Callcenter Telefonsekretariat

Selbstständige bis hin zu größeren Unternehmen können ein Callcenter Telefonsekretariat in Anspruch nehmen. Dieses ist für die Kundenbetreuung zuständig und Anrufer müssen keine langen Wartezeiten in Kauf nehmen, wenn sie Fragen zum Unternehmen haben. Über die Hotline werden Kunden direkt mit einem Mitarbeiter des Telefonservice verbunden und bekommen durch deren umfangreiche Schulung meist sofort eine Auskunft. Es greifen Firmen auf diesen Service zurück, für die sich keine Festanstellung im Bereich Sekretariat lohnt oder der Service zu umfangreich für eine Person wäre.

Funktionsweise bei einem Callcenter Telefonsekretariat

Die Beantwortung der eingehenden Anrufe kann komplett an ein ausgewähltes Callcenter abgegeben werden. Die Agenten nehmen die Anrufe im Namen des Unternehmens oder der Firma an, welches sie beauftragt hat. Je nach Größe des Unternehmens können bis zu 10 Mitarbeiter und mehr mit dem Telefonsekretariat betraut sein. Nach jedem Anruf wird eine Gesprächsnotiz angefertigt und an den Auftraggeber verschickt, per E-Mail oder SMS. Dabei besteht die Möglichkeit, nicht nur über eingehende Anrufe informiert zu werden, sondern die komplette Korrespondenz des Unternehmens zu verwalten. Es kann ein Rückruf vermittelt werden und die direkte Durchstellung zu einem zuständigen Mitarbeiter des Unternehmens ist möglich. Auch die Annahme von Kundenbestellungen oder das Vereinbaren von Terminen kann an das Telefonsekretariat übergeben werden.

Vorteile von einem Callcenter Telefonsekretariat

• Personalkosten gespart, keine eigenen Mitarbeiter notwendig
• Lohnkosten und Urlaubsgeldzahlungen entfallen
• Beauftragung für Sonn- und Feiertage möglich
• ständige Erreichbarkeit
• keine Zusatzkosten durch spezielle PCs oder Software
• kein größeres Büro nötig
• Entlastung der eigenen Mitarbeiter
• keine Personalplanung
• hohe Abnahmequote bei Anrufen
• Callcenter-Mitarbeiter professionell geschult

Vor dem Auftrag zu klären

Um die Anzahl der Mitarbeiter beim Callcenter Telefonsekretariat abschätzen zu können, muss der Umfang der eingehenden Anrufe pro Monat bekannt sein. Es muss geklärt werden, wie viele Eingänge das Callcenter gleichzeitig bearbeiten soll. Viele Kunden brechen die Anrufe ab, wenn nach 15 Sekunden keine Erreichbarkeit erzielt wird. Außerdem muss vertraglich festgehalten werden, welche Aufgaben das Callcenter übernehmen soll. Die Preise für diesen Service berechnen sich pro Mitarbeiter, Anrufminute und vereinbarter Leistung.

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