Kommunikation auf allen Kanälen

Die passende Telefonanlage für Ihr Unternehmen

05.08.2013 16:52:31

Telefonanlagen helfen bei der Organisation ein- und ausgehender sowie interner Anrufe und sind wichtiger Bestandteil eines gut geführten Büros. Sie variieren je nach Funktionsumfang, der gewünschten Anzahl der Anschlüsse und gleichzeitigen Gespräche. Davon abhängig sind die verwendete Technik sowie der Preis. Bei der Suche nach dem passenden System kann man schnell den Überblick verlieren. Mit unseren Tipps finden Sie die Telefonanlage, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Die Vorteile von Telefonanlagen (Ibrahim Bekir | Flickr.com)
Die Vorteile von Telefonanlagen (Ibrahim Bekir | Flickr.com)

Diese Arten von Telefonanlagen gibt es

  • ISDN Telefonanlagen können mit mobilen Endgeräten verknüpft werden und die nutzerfreundliche Software ist für die gängigen Computer-Betriebssysteme geeignet. Per ISDN können auf einer Leitung gleichzeitig zwei Sprach- oder Datenverbindungen aktiv sein. Mit Hilfe von speziellem Zubehör können bis zu 30 Verbindungen gleichzeitig genutzt werden.
    Geeignet für: kleinere Firmen sowie Praxen, Kanzleien und dergleichen.
  • Virtuelle Telefonanlagen arbeiten nur mit einer Software auf den Servern des jeweiligen Anbieters. Dadurch wird die gesamte Telefonie per Mausklick über das Internet ausgeführt und über das Rechenzentrum des Providers in Sekundenschnelle abgewickelt. Da keine Hardware mehr benötigt wird, ist diese Art der Anlage sehr platzsparend, erfüllt dabei aber den gleichen Funktionsumfang. Oftmals arbeiten die Mitarbeiter hierbei mit Headset und haben die Hände frei.
    Geeignet für: große Unternehmen, da eine Vielzahl gleichzeitiger Verbindungen möglich ist.
  • VoIP Telefonanlagen (Voice over IP) können Schnittstellen zwischen den Kommunikationsbereichen Telefon, Internet, Fax sowie E-Mail schaffen. Akustische Signale des VoIP-Telefons werden in Datenpakete zerlegt und per Internet übermittelt. Daher fallen keine Telefonkosten, sondern lediglich Internetgebühren an.
    Geeignet für: mittelständische bis größere Unternehmen
  • Hybrid Anlagen können mit ISDN sowie VoIP genutzt werden und stellen eine Mischform der beiden genannten Anlagen dar.
    Geeignet für: mittelständische bis größere Unternehmen

Wussten Sie, dass…

… für den Begriff Telefonanlage unter anderem noch die folgenden Bezeichnungen gelten:

  •  Nebenstellenanlage
  • Telekommunikationsanlage (TK-Anlage)
  • Telekommunikationssystem (TK-System)
  • Teilnehmervermittlungsanlage (TVA)

Zum Teil kann es allerdings – je nach Anbieter – dazu kommen, dass diese beispielsweise eine Telefonanlage in ihrer Funktionsweise von einer Telekommunikationsanlage begrifflich abgrenzen.

Leistungen von Telefonanlagen

Vor dem Kauf ist zu überlegen, welche Kommunikationsbedürfnisse bestehen und ob die Telefonanlage flexibel erweiterbar sein soll. Eine ausreichende Kapazität an gleichzeitigen Verbindungen ist ebenso wichtig wie deren Stabilität und Qualität. Zu den Grundausstattungen einer Telefonanlage sollten die Rufnummernunterdrückung- sowie Anzeige, Anklopfen und Rückruf- bzw. Wahlwiederholungsfunktion gehören.

Zusatzfunktionen von Telefonanlagen

Einen umfassenden Service zur Steigerung der Kundenzufriedenheit können Sie auch über Ihre Telefonanlage bieten. Warteschleifenmusik verkürzt dem Anrufer die Wartezeit. Außerhalb der Arbeitszeiten ist eine Anrufbeantworteransage mit den genauen Geschäftszeiten vorteilhaft und eine elektronische Mailbox erleichtert den Rückruf. Darüber hinaus gibt es noch weitere Funktionen, die durchaus nützlich sein können:

  • Konferenzschaltung: mehrere Teilnehmer telefonieren in derselben Leitung.
  • Aufschalten: Teilnehmer lassen sich zu einem laufenden Telefonat hinzuschalten.
  • Makeln: Hin- und herschalten zwischen verschiedenen Gesprächen.
  • Halten: Das Gespräch kann in der Leitung gehalten werden, während der Wartende eine Wartemusik hört. Das Telefonat kann anschließend von demselben oder von einem anderen Telefon fortgeführt werden.
  • Heranholen: Das „Ziehen“ von Gesprächen, die auf einem anderen Apparat als dem eigenen ankommen.
  • Nachtschaltung/Weiterleitung: Die Gespräche werden auf eine externe Nummer oder den Anrufbeantworter umgeleitet.
  • Rufverteilung: Teilnehmer lassen sich zu einer Gruppe zusammenfassen, die bei einem eingehenden Anruf alle über eine Nummer erreichbar sind.
  • Elektronische Voicemailbox: Die eingegangenen Nachrichten werden elektronisch aufgezeichnet und nach dem Abhören der besagten Person oder dem entsprechenden Team zugewiesen.
  • Elektronische Faxmailbox: Mailboxen können auch für eingehende Faxe oder per Onlineformular eingehende Anfragen eingerichtet werden. Diese werden in einem Postfach als PDF-Anhang gespeichert und den betreffenden Personen per Mail weitergeleitet.

Leistungen von Anbietern

Der Service des Anbieters darf bei der Kaufentscheidung nicht außer Acht gelassen werden. Dazu zählen das Anschließen und Konfigurieren der Telefonanlage sowie regelmäßige Wartungen des Systems, um kostspielige Verdienstausfälle durch einen Ausfall der Telefonanlage zu vermeiden. Für derartige Fälle sollte der Anbieter ebenfalls über eine Notrufhotline verfügen. Bei virtuellen Telefonanlagen muss der Anbieter stabile Server und entsprechenden Datenspeicher besitzen.

Welche Faktoren bestimmen den Preis?

Der Preis einer Telefonanlage ist von zahlreichen Faktoren abhängig. Die für Ihr Unternehmen beste Anlage finden Sie, indem Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Wie viele Arbeitsplätze sollen mit einer Telefonverbindung ausgestattet werden?
  • Wie viele Sprach- und Datenverbindungen sollen gleichzeitig möglich sein?
  • Welche Anschlüsse sind bereits vorhanden?
  • Ist eine spätere Erweiterung der Anlage gewünscht?
  • Welche weiteren Einsatzmöglichkeiten und Zusatzfunktionen sind gewünscht?

Anhand dieser Kriterien erhalten Sie die passende Anschlussart und Größe der Anlage. Daraus und aus den gewählten Sonderfunktionen ergibt sich letztendlich der Gesamtpreis. Dabei ist nicht zu vergessen, dass zum Preis für die Technik auch die Kosten für die Installation, Konfigurierung sowie Wartung hinzukommen.

Tipp der Redaktion

Sind Sie sich über die Art und Größe der Anlage noch nicht sicher und wollen diese erst einmal testen oder fehlt das nötige Budget für die Anschaffung einer neuen Anlage, kann diese auch geleast oder gemietet werden. Bei eher kurzzeitiger Nutzung verringert das den Investitionsaufwand und die Anlage kann vor dem Erwerb erst einmal ausprobiert werden.
Jenifer Etzdorf
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