld außerdem eingeschlossen. Hier finden sich individuelle Kunden- und Aktionspreislisten, die auch gedruckt werden können. Stammdatenmasken und Auftragsassistenten erleichtern die Eintragungen, die Daten können über Schnittstellen (DATEV, Online-Banking) mit Steuerberatern, Kreditinstituten oder Finanzbuchhaltern ausgetauscht werden. Die Buchhaltung schließt aktuelle Formulare und die entsprechende ELSTER-Schnittstellen, einen Saldenvortragsassistenten, Berichte und Auswertungen und die Anbindung an MS Office mit ein. Der mobile Zugriff ist von überall aus möglich – beispielsweise von Tablet-PCs, Laptops oder Smartphones.

Für jeden typischen Firmenbereich gibt es wie eingangs erwähnt auch kostenlose Software. Ein Beispiel für ein kostenloses Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm ist debitoor. Rechnungsvorlagen, bei denen das Logo integriert werden kann und die Verwaltung und Bearbeitung von Mahnungen sind hier im Nutzungsumfang enthalten. Kunden und Waren können ebenfalls verwaltet werden, so können Selbstkostenpreise oder Standardsätze für Produkte (für die Umsatzsteuer) festgelegt werden. Auch die Handhabung von Brutto- und Nettopreisen oder die Nutzung außerhalb der Bundesrepublik ist möglich: debitoor ist in über 20 Ländern sowie in sieben Sprachen erhältlich. Der Nutzungsumfang ist bei der kostenlosen Version dabei gering, beispielsweise im Vergleich zum Lexware-Angebot. Durch kostenpflichtige Upgrades auf zwei andere Softwarelevel kann er relativ günstig aufgestockt werden. Bei ihnen geht es um das komplette Rechnungs- und Buchhaltungspaket.

Fazit

Firmenverantwortliche sollten die Nutzung solcher Mietsoftware erwägen, um sich die Arbeit zu erleichtern und mittel- und langfristig Energien und Kapital einzusparen. Dabei ist nur Ein-Mann- oder Kleinstbetrieben zur Verwendung von Freeware aus dem Bereich zu raten. Mietsoftware erleichtert hingegen allen anderen Unternehmen die Arbeit und ist so eine echte Alternative zu einmalig gekauften Programmen oder einer Fachkraft.

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