Büroservice

Ein über ein Callcenter betriebener Sekretariatsservice kann auch für mittelständische Unternehmen eine lohnenswerte Alternative zu einem unternehmenseigenen Sekretariat darstellen. Dabei nimmt ein Callcenter Agent unter anderem Anrufe in Ihrem Namen, beziehungsweise im Namen Ihrer Firma, entgegen und sendet Ihnen eine Gesprächsnotiz zu. Besonders für Kleinbetriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern, für die sich eine Vollzeit angestellte Sekretärin nicht lohnt, kann ein externer Sekretariatsservice von Vorteil sein. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit eines externen Büroservices. Dabei können Räumlichkeiten, wie Konferenzräume zeitweise angemietet werden um Meetings und andere offizielle Termine abzuhalten.

Leistungen von Sekretariatsservice und Büroservice

So haben sich einige Callcenter auf den Sekretariatsservice spezialisiert und gewährleisten eine breite Leistungspalette. Dabei können diese exteren Anbieter Sie nicht nur über die eingehenden Anrufe informieren, sondern die gesamte Korrespondenz Ihres Unternehmens unter anderem durch folgende Leistungen verwalten:

• Sicherung des Rückrufs
• Durchstellung des Telefonats zu Ihrem Handy
• Benachrichtigung und Zusammenfasssung des Gesprächs via Gesprächsnotiz, Email oder SMS
• Sendung von e-Mails, beziehungsweise postaler Sendungen
• Vereinbarung von Terminen
• Annahme von Kundenbestellungen
• Weiterleitung der Telefonate zu den zuständigen Mitarbeitern Ihres Unternehmens

Vorteile von externen Sekretariatsservice und Büroservice

Durch die Beauftragung eines externen Sekretariatsservices werden unter anderem Personalmehrkosten gespart, da keine Mitarbeiter zusätzlich angestellt werden müssen. So entfallen auch Lohnnebenkosten wie Weihnachts- und Urlaubsgeld. Darüber hinaus sind externe Dienstleister auch an Sonn- und Feiertagen vollzeitig betriebsbereit, wodurch Unterbrechungen im Prozessablauf verhindert werden können. Zusatzkosten durch zusätzliche technische Ausstattung wie PC und Software werden ebenfalls vermieden. Zudem müssen Sie durch die Inanspruchnahme eines Büroservices keine Bürofläche mieten, die Sie eventuell nur selten nutzen würden. Der Bundesverband Business Center e.V. informiert zu weiteren Themen der Branche.

Somit erlauben Ihnen diese Services auch ohne die Einrichtung eines unternehmensinternen Sekretariats einen geregelten und produktiven Prozessablauf in Ihrem Unternehmen. Dies macht sie vor allem für junge oder kleinere Unternehmen attraktiv, die eventuell noch nicht abschätzen können, wie viel Sekretariatsarbeit anfallen wird und in welchem Ausmaß Büroräume für ihr Geschäft zur Verfügung stehen sollten. Doch auch größere Unternehmen mit über 100 Mitarbeitern können durch eine Auslagerung der Sekretariatstätigkeiten ihre Mitarbeiter entlasten und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.

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