Zeiterfassungssystem Vergleich

Ob für die Arbeitszeiterfassung einer großen Mitarbeiterzahl oder für die Überwachung im Schichtsystem bzw. bei Gleitzeit – für jede Situation gibt es das passende Zeiterfassungssystem. Ein Vergleich hilft Ihnen, das richtige System für Ihre individuelle Situation zu finden. Käuferportal unterstützt Sie bei der Anbietersuche und beim Preisvergleich.

Welche Vorteile hat der Vergleich von Zeiterfassungssystemen?

Wird in einem Unternehmen ein Zeiterfassungssystem benötigt, beginnt die Suche in der Regel ohne Vorkenntnisse über die erhältlichen Systeme und deren Eigenschaften. Einen ersten Eindruck vermittelt ein Zeiterfassungssystem-Vergleich. Je nach Rechercheintensität lassen sich aus den Vergleichen grundlegende, aber auch detaillierte Informationen zu den Zeiterfassungssystemen und -anbietern gewinnen. Die wichtigsten Vorteile eines Vergleichs von Zeiterfassungssystemen sind:

  • Gegenüberstellung der Produkteigenschaften
  • geeignetes Zeiterfassungssystem für eigene Anforderungen finden
  • bestes Preis-Leistungs-Verhältnis finden und Kosten sparen

Vergleich an den eigenen Bedürfnissen ausrichten

Ein Zeiterfassungssystem kann zwar eine Vielzahl an Funktionen bieten, doch ist ein Großteil davon oftmals gar nicht notwendig, wenn nicht gar störend für den Arbeitsalltag. Deshalb stellt sich weniger die Frage nach dem besten als vielmehr nach dem zweckmäßigsten Zeiterfassungssystem. Auf welches System die Wahl fällt, hängt von drei wesentlichen Faktoren ab: der Branche des Unternehmens, der Mitarbeiterzahl und der Filialstruktur.

Branche

Je nach Tätigkeitsschwerpunkt eines Unternehmens sind andere Merkmale und Funktionen eines Zeiterfassungssystems wichtig. Ein Vergleich beispielhaft gewählter Branchen verdeutlicht diesen Faktor:

Medizinische Einrichtungen wie Krankenhäuser oder Pflegeheime kennzeichnen sich durch ein stark ausgeprägtes Schichtsystem bei mittlerer bis großer Mitarbeiterzahl. Ein Zeiterfassungssystem sollte insbesondere mit unterschiedlichen Arbeitszeiten umgehen können und nach Möglichkeit den synchronen Betrieb mehrerer Terminals erlauben.

Im Hotel- und Gastronomiegewerbe kommt es – vor allem durch saisonale Spitzen – zu erheblichen Überstunden der Mitarbeiter. Daher muss das Zeiterfassungssystem auch bei der Registrierung und Speicherung vieler Überstunden zuverlässig arbeiten.

Mitarbeiter bestimmter Handwerksbetriebe sind häufig bei Kunden und somit außerhalb ihres Geschäftssitzes tätig. Damit trotzdem eine korrekte Arbeitszeiterfassung gewährleistet ist, empfiehlt sich der Einsatz eines Zeiterfassungssystems mit mobiler Anbindung in Form einer App.

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Mitarbeiterzahl

Vor dem Kauf eines Zeiterfassungssystems sollte sich der Arbeitgeber die Frage stellen, ob das gewählte Modell auch im Fall eines starken Mitarbeiterwachstums alle Anforderungen erfüllt. Modular aufgebaute Systeme lassen sich jederzeit erweitern und sind bei Firmen mit starkem Wachstumspotenzial die richtige Wahl. Kleine Unternehmen, bei denen keine langfristige Zunahme der Mitarbeiterzahl zu erwarten ist, kommen mit einem günstigen Zeiterfassungssystem aus, bei dem die maximale Mitarbeiterzahl nicht nachträglich erhöht werden kann.

  Informationen zu Stempelsystemen erhalten Sie hier.

Filialstruktur

Ein Unternehmen, das ausschließlich an einem Standort tätig ist bzw. dessen einzelne Standorte weitestgehend selbstständig agieren, benötigt für gewöhnlich nur ein Hardware-Zeiterfassungssystem ohne Software-Erweiterung. In Abhängigkeit von der Mitarbeiterzahl kommen eventuell mehrere Terminals hinzu. Filialen, die alle von einem zentralen Standort aus gesteuert und kontrolliert werden, nutzen im Idealfall eine webbasierte Lösung in Kombination mit Zeiterfassungsterminals. So können auf Wunsch auch Mitarbeiter auf verschiedene Funktionen zugreifen. Hierzu gehören unter anderem:

  • Selbstauskunft für Mitarbeiter
  • nachträgliche Korrekturen
  • Datenexport
  • Urlaubsplanung
  • Darstellung von Überstunden und Zuschlägen

Zeiterfassungssystem: Vergleich der Preise

Größe des Unternehmens Preis
25 Mitarbeiter, Kartensystem 500–800 Euro
25 Mitarbeiter, Fingerabdruck 750–1.100 Euro
bis zu 100 Mitarbeiter 1.500–2.000 Euro
über 100 Mitarbeiter ab 3.000 Euro

Neben Software und Hardware auch Anbieter vergleichen

Nach einem Vergleich der Hardwarekomponenten sowie der Gegenüberstellung verschiedener Software-Funktionen sollten sich favorisierte Zeiterfassungssysteme herauskristallisiert haben. Eine weitere entscheidende Rolle spielt der Anbieter, bei dem das System gekauft werden soll. So stellt sich insbesondere die Frage nach dem genauen Serviceumfang – auch nach der Einrichtung – einschließlich Garantiezeiten. Wie teuer die Konfiguration des Zeiterfassungssystems ist und ob diese vor Ort durch einen Service-Mitarbeiter oder über einen Fernzugriff erfolgt, ist für den Vergleich ebenfalls von Belang.

Auch wenn viele Aspekte des Vergleichs selbst übernommen werden können, stellt die Entscheidung für einen bestimmten Anbieter ein schwieriges Unterfangen dar. Der kostenlose und unverbindliche Service von Käuferportal übernimmt diese Aufgabe: Wir erstellen auf Grundlage Ihrer Bedürfnisse eine Auswahl passender Anbieter für Zeiterfassungssysteme.

Bildquellen:
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© Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) | Europäische Union
© TÜV Saarland Gruppe | tekit Consult Bonn Gruppe GmbH
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