Kopierer

Kopierer

Planung

Nur wenn Sie Ihr Kopiergerät genau auf die Bedürfnisse Ihres Büros abstimmen, können Sie vermeiden, dass Sie zu viel bezahlen. Auch Aufstellungsort und Wartung wollen sorgfältig geplant sein. Käuferportal sagt Ihnen, wie Sie Ihren Kopierbedarf am besten decken. In vier Schritten zur perfekt geplanten Kopierer-Ausstattung!

In vier Schritten zum optimalen Kopierer

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Kopierer mit Tintenstrahldrucker sind günstig in der Anschaffung, doch das Verbrauchsmaterial ist teuer. Laserkopierer haben einen deutlich höheren Anschaffungspreis, die einzelne Kopie kostet aber weniger. Welches Gerät das richtige für Sie ist, hängt hauptsächlich davon ab, wie viele Kopien Sie pro Jahr brauchen.

So ermitteln Sie Ihren Kopierbedarf:

  1. Zählerstände von vorhandenen Kopierern und Rechnungen für Papier als Hinweis auf Verbrauch prüfen
  2. Rechnungen aus Kopiershops auswerten
  3. Aufschlüsseln, wie viele Kopien schwarz-weiß und wie viele in Farbe sein sollen
  4. Festlegen, wie groß ist die maximale Vorlagengröße sein soll und wie häufig wird sie benötigt wird

Schritt 2: Aufstellungsort finden

Kopierer, die einen Laserdrucker verwenden, emittierten Ozon und Feinstaub in ihre Umgebung. Es ist umstritten, ob davon eine Gesundheitsgefahr ausgeht. Bei großen Kopieraufträgen sollte der Raum, in dem der Kopierer arbeitet, aber gut gelüftet werden. Einige Hersteller bieten auch Spezialfilter an, die die Umweltbelastung verringern sollen. Während sich Tintenstrahlkopierer auch als Tischgeräte eignen, sind Laserdrucker besonders beim Aufwärmen laut und sollten deshalb in einem separaten Raum aufgestellt werden.

Checkliste Aufstellungsort:
  • Lüftungzur Verringerung der Umweltbelastung sicherstellen
  • Schallschutzfür angrenzende Büroräume gewährleisten
  • Ausreichend Platz für Erweiterungseinheiten(Sortierer, Finisher) einplanen
  • Stauraum für Verbrauchsmaterialien (Toner/Tinte, Papier) schaffen

Schritt 3: Ausstattung festlegen

Moderne Kopierer können viel mehr, als nur Schriftstücke zu vervielfältigen. Eine Vielzahl von Funktionen lässt sich oft nachrüsten, wenn man sie nicht sofort benötigt. Dennoch sollten sie von vorne herein eingeplant werden, um eine problemloses Erweitern zu gewährleisten.

Checkliste Ausstattung:
  • Kompatibilität von Kopierer und Computern sicherstellen
  • Bei Netzwerkanwendung auf einfache Installation und Bedienungachten
  • Automatische Dokumentenzuführungzumindest als Option vorsehen
  • Papierfächer so auslegen, dass sie für den größten Kopierauftragausreichen
  • Spezialpapierfächerfür Umschläge oder Folien einplanen
  • Arbeitsspeicher so wählen, dass auch schnelles doppelseitiges Kopierenmöglich ist
  • Erweiterungsoptionen für Finisherprüfen, die lochen, falten, heften oder binden können
  • Ausstattung mit Sicherheitsoptionen wie Passwort oder Kostenstellenzähler prüfen

Schritt 4: Wartung sicherstellen

Kein Kopierer kommt ohne regelmäßige Wartung aus. Zum einen müssen die Verbrauchsmaterialien wie Papier, Tinte oder Toner regelmäßig aufgefüllt werden. Zum anderen sollten Servicetechniker die ordnungsgemäße Funktion in festgelegten Intervallen sicherstellen.

Checkliste Wartung:
  • Bedarf an Verbrauchsmaterialien (Papier, Toner, Tinte, Bildtrommeleinheit) kalkulieren
  • Austausch von Verbrauchsmaterial organisieren
  • Wartungsvertrag gemäß erwarteter Nutzung abschließen oder im Haus regeln
  • Angemessen schnellen Service bei Kopiererpannen sicherstellen

Vergleichen Sie bis zu 3 Kopierer-Angebote!

Kostenlos Angebote erhalten & sparen

Tipps und Tricks bei Kopierer-Anschaffung und -Betrieb

Der wichtigste Schritt, um Kosten und Kopfschmerzen zu vermeiden ist, das Gerät möglichst genau an den Kopierbedarf anzupassen. Darüber hinaus gibt es weitere Kniffe, um einen problemlosen Betrieb des Kopierer zu gewährleisten und ein paar Euros zu sparen.


Die besten Tipps und Tricks im Überblick:

  • Das richtige Papier wählen: Besonders bei Tintenstrahlkopierern hat das Papier großen Einfluss auf die Druckqualität. Aber auch bei Laserkopierern sollte der Papiertyp stets korrekt eingestellt werden
  • Doppelseitig kopieren: Das spart Papier und Toner/Tinte.
  • Laserkopierer ausschalten: Die Geräte verbrauchen im Leerlauf relativ viel Strom. Wenn sie nicht benötigt werden, sollten sie komplett ausgeschaltet werden.
  • Tintenstrahlkopierer anlassen: Werden Tintenstrahlkopierer komplett ausgeschaltet, starten sie einen Reinigungsvorgang, wenn sie wieder angeschaltet werden. Die Tinte dafür kostet mehr als der Standby-Strom.
  • Toner oder Tinte sparen: Dokumente für den internen Gebrauch können mit verringerter Deckung („Draft Modus) kopiert werden, das spart bis zu 50 Prozent des Toners oder der Tinte.
  • Vorsicht beim Tonerwechsel: Tonerstaub mit einem feuchten Tuch wegwischen statt ihn weg zu blasen: Das schmiert und der Staub sollte nicht eingeatmet werden.
  • Auf geschlossene Papierfächer achten: In offenen Fächern setzt Papier Staub an, der den Kopierer beschädigen kann.

Den richtigen Kopierer finden

Mit sorgfältiger Planung stellen Sie sicher, dass der Kopierer optimal zu Ihrem Bedarf passt und Sie nicht mehr Geld ausgeben, als Sie müssen. Käuferportal hilft Ihnen bei der Auswahl mit drei kostenlosen und unverbindlichen Angeboten von Kopier-Experten aus Ihrer Region.

Bildquellen:
© Käuferportal
© Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) | Europäische Union
© HP Deutschland GmbH
© Nerthuz | iStock
© serkat Photography | Fotolia
© TÜV Saarland Gruppe | tekit Consult Bonn Gruppe GmbH
Kopierer cta rund
Angebote für Kopierer
von regionalen Anbietern vergleichen
Bitte wählen Sie Ihren Standort
  • Unverbindliche Angebote
  • Nur qualifizierte Anbieter
  • Bundesweites Netzwerk
  • Über 1.000 Anfragen monatlich
Deutschlandkarte Baden-Württemberg Bayern Berlin Brandenburg Bremen Hamburg Hessen Mecklenburg-Vorpommern Niedersachsen Nordrhein-Westfalen Rheinland-Pfalz Saarland Sachsen Sachsen-Anhalt Schleswig-Holstein Thüringen