Elektronische Archivierung bedeutet die digitale Speicherung von Daten und Dokumenten auf Datenträgern, die unveränderbar sind und eine langfristige Datenaufbewahrung gewährleisten. Die dafür geeigneten Medien sind langlebige WORM-Datenträger (Write Once Read Multiple-Medien) wie CDs und DVDs, die gegen äußere Einflüsse weitestgehend resistent sind. Neuere Entwicklungen haben Festplattensysteme (CAS – Content Addressed Storage) in die Archivierung elektronischer Daten eingeführt.
Um die Sicherheit von darauf gespeicherten Daten unmanipulierbar zu machen, ist eine spezielle Software zur Kodierung und Adressierung notwendig. Um eine elektronische Archivierung durchzuführen, benötigt man mehrere Komponenten:
Die Anschaffungskosten der Grundkomponenten bewegen sich im Rahmen von etwa 5.000 Euro. Zu den Hard- und Softwarekosten kommen oft Projekt- und Beratungskosten hinzu, die sich auf 10.000 Euro belaufen können.
Die Vorteile, die für eine elektronische Archivierung sprechen, liegen auf der Hand:
Für Privatanwender sind einige dieser Vorteile weniger relevant. Vor allem Unternehmen werden diese jedoch unumschränkt zu schätzen wissen. Üblicherweise ist die elektronische Archivierung bereits in eine umfassende Dokumentenverwaltung integriert, so dass eine klare Grenzziehung zwischen unterschiedlichen Systemen oft nicht mehr gewährleistet ist.
Diese Einbindung in eine Systemlösung potenziert die Vorteile, denn die erweiterten Zugriffsmöglichkeiten und Anwendungsgebiete tragen einerseits zu einer effizienten Dokumentennutzung im aktuellen Geschäftsablauf bei, und andererseits werden Fehler minimiert, Bearbeitungszeiten verkürzt und durch ein geregeltes Sicherheitsmanagement die Veränderungen von Daten und Dokumenten nachvollziehbar dargestellt. Die elektronische Archivierung ist demnach elementarer Bestandteil eines stabilen und in jeder Hinsicht abgesicherten Arbeitsprozesses.
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