Lohnabrechnung

Was eine erfolgreiche Lohnbuchhaltung ausmacht

04.11.2013 11:57:07

Monatliche Lohnabrechnungen gehören für jedes größere Unternehmen zum Büroalltag. Viele Firmen erledigen die Buchhaltung intern, einige geben die Abrechnung an externe Steuerbüros. Wir sagen Ihnen, was Sie bei der Lohnabrechnung für Ihr Unternehmen beachten müssen und wie Sie durch computergestützte Informationssysteme Zeit und somit Kosten sparen können.

Sparen durch gute LohnbuchhaltungSparen durch gute Lohnbuchhaltung (matze_ott | Flickr.com)

Lohnbuchhaltung: Was ist das?

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass jedes Unternehmen zur Finanzbuchführung und dabei explizit auch zur Lohnbuchführung verpflichtet ist. Die Begriffe Buchführung und Buchhaltung werden meist synonym verwendet, auch wenn dies nicht vollständig korrekt ist. Die Lohnbuchführung erstellt monatlich eine Gehaltsabrechnung auf der erkenntlich sein muss, wann sie erstellt wurde, für welchen Zeitraum sie gilt, wie hoch das Brutto-Gehalt ist, welche Abzüge es von diesem im Detail gab und was als Netto-Gehalt verbleibt.
Die Lohnbuchhaltung umfasst die betriebliche Abwicklung der Gehalts- sowie Lohnabrechnungen für ein Unternehmen und darf somit auch an qualifizierte Dienstleister ausgelagert werden.

Die Elemente der Lohnbuchführung sind:

  • Pflege von Personalstammdaten
  • Führung sowie Pflege der Jahreslohnkonten
  • Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse
  • Erstellung von DTA-Dateien und Buchungsbelege für die Finanzbuchführung
  • Optional: Erstellung von Arbeitsverträgen sowie Kündigungen, Abmahnungen, etc.

Für jeden Arbeitnehmer gibt es ein Lohnkonto

Der Begriff Lohnkonto steht für eine Sammlung an Datensätzen: je Konto wird alles erfasst, was für den Arbeitnehmer relevant ist. Welche Inhalte genau ein solches Lohnkonto haben muss, bestimmt der § 41 EStG sowie § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung.

In einem Lohnkonto muss enthalten sein:

  • Lohnsteuerabzug
  • Sonderzahlungen (z.B. Schlechtwettergeld, Kurzarbeitergeld, etc.)
  • Wegfall des Anspruches auf Verdienst an wenigstens fünf aufeinanderfolgenden Arbeitstagen
  • Persönliche Daten (Name, Geburtstag, etc.)
  • Jahresfreibetrag, Jahreshinzurechnungsbetrag, Monatsbetrag, Wochenbetrag oder Tagesbetrag
  • Versorgungsfreibetrag und Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag
  • Tag der Lohnzahlung
  • Zeitraum der Lohnzahlung
  • Bezüge getrennt nach Sach- und Geldlohn
  • Außerordentliche Einkünfte
  • Bezüge nach einem Doppelsteuerabkommen, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen

Gesetzliche Pflichten der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung muss drei sogenannten gesetzlichen Meldeerfordernissen gerecht werden.
Zum einen wickelt sie die sogenannten DEÜV-Meldungen ab. Die Abkürzung steht für Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. Konkret verbirgt sich dahinter die Meldung der Daten eines Arbeitnehmers an die Sozialversicherungen.
Zum zweiten meldet die Lohnbuchführung Zahlungen an die Krankenkasse und erhält im Gegenzug die sogenannten Krankenkassennachweise.
Zum dritten erledigt sie die Lohnsteueranmeldung und sorgt so dafür, dass eine Quellenbesteuerung der Lohnsteuer stattfinden kann. Dies bedeutet dass der Arbeitnehmer automatisch den Nettowert seines Gehalts erhält und vom Bruttogehalt direkt alle Sozialversicherungsbeiträge, die Prämien zur Krankenkasse und die Steuer abgezogen werden.

Abrechnungen mittels computerunterstützter Software vereinfachen

Um die Lohnbuchhaltung zu vereinfachen, wird selbst in kleinen und mittleren Unternehmen in aller Regel längst eine Software zur Erledigung der Arbeiten eingesetzt. In der Fachsprache werden diese als computergestützte Personalinformationssysteme (CPIS) bezeichnet. Als Synonym wird auch der englische Ausdruck Human Resource Information System bezeichnet.
Die CPIS verarbeiten die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Pflege, Analyse, Benutzung, Verteilung (inklusive Disposition), Übertragung und Anzeige der relevanten Daten für die Lohnbuchführung. Die zentralen Kennzeichen der Software-Lösungen sind ein hoher Grad an Automatisierung sowie an

Vereinfachung. Leistungsstarke CPIS erstellen vier Blöcke für die Lohnabrechnung, die jeweils detailliert alle Zahlen beinhalten und Transparenz schaffen:

  • Bruttobezug
  • Steuerliche Abzüge inklusive Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
  • Abzüge für die Kranken- und Sozialversicherungen
  • Endabrechnung mit dem um alle Abzüge korrigierten Netto-Gehalt

Dadurch hat nicht nur das Unternehmen einen Vorteil: Der Arbeitnehmer erhält auf diese Weise die Chance, sich schnell einen Überblick darüber verschaffen zu können, wie hoch seine Bezüge sind und an welchen Stellen es welche Abzüge gibt. Für die Erstellung der Einkommensteuererklärung am Ende des Jahres sind diese Informationen unverzichtbar und erleichtern dem Arbeitnehmer die Abrechnung.

Anforderungen an ein CPIS

Qualitativ hochwertige Softwareprogramme erkennt man daran, dass jährliche Automatismen angelegt sind, die maschinell Jahresbescheinigungen, wie Lohnsteuer-Auszug oder auch Jahreslohnsteuer-Bescheinigung, erstellt. Denn Arbeitnehmer, die einen Lohnsteuer-Ausgleich (Einkommensteuererklärung bzw. Lohnsteuererklärung) machen, benötigen diesen Auszug als vereinfachten Nachweis ihrer Bezüge.
Die CPIS sollten zudem nur einmal mit den Beitragsbemessungsgrenzen (die sogenannten SV- und GKV-Rechengrößen) von Hand gefüttert werden müssen und diese dann von alleine verwenden können.

Bei mittleren und größeren Unternehmen sollte die Software ebenfalls automatisch die Lohnsteuer-Anmeldung durchführen. Zumeist muss dies monatlich erledigt werden. Kleinere Unternehmen haben aber auch das Recht, dies alle drei Monate oder (selten) halbjährlich zu erledigen.

Vereinfachung durch Elektronische Lohnbuchhaltung

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Lohnbuchhaltung die komplette betriebliche Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen beinhaltet. Für den Arbeitnehmer bedeutet dies, dass er detailliert aufgelistet bekommt, welche Abzüge seines Bruttolohns wohin gegangen sind. Bei der Auswahl eines elektronischen CPIS Systems sollte ein Arbeitgeber darauf achten, dass das System zusätzlich die nötige Transparenz für den Empfänger der Gehaltsabrechnungen bietet. Sind alle Voraussetzungen gewährleistet, ist die elektronische Lohnbuchhaltung eine Arbeits- und Zeitersparnis für beide Seiten.

1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne (Noch keine Bewertungen)
Loading...Loading...