Archivsysteme haben den Zweck, langfristig und nach einer bestimmten Systematik Daten, Dokumente und andere Informationen digital abzulegen. Dies geschieht auf digitalen Datenträgern, die sich durch eine hohe Widerstandsfähigkeit und vor allem durch eine absolute Unmanipulierbarkeit kennzeichnen. Elementare Komponenten sind hierbei:
Die Datenbanksoftware dient als Schnittstelle zwischen Server und Speicher, da sie sowohl die Verwaltung als auch die Suche ermöglicht. Dokumente und Daten werden archivierbar dadurch, dass sie indexiert werden. Dies geschieht mittels einer Verschlagwortung und Meta-Informationen, die für jedes Dokument erstellt werden. Diese beiden Verfahren ermöglichen die effiziente und schnelle Suche im Archivsystem. Eine umfassende Implementierung ist auch aus anderen Anwendungsprogrammen heraus (Word, Excel und dergleichen) möglich.
Ein betriebsinternes Archivsystem erfordert nicht nur die technische Infrastruktur, zur Wartung und Pflege ist auch Personal notwendig, das damit betraut wird. Um die mitunter im hohen fünfstelligen Bereich liegenden Kosten zu minimieren, kann auf externe Dienstleister zurückgegriffen werden, die mit technisch bestens geschultem Personal die Wartung übernehmen. Neben dieser Lösung innerhalb eines Unternehmens bieten einige Firmen auch die Auslagerung digitaler Archivsysteme auf Mietservern an. Diese Angebote können insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv sein, da die Kosten etwa 5.000 Euro betragen. Außerdem werden meist monatliche Fixkosten in einem Rahmen von 100 bis 500 Euro, je nach Servergröße, -konfiguration und Speicherumfang, berechnet.
Die Implementierung dieser Lösung in das Betriebsnetzwerk wird über diverse Schnittstellen gewährleistet, die einen einfachen Online-Zugriff ermöglichen. Die Zugriffsberechtigung erfolgt über bestimmte Verfahren und gesicherte Datenleitungen. Für die verlustfreie Speicherung der Daten in einem solchen Archivsystem werden Backup-Optionen servicemäßig angeboten. Die Sicherheit der Daten wird durch besonders hohe Auflagen gewährleistet, wie etwa Zugriffskontrollen und -restriktionen.
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