Dokumentenverwaltung

Dokumentenverwaltung ist die digitale Erfassung und Bereitstellung aller im Unternehmen anfallenden Dokumente. Dafür sind je nach Unternehmensgröße mehrere Datenbankserver notwendig. Um eine optimale Nutzung der Dokumente zu gewährleisten, müssen diese verschlagwortet beziehungsweise indexiert werden.

Einzelheiten zur Dokumentenverwaltung

Oft ist die Gestaltung eines Dokumentenmanagement-Systems durch eine einfache optische Umsetzung gekennzeichnet. Es orientiert sich dabei zumeist an den etablierten Verfahren der Schriftgutverwaltung. Wichtigste Eigenschaft einer Dokumentenverwaltung ist nicht primär die Speicherung (hierfür sind Archivsysteme vorgesehen), sondern die Bereitstellung und Einbeziehung in den aktuellen Arbeitsablauf des Unternehmens. Kombinierte Server- und Softwarelösungen schlagen mit mehreren Tausend Euro zu Buche, je nach der Unternehmensgröße. So kostet eine für den Mittelstand geeignete Software für Dokumentenverwaltung etwa 2.800 Euro. Für umfangreiche Dokumentenmanagementsysteme bezahlt man um die 10.000 Euro

Dokumentenverwaltung ist ressourcenschonend

Eine Dokumentenverwaltung bietet für Unternehmen mehrere Vorteile, die sich auch ökonomisch niederschlagen:

• schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten
• dauerhafte Lesbarkeit durch automatische Konvertierung in Standardformaten
• Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren (durch Vorlagen etwa)
• umfassende Protokollierung über Änderungen und Verteilungen
• verringerte Speicherplatzaufwändungen (keine versteckten Mehrfachablagen)

Durch die umfassende Verschlagwortung, Indexierung und Metadatenergänzung von Dokumenten lassen sich diese mit detaillierten Suchmasken sehr schnell finden, nutzen und bearbeiten. Mit einer solchen Dokumentenverwaltung lassen sich mithilfe spezieller Funktionen aus verschiedenen Datenquellen komplette Akten digital erzeugen. Der Vorteil ist die effiziente Zusammenführung, Darstellung und Nutzbarkeit, die äußerst ressourcenschonend ist.

Rechtliches zur Dokumentenverwaltung

Aus Sicht juristischer Erwägungen ist die Dokumentenverwaltung für die Gewährleistung einer genauen Einhaltung von Archivierungsfristen relevant, die mitunter bis zu 30 Jahre betragen können. So können versehentliche Verluste nahezu ausgeschlossen werden. Um diese Fristen auch garantieren zu können, verfügt jede Dokumentenverwaltung über ein automatisches Backup-System, das im Falle eines Systemausfalls den letzten gespeicherten Zustand aller Dokumente und Vorgänge festhält.

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