Professionelle Bürokommunikation

Voice over IP-Telefonie: Mehr Flexibilität für Unternehmen?

19.11.2014 11:23:10

Eine professionelle Telefonanlage bringt die gesamte Kommunikation in Ihrem Unternehmen zusammen und vereinfacht die Abläufe. Sie stellt sicher, dass alle eingehenden und ausgehenden Anrufe bei der richtigen Person ankommen. Erfahren Sie hier, mit welchen Funktionen eine moderne IP-Telefonanlage Ihr Unternehmen stärkt.

Verschmelzung von IT und Kommunikation

Die Hauptfaktoren für die Auswahl der richtigen Telefonanlage waren bislang die Größe des Unternehmens sowie der Anzahl der Arbeitsplätze. Auch die Menge und Häufigkeit der eingehenden Gespräche spielen bei der Entscheidung eine wichtige Rolle. Grundsätzlich können die Anschlussarten der Anlagen in zwei Gruppen eingeteilt werden:

klassische anlage

Bei bisher vorherrschenden analogen und ISDN-basierten Telefonanlagen wird das normale Telefonnetz genutzt, um Sprachdaten zu übermitteln und die entsprechenden Funktionen bereitzustellen.

internettelefonie

Moderner und inzwischen weit verbreitet sind sogenannte Voice over IP-Anlagen (VoIP-Anlagen). Diese laufen nicht über das öffentliche Telefonnetz, sondern übermitteln die Sprache in Form von Datenpaketen über ein Breitbandnetzwerk (zum Beispiel das Internet beziehungsweise ein Cloud-basiertes Netzwerk). Im Grunde wird also kein Telefonanschluss mehr benötigt. Eine Internetleitung reicht aus. Die Administration erfolgt bei der IP-basierten Telefonanlage ganz bequem über eine Web-Oberfläche. Hier können ganz einfach zusätzliche Nebenstellen für neue Mitarbeiter per Mausklick hinzugefügt werden.

funktionsweise

Einige Telefonanbieter wollen ihre Leistungen in den kommenden Jahren komplett auf Voice over IP anpassen. Die Telekom plant, ihre Telefonanschlüsse bis Ende 2018 auf die Technologie umzustellen.

Kommunikation im Unternehmen – welche Funktionen sind ein Muss?

Die einfache Bewältigung von eingehenden und ausgehenden Anrufen reicht heute in der Regel nicht mehr aus. Bisherige Zusatzfunktionen sind inzwischen für jede professionelle Anlage unentbehrlich geworden. Welche Funktionen die Anlage tatsächlich erfüllt, variiert von Hersteller zu Hersteller. IP-Telefonanlagen verfügen ebenfalls über die zentralen Funktionen, die auch eine analoge oder ISDN-basierte Telefonanlage leistet. Dazu gehören unter anderem folgenden Funktionen:

  • Makeln: Mit dieser Funktion schalten Sie abwechselnd zwischen zwei Gesprächen Hin- und Her.
  • Follow me: Die Follow-me-Funktion erlaubt es dem Nutzer, eingehende Anrufe einer anderen Nebenstelle an den eigenen Telefonapparat umzuleiten.
  • Rufumleitung: Mit dieser Funktion können eingehende Anrufe an eine andere Nebenstelle umgeleitet werden.
  • Heranholen von Anrufen: Geht ein Anruf an einem unbesetzten Platz ein, kann dieser mit der Funktion per Tastendruck oder der Eingabe eines Codes von einer anderen Nebenstelle abgefragt beziehungsweise herangeholt werden. Die Funktion „Pickup“ erlaubt eine Anrufübernahme, bei der die angerufene Nebenstelle bekannt ist.
  • Rufnummernanzeige und Übermittlung von Rufnummern: Durch die Rufnummernunterdrückung kann die Anzeige der eigenen Rufnummer blockiert werden, wenn Sie Anrufe tätigen. Interne Mitarbeiter können die Rufnummer aber weiterhin sehen.
  • Konferenz: Eine Konferenz bezeichnet die Zusammenschaltung von mehr als 2 Nebenstellen. Innerhalb der Konferenz können alle Teilnehmer miteinander sprechen. Möglich sind Konferenzen mit drei oder zehn Teilnehmern.
telefonfunktionen

Für die zeitgemäße Bürokommunikation bedarf es zahlreicher Funktionen

Viele Unternehmen setzen heute allerdings nicht mehr nur auf die Standardausstattung. Modernste Anlagen verfügen unter anderem außerdem über folgende Funktionen, die die Abläufe im Unternehmen optimieren und auch langfristig eine reibungslose interne und externe Kommunikation sichern:

  • CTI Funktion: Computer Telefonie Integration (CTI) bezeichnet das Zusammenspiel von Telefonanlage und Applikationen am Arbeitsplatz des Mitarbeiters. So kann ein Mitarbeiter beispielsweise bei einem Anruf direkt die Kundendaten des Anrufers auf dem eigenen Bildschirm sehen.
  • TAPI Schnittstelle: Die TAPI Schnittstelle verknüpft die Telefonie mit Outlook oder einem CRM-System.
  • One-Number-Konzept: Mit dieser Funktion folgen viele Unternehmen einem Trend. Mitarbeiter sind unter einer zentralen Rufnummer erreichbar. So gilt die Büronummer auch auf dem Handy des Mitarbeiters. Bei Gesprächen auf dem Mobilfunkgerät stehen dabei auch die Funktionen der Telefonanlage zur Verfügung. Zusätzlich ist der Mitarbeiter weiter unter seiner Mobilfunknummer erreichbar.

Vor- und Nachteile einer professionellen VoIP-Telefonanlage

Die Verwendung einer professionellen Telefonanlage bringt nicht nur eine verbesserte interne und externe Kommunikation mit sich. Sie erfüllt auch wichtige Aspekte fürs ganze Unternehmen. Für größere Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und einer flexiblen Struktur lohnt sich der Einsatz einer Voice over IP-Telefonanlage.

mitarbeiter telefoniert

Eine klug geplante Telefonanlage optimiert Prozesse ihrer Bürokommunikation

Kleinere Unternehmen mit einer festen Belegschaft von bis zu 10 Personen kommen in der Regel gut mit einer klassischen ISDN-Anlage aus. Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen können die Vorteile der internetbasierten Telefonie für sich nutzen. Generell bringen IP-Telefonanlagen für Unternehmen zwei entscheidende Vorteile mit sich:

  • Kostenreduzierung: Gespräche innerhalb eines VoIP-Netzes bei der Nutzung einer Flatrate sind bis auf die anfallenden Flatrate-Kosten in der Regel gebührenfrei.
  • Die Erreichbarkeit von Mitarbeitern wird optimiert: Home Offices lassen sich unkompliziert in die Telefonanlage integrieren. Pro Mitarbeiter wird nur noch eine Rufnummer vergeben, unter der der Mitarbeiter mobil und auf seinem Festnetz erreichbar ist. Der entscheidende Vorteil: Mitarbeiter müssen nur noch ihre Festnetznummer nach außen kommunizieren. Bei einem eingehenden Anruf klingeln sowohl das Festnetz- als auch das Mobiltelefon des Teilnehmers.
teilnehmer

Eine erhöhte Flexibilität der Teilnehmer ist nur ein Vorteil moderner Telefonanlagen

 

Die Anschlussart hat aber auch Nachteile. Die internetbasierte Verbindung ist allgemein und in Bezug auf die Gesprächsqualität anfälliger für Störungen. Auch der Ausfall der Internetverbindung birgt Probleme. Mit einem klassischen Telefonanschluss sind die Teilnehmer auch weiter erreichbar. Bei der IP-basierten Telefonie bedeutet ein Internetausfall gleichzeitig auch einen Telefonausfall.

Voice over IP – Die Zukunft der Bürokommunikation?

Die Kommunikation in Unternehmen muss heute schnell und flexibel auf strukturelle Veränderungen reagieren können. Zum Beispiel, wenn neue Mitarbeiter eingestellt oder Standorte gewechselt werden. Klassische Telefonanlagen bieten dafür meist nicht die nötige Flexibilität. Eine kostengünstige und moderne Alternative ist die Einrichtung einer Voice over IP-Anlage. Besonders in Zeiten flexibler und nicht ortsgebundener Arbeit, bietet das System Vorteile und ermöglich Unternehmen langfristig eine professionelle Kommunikation im Innern und nach außen.

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