Dokumente archivieren bedeutet für Unternehmen die Bindung finanzieller Mittel in Prozesse, die nicht der Wertschöpfung dienen. Unternehmen, Geldinstitute und öffentliche Einrichtungen müssen dennoch von Rechts wegen regelmäßig Dokumente archivieren.
Im Kundenservice und bei Verwaltungsvorgängen wächst täglich die Zahl der Belege. Nach einiger Zeit werden sie für das Tagesgeschäft nicht mehr benötigt. Doch um stattgefundene Vorgänge später noch nachvollziehen zu können, müssen sie während eines vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Zeitraums so aufbewahrt werden, dass jederzeit auf sie zugegriffen werden kann. Manche Unternehmen und Einrichtungen wollen auch über diesen Zeitraum hinaus ihre Dokumente archivieren. Deshalb ist ihnen die fachgerechte Lagerung der Papiere besonders wichtig.
Um Dokumente archivieren zu können, müssen sie erfasst, transportiert und erschlossen werden. Zur Erschließung gehört die Ordnung und Katalogisierung der zu archivierenden Dokumente. Das Neuanlegen eines Archivs kann, je nach der Größe des Unternehmens und der Menge der zu archivierenden Dokumente, eine Arbeit von mehreren Monaten sein. Zudem beansprucht die Archivierung beachtliche personelle Kapazitäten. Auch die Ergänzung und Pflege eines vorhandenen Archivs nimmt viel Zeit in Anspruch und erfordert fachliches Wissen.
Deshalb übertragen viele Unternehmen solche Aufgaben einem externen Archivdienstleister, wie Lager3000, DMI-Archivorganisation oder META-Archivdepot (auswärtige Aktenlagerung). Diese Anbieter von Archivdienstleistungen werden alle Dokumente archivieren und inventarisieren, ohne dass andere betriebliche Abläufe unterbrochen werden müssen.
Archivinventarlisten werden heute computergestützt erstellt und verwaltet. Spezielle Programme, wie KeyData, Midosa, Azulav, Augias und aDIS/Archiv unterstützen die Verwaltung der Datenbestände. Sie speichern beispielsweise das Ablaufdatum der archivierten Daten.
Das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) schreibt vor, dass persönliche Daten nach Ablauf einer bestimmten Zeit vernichtet werden müssen. Archivdienstleister registrieren, während sie Dokumente archivieren, deren Ablaufdatum und kümmern sich zu gegebener Zeit um die Datenvernichtung.
Für manche Unternehmen und Einrichtungen müssen bestimmte Dokumente jahrzehntelang verfügbar sein. Doch modernes Papier wird nicht mehr auf Hanfbasis hergestellt und ist deshalb besonders anfällig dafür, bei unsachgemäßer Lagerung zu zerfallen. Darum sollte man in säurefreien Ordnern und Boxen Dokumente archivieren.
Oft ist schwer einzuschätzen, ob die zur Aktenlagerung vorgesehenen Räume den erforderlichen Anforderungen an die Luftfeuchtigkeit und Temperatur entsprechen. Deshalb ist es wichtig, sich fachmännischen Rat zu holen. Archivdienstleister kümmern sich, bevor sie Dokumente archivieren, um günstige raumklimatische Bedingungen.
Kostenlose Hotline: 0800 29 29 29 4