Tagungen, Messen oder festliche Veranstaltungen müssen gut organisiert sein. Hierfür ist eine Eventplanung unverzichtbar. Eine bewährte Vorgehensweise fängt mit der Orientierungsphase an, schließt die Detailplanung an, geht bis zur Eventdurchführung und berücksichtigt eine Nachbereitungsphase. Kriterien der Orientierungsphase einer Eventplanung sind:
- Örtlichkeit, Terminierung, Dauer der Veranstaltung
- Ziele und Zielgruppe festlegen
- Budget kalkulieren
- Eventprogramm erstellen
Details der Eventplanung
Jetzt ist es wichtig, im Detail die Eventplanung zu vervollständigen:
- Location: Örtlichkeit, Lage, Erreichbarkeit, Größe, Ausstattung, Ambiente
- Catering: Fingerfood, Frontcooking, Menü, Dekoration, In- oder Outdoor
- Technik: Bühne, Licht- und Tontechnik
- Werbung: Einladungen, Handzettel, Wegbeschreibung, Werbepräsent
- Eventplanung: Parkraum, Abholservice, Beschilderung, Übernachtungsmöglichkeit, Liefertermine abstimmen, Personal, VIP-Service
- Darbietungen: Künstler, Showeinlagen
- Vorschriften; Sicherheitsaspekt, Genehmigungen, Abgaben und Gebühren, Umkleideräume, Garderoben
Kontrolle und Nachbereitung bei der Eventplanung
Zur Kontrolle, Vorbereitung und Durchführung des Events gehören:
- Bühne: technische Funktionsüberprüfung
- Beschilderungen vornehmen
- Kontrolle: Toiletten und Notausgänge, zusätzliches Personal, Programmablauf prüfen
Für die Phase der Nachbereitung sind folgende Punkte wichtig:
- Reinigung der Räume
- Schadensüberprüfung
- Auswertung
- Nachbearbeitung an sich
Veranstaltungsagenturen für bestmögliche Eventplanung
Full-Service-Veranstaltungsagenturen übernehmen die komplette Planung, Organisation und Abwicklung ohne direkte Mitwirkung des Auftraggebers. Eine genaue Beschreibung sowie der Umfang Ihrer Veranstaltung ist für eine Preisfindung maßgebend:
- Art der Veranstaltung: Tagung, Messe oder festliche Veranstaltung
- Umfang: Wie viele Gäste sind vorgesehen? Ist ein professionelles Catering eingeplant?
- Abwicklung: Planen Sie eine Full-Service-Beauftragung oder möchten Sie Teilbereiche in Eigenregie übernehmen?
- Terminplanung und Lokalität: sind Zeitraum und Location fixiert, wird sich das in der Angebotserstellung positiv auswirken
Oft wird bei der Eventplanung mit einem Stundenpreis abgerechnet, der etwa 60 Euro beträgt. Neben Veranstaltungsagenturen können auch Dienstleister wie beispielsweise Eventmanager, Finanzexperten und PR-Agenturen mit der Eventplanung beauftragt werden.
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