Eventorganisation, zugleich 'Eventmanagement' genannt, setzt gedankliche und praktische Maßnahmen für eine erfolgreiche Veranstaltung um. In Form eines Full-Service-Angebotes wird die komplette Organisation bis hin zur Abwicklung aus einer Hand durchgeführt:
- Eventmanagement: planen, organisieren, durchführen, begleiten
- Eventlogistik: vollständige Organisation, Prozesssteuerung, Inhalte einer Veranstaltung anbieten und bestmöglich gestalten
- Eventmarketing: Kommunikation live, verkaufsfördernde und Image bildende Aktionen im Sinne des Auftraggebers
- Eventvariationen: Einbinden von Showeinlagen, Unterhaltung sowie Künstlerarrangement
- Konzeption: Absicht, Zielgruppe, Budgetierung
- Wirkung: nachhaltige und langfristige, emotionale Bindung erreichen
Eventorganisation – planen, umsetzen und ausarbeiten
Zur Eventorganisation gehören sämtliche Aufgaben mit zusätzlichen Inhalten wie beispielsweise:
- Lage und Standort der Lokalitäten begutachten und frühzeitig anmieten
- Cateringangebote einholen und planen
- Dekorationen vorschlagen und einplanen
- Licht-, Ton- und Bühnentechnik mit dem Event-Motto ausarbeiten und planen
- Sicherheitskonzept überarbeiten und planen
- Service und Personalbeschaffung
- geeignetes Mobiliar
- Genehmigungen einholen
- Auswertungen für Nachbearbeitung vorbereiten
Eine genaue Beschreibung, Vorstellung sowie der Umfang Ihrer Veranstaltung ist für eine Preisfindung maßgebend. Ein Weddingplaner, beispielsweise, der auch mit der Organisation der Hochzeit betraut wird, kann zwischen 35 und 50 Euro pro Stunde kosten. Für die Eventorganisation einer Firmenfeier muss man ungefähr 500 Euro bezahlen.
Eventorganisation - Was muss ich noch wissen?
Für eine erfolgreiche Eventorganisation sind nachfolgende Punkte zu beantworten:
- Art der Veranstaltung: Tagung, Messe, festliche Veranstaltung
- Umfang: Wie viele Gäste sind vorgesehen? Ist ein professionelles Catering eingeplant?
- Abwicklung: Planen Sie eine Full-Service-Beauftragung oder möchten Sie Teilbereiche in Eigenregie gestalten und übernehmen?
- Terminplanung und Lokalität: sind Zeitraum und Location fixiert, wird sich das in der Angebotserstellung positiv auswirken
Für eine Eventorganisation kann man Dienstleister wie zum Beispiel Veranstaltungsagenturen, Eventmanager und PR-Agenturen beauftragen.
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