Externes Rechnungswesen als Teildisziplin der Finanzbuchhaltung zielt darauf ab, unternehmensfremden Institutionen Auskunft über den wirtschaftlichen Zustand des Unternehmens zu geben. Da es Informationen an Finanzämter, Banken oder Stellen des Gesundheitswesens liefert, kommt dem externen Rechnungswesen eine besondere Sorgfaltspflicht zu.
Um korrekt Rechenschaft ablegen zu können, ist eine umfassende Buchführung unabdingbar. Hier werden alle Geschäftsvorfälle durch Belege dokumentiert. Auf dieser Grundlage liefert das externe Rechnungswesen Jahresabschlüsse mit Gewinn-Verlust-Rechnungen, Bilanzen und Konzernabschlüsse. Diese dienen etwa der steuerlichen Behandlung des Unternehmens, der Kostenberechnung durch Krankenkassen oder als Entscheidungsgrundlage für kreditgebende Banken.
Gerade mittelständische Unternehmen können es sich kaum leisten, einen Buchhalter fest zu beschäftigen, der sich um das externe Rechnungswesen kümmert. Da jedoch die Finanzbuchhaltung einer absoluten Sorgfaltspflicht unterliegt, ist oft die Auslagerung die beste Möglichkeit. In einschlägig spezialisierten Buchhaltungsbüros übernehmen Steuerfachleute die komplette Buchführung, erstellen Bilanzen und Jahresabschlüsse und lassen die notwendigen Unterlagen fristgerecht den behördlichen Stellen wie etwa dem Finanzamt zukommen.
Die Auslagerung des externen Rechnungswesens erspart dem Unternehmer kostbare Zeit, die für das Kerngeschäft verwendet werden kann. Zudem hat der Unternehmer das beruhigende Wissen, dass sich kompetente Fachkräfte um sein externes Rechnungswesen kümmern. Denn die einschlägigen Buchhaltungsbüros haben das fachliche Know-how, alle Abschlüsse und Bilanzen korrekt und umfassend zu erstellen. Im Falle einer Wirtschaftsprüfung durch das Finanzamt kann das Buchhaltungsbüro für den Unternehmer alle benötigten Unterlagen zusammenstellen.
Die Kostenstrukturen der einzelnen Agenturen für Buchhaltung sind nicht immer übersichtlich. Mitunter wird direkt nach einzelnen Dienstleistungen abgerechnet, möglich ist auch die Vereinbarung eines pauschalen Preises. Recht transparent ist die Preisstruktur, die sich am Umsatz des Unternehmens orientiert. Hier fallen bei einem Jahresumsatz von einer Million Euro etwa 350 Euro monatlich für die Buchhaltung an.
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