Digitale Archivierung

Digitale Archivierung meint die Speicherung aller im Unternehmen anfallenden Dokumente wie beispielsweise Geschäftsbriefe, Rechnungen, E-Mails und Lohnbescheinigungen. Die digitale Ablage aller Dokumente wird die Archivierung in Papierform nach und nach ersetzen. Schon heute wird ein Großteil der internen und externen Unternehmenskommunikation über das Internet abgewickelt. Lösungen für die digitale Archivierung von Unternehmensdokumenten gibt es für Kleinst- und Großunternehmen. Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen variieren die Preise. Professionelle Druck- und Scan-Stationen bewegen sich zwischen 500 und 2.200 Euro. Komplettlösungen kosten ab 2.800 Euro (Kleinstbetriebe) bis hin zu 20.000 Euro (Inhouse-Archivsystem). Wir suchen für Sie die besten Anbieter im Bereich 'digitale Archivierung' heraus und stellen einen Kontakt her.

Digitale Archivierung hat viele Vorteile

Das Vorgehen für die digitale Archivierung erfolgt in drei Schritten:

• Capturing, die Digitalisierung aller Dokumente
• Indexierung, insbesondere bei unstrukturierten Dokumenten notwendig
• Bereitstellung, Einspeisung in das Unternehmensnetzwerk

Sind alle Dokumente digital archiviert und bereitgestellt, sind diese für die Mitarbeiter über eine Suchfunktion aus vielen Programmen heraus recherchierbar, nutzbar und können sogar versendet werden. Über ein Zugriffsmanagement wird gewährleistet, dass nur berechtigte Personen Zugang haben. Die digitale Archivierung unterliegt gesetzlichen Regelungen, das heißt, sie muss vorgenommen werden, um beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt alle Dokumente schnellstmöglich und unveränderlich zur Verfügung zu stellen. Hierfür eignen sich mehrere Verfahren:

• Archivierung auf CD und DVD: Vorteile sind die niedrigen Kosten, Transportfähigkeit, schnelle Vervielfältigung und Haltbarkeit des Mediums
• Inhouse-Archivsystem: Errichtung einer kompletten Infrastruktur aus Hard- und Software; von Vorteil sind die um das Zwei- bis Fünffache geringeren Kosten im Vergleich zum Papierarchiv
• Auslagerung an Externe: Dienstleister übernehmen die digitale Archivierung; neuste Entwicklung sind Mietserver, die nur über das Internet erreichbar sind

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