Output Management

Zunächst soll geklärt werden, was Output Management ist, wie man es anwendet und wie dabei eine Druckkostenoptimierung erfolgt. Ein Druckzentrum einzurichten, kann entscheidend zur Druckkostenoptimierung beitragen.

Das Interesse an Druckkostenoptimierung gewinnt mit steigender Unternehmensgröße und höherem Verbrauch an Druckmaterialien an Bedeutung. Das Output Management in Kombination mit einem Druckzentrum bietet hierbei die gewünschten Optimierungsmöglichkeiten und zudem einen Überblick über die Gesamtkostenentwicklung.

Output Management – Was ist das?

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Als Teil des ECMS (Enterprise-Content-Management-System) dient das Output Management vorwiegend der Dokumentenverwaltung, d.h. das Output Management übernimmt die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Ausgabe aller Dokumentendaten.

Für den Nutzer ist entscheidend, dass mittels Output Management Dokumente zentral sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form erstellt werden können. Hier sei beispielsweise das Erstellen eines Briefkopfes, der in vielfältigen Druckerzeugnissen verwendet werden kann, genannt oder die Steuerung und Verteilung dieser Dokumente und der gesamten Post.

Druckzentrum für Output Management System

Zur Druckkostenoptimierung kann ein Druckzentrum eingerichtet werden.

Aus den unterschiedlichsten Eingabesystemen kann Output Management Dokumente entgegennehmen und verarbeiten.
Das Druckzentrum versieht Dokumente mit graphischen Elementen wie Logos und Briefköpfen.
Mittels Output Management werden Steuerungs- und Planungsvorgänge ausgeführt.
Im Druckzentrum werden Drucke beauftragt und überwacht.

In einem Druckzentrum werden also alle Daten, die für das Druckmanagement entscheidend sind, zusammengeführt und automatisch ausgewertet.

Output Management – Wozu ist das gut?

Output Management organisiert das Ausgabeformat einer Datei als Druck, Fax oder Mail, wobei dieses Dokument anschließend in elektronischer oder physischer Form versandt werden kann. Kurz und knapp lässt sich zusammenfassen:

Output Management hilft die Druckkosten transparent zu machen
Diese Kosten schließlich zu senken und folglich eine Druckkostenoptimierung durchzuführen

Die Aufgaben eines Output Management Systems

Die Daten können in sämtlichen Speicher- und Ausgabeformaten hinterlegt werden und sind über das Output Management System jederzeit abrufbar und somit schnell und überall zu erreichen. Je nach Ausgabemedium werden der Kopfbogen, die Schriftart, das Logo und nach Belieben weitere individuelle Funktionen entsprechend den Einstellungen auf das Dokument angewandt. Das Layout ist im Output Management System hinterlegt. Es ist also nur noch die reine Textform nötig, wenn ein Brief geschrieben wird. Das Output Management System passt demzufolge jedes Dokument einheitlich der gewünschten Vorlage an.
Liegt ein Druckfehler vor, liegt es beim Output Management System, diesen Fehler zu finden und den Druck erneut auszuführen, sodass das gewünschte Ergebnis zum Vorschein kommt.
Für den Fall vertraulicher Dokumente gibt es den Schutz der Versiegelung durch autorisierungspflichtige Zugriffcodes. Nur Nutzer mit der entsprechenden Kennung haben Zugriff auf die geschützten Daten.
Sämtliche Drucker sind durch das Druckzentrum via TCP/IP Netzwerk miteinander verbunden. Daher kann ein Berechtigter einen Druck aus seiner Filiale auf einen Drucker an einem beliebigen Standort in Auftrag geben.

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Was bringt mir Output Management?

Output Management bietet nicht nur eine Ergänzung zum normalen Druckwesen, sondern bietet Druck- und Kostenkontrolle und eine Übersicht über alle ausgegebenen Drucke mit Detailangaben zum Nutzernamen, Datum und Uhrzeit. Die Ergebnisse einer OM-Studie geben weiteren Aufschluss über sinnvollen Einstz von Outputmanagement.

Wie dient Output Management der Druckkostenoptimierung?

Funktionen, die einige Output Management Systeme mit sich bringen:

Kosten aufteilbar auf Abteilungen, Personen wie Angestellte und Praktikanten, Projekte, Kunden oder Kostenstellen
Speicherung von Nutzer- und Dokumentennamen möglich, weiterhin können die Seitenanzahl und das Papierformat, Datum, Uhrzeit, Kosten und Kostenstelle, Budget und weitere Details gespeichert werden
Zähler für bedruckte Gesamtseitenanzahl aller Drucker
Aufzeichnungs- und Überwachungsfunktion (Monitoring) zur Analyse der Druckerauslastung
Plotter und Großformatkopierer können flächenbezogen abgerechnet werden
Druckjobbezahlung – den Kostenstellen können direkt Kostenzugeordnet werden
Beschränkter Zugriff auf vertrauliche Dokumente durch Benutzeridentifikation via Terminal oder Karte
Möglichkeit der Excel-Tabellen- und Word-Exportierung
Stammdaten – und Datenbankverwaltung

Output Management - hohe Anschaffungskosten, aber große Ersparnisse

Output Management ist in der Anschaffung recht teuer und wird daher meist nur in Großfirmen wie SAP eingesetzt. Allerdings kann ein solches Output Management System auch bei Betrieben mittlerer Größe sinnvoll sein, sofern es sich um ein druckintensives Gewerbe handelt. Die Anschaffung ermöglicht eine einfache Druckkostenoptimierung, ein steigendes Kostenbewusstsein und in Kombination mit Auswertungs- und Analysetools sind die Kostentreiber schnell gefunden. Zudem liefert das System einen Luxus, auf den viele Firmen auch nach der Optimierung nicht verzichten wollen.

Druckkostenoptimierung für kleinere Betriebe

Ein Beispiel dafür, dass man die Druckkosten auch ohne umfangreiche technische Lösungen senken kann, ist der OCS (Office Consulting Service). Dieser Service arbeitet im Vergleich zum Output Management System nicht auf zusätzlichen technischen Systemen sondern der Analyse und Optimierung der Printgeräte. Der vom TÜV zertifizierte Service von Ricoh ist auch für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet, das die Druckkostenoptimierung erstens wesentlich günstiger ist als das Output Management System und zweitens schneller rentabel arbeitet. Der Service eignet sich für Firmen, die mindestens 15 Printgeräte unterhalten und ein Budget von mindestens 2000 Euro aufweisen können. Bei der Druckkostenoptimierung muss auch das Kaufen eines neuen Kopiergerätes eingeplant werden, alternativ ist Mieten oder Leasen der Kopierer - ob neu oder gebraucht - möglich.

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