In allen Firmen und Verwaltungen werden ständig neue Daten registriert, die für das Tagesgeschäft oder das Personalwesen wesentlich sind. Oft sind diese jedoch nach einigen Monaten, spätestens aber nach Jahren, für den Betriebsablauf nicht mehr relevant, auf diese Daten regelmäßig zuzugreifen und die Informationen gelangen in Prozess der Datenarchivierung.
Doch für spätere Vorgänge wie Abfindungsverhandlungen, Rentenzahlungen oder Betriebsübernahmen sind diese letztlich von entscheidender Bedeutung. Deshalb ist für fast alle Bereiche, in denen Daten gesammelt werden, Datenarchivierung und Aktenlagerung ein zentrales Thema. Häufig hat der Gesetzgeber einen bestimmten Zeitraum für die Datenarchivierung vorgesehen. Deshalb liegt eine fachgerechte Aktenlagerung im Interesse aller Datenverwalter.
Einerseits kann diese Aktenlagerung tatsächlich gegenständlicher Natur sein, was bedeutet, die Akten und zu archivierenden Daten werden in einem Raum eingelagert. Andererseits gibt es die Alternative der elektronischen Lagerung, wobei alle Inforamtionen und Daten eingelesen und auf verschiedendsten Speichermedien abgelegt werden. Nähere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter der Thematik digitale Archivierung. Im Folgenden wird die gegenständliche Datenarchivierung mit dem Ziel des Substanzerhalts thematisiert.
Die Gliederung der in einem Archiv gesammelten Bestände unterliegt wissenschaftlichen Prinzipien. Archivare bezeichnen die Gesamtgliederung eines Archivs als Tektonik. Es gibt zwei Varianten für die Datenarchivierung:
In Archiven, in denen die Datenarchivierung nach dem Pertinenzprinzip erfolgt, sind die Akten nach ihren Inhalten geordnet. In welchem Regal eine Akte zu suchen ist, hängt in diesem Fall von ihrer inhaltlichen Zugehörigkeit zu einem bestimmten Sachgebiet ab. Häufiger wird für die Datenarchivierung das Provenienzprinzip verwendet. Hierbei werden in Zentralarchiven alle Bestände nach ihren Entstehungszusammenhängen, vor allem nach ihrer Herkunft, geordnet. Dieses Prinzip unterscheidet sich von der Bestandsanordnung in Bibliotheken. Bei der Wahl eines Dienstleisters zum Anlegen eines Archivs oder zur Übernahme von Beständen in ein vorhandenes Archiv sollte unbedingt auf die Fachkompetenz der Anbieter geachtet werden.
Die digitale Datenspeicherung ist für Großunternehmen unverzichtbar, und sicherlich auch für kleine Unternehmen attraktiv. Benötigt wird Sie allerdings erst, wenn die Datenlagerung Tonnen von Papier die Räumlichkeiten dazu bindet. Ein Managementsystem und die Gewährleistung des permanenten Zugriffs auf das digitale Archiv kosten wenige hundert bis mehrere tausend Euro in der Anschaffung – je nach Bedarf. Eine sinnvolle Aussage zu Preisen ist generell nicht möglich, da es sich meist um eine sehr individuelle Dienstleistung handelt. Weitere Informationen zum Thema Elektronische Archivierung finden sie bei der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare.
Um Ihnen eine grobe Orientierung zu bieten, haben wir Ihnen einige preisliche Angaben zusammengetragen:
Genaue Preise müssen immer individuell erfragt und vom archivierenden Unternehmen kalkuliert werden.
Diese immensen Kosten, die letztlich Großunternehmen ermöglichen, die Miete für Räumlichkeiten zu sparen, und zugleich die archivierten Daten mehreren Geschäftstellen zugängig machen, sind für die meisten Kleinunternehmen nicht tragbar. Spezielle Firmen beginnen mittlerweile aber auch an, Kleinunternehmen Ihre Dienstleistung ab 2000€ anzubieten.
Die Verfügbarkeit und Lesbarkeit von Archivbeständen muss über viele Jahrzehnte hinweg gesichert sein. Oft bereitet es Probleme, einzuschätzen, ob der für die Aktenlagerung vorgesehene Ort, den erforderlichen Anforderungen an die Luftfeuchtigkeit und Temperatur während des gesamten Lagerungszeitraums gerecht werden kann. Deshalb ist es ratsam, mit der fachgerechten Lagerung der Archivalien einen externen Dienstleister zu beauftragen, der auf Aktenlagerung spezialisiert ist. Er kümmert sich um die Bereitstellung säurefreier Umhüllungsmaterialien wie Mappen oder Boxen. Auch restauratorische Aufgaben, wie die Beseitigung von Schimmel, Säurefraß oder Wasserschäden können fachkundigen Dienstleistern anvertraut werden. Ihre Kenntnisse sind für die fachgerechte Aktenlagerung unerlässlich. Zusätzlich sind sie in der Lage, Maßnahmen zur Erhaltung der Papierstabilität zu treffen.
Kostenlose Hotline: 0800 29 29 29 4