Revisionssichere Archivierung

Die revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die Aufbewahrung unternehmensrelevanter Dokumente und muss dafür bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wie beispielsweise Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren. 'Revisionssicher' meint die dauerhafte und nachvollziehbare Verfügbarkeit etwa für Prüfzwecke. Um dies zu erreichen, muss diese Archivierungsmethode einigen Grundsätzen gehorchen. Sie muss:

• ordnungsgemäß sein
• vollständig sein
• die Sicherheit des Gesamtverfahrens gewährleisten
• Verlustsicherung betreiben
• Zugriffsrechte sichern
• Aufbewahrungsfristen einhalten
• das Verfahren dokumentieren
• nachvollziehbar sein
• prüfbar sein

Die revisionssichere Archivierung

Damit ist die revisionssichere Archivierung ein äußerst anspruchsvolles Verfahren, das bei der Durchführung insbesondere auf Softwareunterstützung angewiesen ist. Kosten hierfür sind mitunter abhängig von der Unternehmensgröße und des Datenbestands. Einstiegsprodukte für den Mittelstand, beispielsweise, kosten ungefähr 15.000 Euro, eine Komplettlösung etwa 50.000 Euro.

Revisionssichere Archivierung und ihre Gewährleistung

Um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, ist es notwendig, die revisionssichere Archivierung auf digitalem Wege durchzuführen, allein schon, um bei Prüfungen möglichst schnell alle relevanten Daten an die Behörden geben zu können. Die Sicherung sollte auf alterungsbeständigen und allgemein lesbaren Medien wie CDs und DVDs erfolgen, die zudem die vorgeschriebene Unmanipulierbarkeit erfüllen. Das heißt, die Daten können gelesen, aber nicht geändert oder gelöscht werden. Die meisten Softwarelösungen zur Dokumentenverwaltung und Archivierung von Dokumenten und Informationen arbeiten bei entsprechender Konfiguration sowie Administration revisionssicher.

Installation der Systeme für revisionssichere Archivierung

Eine fachmännische Installation und Pflege dieser Systeme empfiehlt sich besonders. Um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten, muss das System nicht zwangsläufig im Unternehmen verankert sein. Neuste Entwicklungen gehen dahin, auch digitale Archive auszulagern. Vorteile sind Kostenminimierungen im Personal- und Netzwerkbereich bei gleichzeitiger Gewährleistung hoher Sicherheitsauflagen der ausgelagerten Dokumente. Die revisionssichere Archivierung erfolgt im Grunde wie vorher, nur dass die Zugriffe via Internet auf einen externen Server sichergestellt werden.

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