Die Langzeitarchivierung ist nicht nur die dauerhafte Verfügbarkeit von Informationen, in Form der Dokumente selbst oder deren Speicherung auf elektronischen Medien, sondern der Begriff umfasst ebenso die Erfassung und möglichst verlustfreie Aufbewahrung dieser Informationen. In der Schriftgutverwaltung (von Akten und anderen Dokumenten etwa) sind die Lagerbedingungen für eine dauerhafte Archivierung bedeutend, also die Vermeidung schädlicher Umwelteinflüsse wie Nässe, Schädlinge und dergleichen.
Bei der digitalen Langzeitarchivierung stellen sich komplexere Fragestellungen und Probleme. Hier werden mehrere Aspekte berührt:
Die Kosten der digitalen Archivierung sind gegenüber einer personengestützten Schriftgutverwaltung geringer. Sie betragen etwa 500 bis 5.000 Euro.
Sowohl im privaten als auch im ökonomischen Bereich ist die digitale beziehungsweise elektronische Langzeitarchivierung im Aufwind, was nicht nur an der Digitalisierung vieler Lebensbereiche liegt, sondern vor allem an den weitaus geringeren Kosten. Vorrangige Fragestellungen bei dieser Form der Archivierung sind Folgende:
Wichtig sind diese Punkte, weil elektronische Medien nicht die Dauerhaftigkeit von Informationsträgern wie Papier haben und auf die Lesbarkeit durch technische Geräte angewiesen sind. Bei der elektronischen Langzeitarchivierung ist daher die Einschätzung zukünftiger Entwicklungen von Bedeutung. So haben offene Standards eine erwartete längere Lesbarkeit als etwa Systemgebundene (wie Windows- oder Apple-Formate etwa). Das liegt daran, dass offene Standards weniger häufig umformatiert werden müssen. Doch egal, auf welches Speichermedium die Wahl fällt, in bestimmten Abständen müssen die Daten auf neue Datenträger umkopiert werden, um deren Langzeitarchivierung auch zu gewährleisten. Die reine Lebensdauer elektronischer Medien liegt unter Idealbedingungen zwischen zwei und 100 Jahren.
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