Eventagentur

Eine Eventagentur ist ein Dienstleister, der sich um die Organisation einer Veranstaltung im privaten oder unternehmerischen Bereich kümmert. Auf Wunsch kann sich eine Eventagentur der kompletten Veranstaltungsorganisation annehmen. In diesem Fall spricht man von sogenannten Full-Service-Eventagenturen (dt.: Komplett-Service-Agenturen). In diesem Fall muss sich der Kunde um nichts kümmern und kann selber Gast auf seiner eigenen Veranstaltung sein. Wenn Sie jedoch Eigeninitiative miteinbringen wollen, können sie selbstverständlich auch nur (einzelne) Teilbereiche in die Hände der Eventagentur geben.

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Um welche Bereiche sie sich selbst kümmern wollen, hängt davon ab, wie viele Arbeitskapazitäten Sie zur Verfügung haben, wer Ihnen bei der Veranstaltungsorganisation helfen kann und welche Talente und Erfahrungen Sie selbst besitzen. Wenn Sie zusätzlich Werbung für Ihren Event machen möchten, richten Sie sich am besten direkt an Werbeagenturen, die sich darauf spezialisiert haben, den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke zu steigern.

Worauf müssen Sie achten, wenn Sie eine Eventagentur beauftragen?

Einige wesentliche Aspekte müssen sie bereits wissen, um ein möglichst genaues Szenario Ihrer Veranstaltung beschreiben zu können. Die Eventagentur gestaltet Ablauf und Preis nach diesen Informationen:

• Um welche Art Veranstaltung handelt es sich: Ist es eine Tagung, eine Messe oder eine feierliche Veranstaltung?
• Die Anzahl der Gäste ist entscheidend für die Preisbildung, insbesondere, wenn zusätzlich ein Caterer beauftragt wird.
• Gedenken Sie, die gesamte Veranstaltung als Full-Service-Auftrag an die Eventagentur zu übergeben, oder wollen Sie selbst die Hotelreservierung oder gar den Sicherheitsdienst organisieren?
• Der Zeitraum der Veranstaltung. Eine klare Ansage, dass Sie sich bereits über Termine und Location im Klaren sind, zeichnet Sie als wertvollen Kunden aus. Entsprechend werden Sie dann auch behandelt - noch bevor Sie den Auftrag vergeben haben.

Teilbereiche an eine Eventagentur ausgliedern

Wenn Sie nur Teilbereiche an Ihre Eventagentur abgeben wollen, sollten Sie dies klar absprechen, um Überschneidungen zu vermeiden und ein einheitliches Konzept zu verfolgen. Es sei darauf hingewiesen, dass die Beauftragung einer Eventagentur, die den kompletten Auftrag selbst zu organisieren hat, reibungs- und problemloser vonstattengeht, als eine Aufteilung des Auftrages. Zum Beispiel kann eine Eventagentur dafür sorgen, dass das benötigte Personal für die Veranstaltungen geschult sind. Messehostessen oder Promoter werden angestellt und für Ihren Zweck ausgebildet. Der Service kann auch mehr oder weniger umfassen, dass müssen Sie entscheiden.

Die Eventagentur bringt Know-How und Organisationsfähigkeit

Die Aufgaben einer Eventagentur sind sehr umfangreich und komplex, wenn es sich um die Organisation einer gesamten Veranstaltung handelt. Leistet eine Eventagentur eine solche Organisation kann sie als Full-Service- Eventagentur bezeichnet werden. Die Aufgaben einer Eventagentur lassen sich grob in zwei Bereiche unterteilen: Auf der einen Seite die sehr suchintensiven Bestandteile einer Veranstaltung und auf der anderen Seite die organisatorische Durchführungsphase.

Eventagenturen vergleichen

Ein Vergleich gestaltet sich schwierig. Es ist üblich, sich mehrere Angebote einzuholen, da eine Eventangentur für jeden Auftrag unterschiedliche Konditionen bereitstellen kann, entsprechend der Spezialisierung und Professionalität, aber auch nach Auftragsvolumen und dem Aspekt, ob es sich um einen Teil- oder Full-Service-Auftrag handelt.

Testen Sie, ob Sie für Ihr großes Ereignis alles geplant haben:

Vor allem der sehr umfangreiche Suchprozess nach den richtigen Partnern und Anbietern gestaltet sich in der Regel als sehr schwierig. Hierunter fällt die Suche nach

• Location
• Catering
• Personal (Service- und Reinigungspersonal)
• Veranstaltungstechnik
• Künstlern
• Dekoration
• Sicherheitsservice und
• passendem Mobiliar

Letztlich geht damit auch die Beauftragung und die Koordination des Zusammenwirkens einher. Anhand dieser Punkte sieht man den großen Arbeitsaufwand, den eine Eventagentur durch die zahlreichen Kontakte auf professionelle Art und Weise (Eventproduktion) für Sie übernehmen kann. Die Spezialisierung auf Eventproduktion optimiert den Ablauf und minimiert die Chance auf Fehler.

Die Vorteile einer Eventagentur

Der Vorteil scheint klar auf der Hand zu liegen: Das Engagieren einer Eventagentur ermöglicht Ihnen, dass Sie Gast auf Ihrer eigenen Veranstaltung sein können. Aber es ist noch viel mehr als die eigentliche Veranstaltung. Mit einer Eventagentur sorgen Sie sich nicht um

• das Einladungsmanagement
• diverse Marketingtätigkeiten, zur Umwerbung der Veranstaltung und
• das Einholen von zahlreichen Genehmigungen.

Die Eventagenur optimiert den gesamten Prozess

Diese Komponenten sind zwar nicht mit einem hohen Suchprozess für eine Eventagentur verbunden, aber mit langjähriger Erfahrung im Bereich Organisation und fachmännischem Know-how. Die aufwendigen Nachbereitungsarbeiten sollten dabei nicht außer Acht gelassen werden, da es für Sie als Veranstalter essentiell ist, Feedback einzuholen, um den Ablauf weiter zu optimieren.

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