Der virtuelle Aktenschrank ermöglicht eine verhältnismäßig einfache digitale Archivierung samt Dokumentenmanagement gegenüber der konventionellen Lagerung alter Akten, Baupläne, Aufnahmen etc.
Seit 2002 gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für digitale Unterlagen. Wer sein Dokumentenmanagement nicht im eigenen Archiv durchführen will, kann externe Anbieter mit der digitalen Archivierung beauftragen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt je nach Dokument 2 bis 10 Jahre. Ausgeklagte Titel, Versicherungspolicen oder Gerichtskorrespondenz müssen sogar 30 Jahre und länger aufbewahrt werden.
Wer darüber hinaus aus beruflichen Gründen ein Archiv erstellt, z.B. Journalisten, Anwälte, Künstler, Architekten oder freie Berater, stößt bei eigenen Datenträgern schnell an Kapazitätsgrenzen. Die externe digitale Archivierung ermöglicht ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement. Anbieter gibt es viele – doch bevor Sie einen Auftrag zur digitalen Archivierung vergeben, sollten einige Punkte geklärt werden!
Grundsätzlich darf jedes Dokument digitalisiert und somit auch digital archiviert werden: Schriftstücke, Folien, Mikrofilme, Karten und Blaupausen, Gerichts- und Krankenhausakten sowie Bild-, Ton- und Filmaufnahmen. Ausgenommen sind Geldscheine sowie Luftaufnahmen militärischer Einrichtungen.
Zuerst wird gescannt – bei guten Anbietern in allen Formaten mindestens bis zur einer Breite von 1,30 Metern und unendlicher Länge, was z.B. bei Bauplänen wichtig ist. Historische Dokumente werden mit Spezialkameras abgelichtet. Der Auftraggeber kann auch selbst die Daten anliefern.
Digitale Archivierung umfasst mehrere Archivtypen. Grundsätzlich gibt es On- und Offline-Archive.
Die Vorteile der aktiven digitalen Archivierung sprechen für sich:
Haben Sie sich bereits für eine Auftragsvergabe zur Archivierung Ihrer Daten entschieden, können Sie unser Produktformular nutzen, um eine Anfrage zu stellen.
Diese ganzen Funktionen offenbaren die Möglichkeiten eines auf die Bedürfnisse Ihrer Firma abgestimmten Dokumentenmanagements. Weitere Informationen zum Thema Dokumentenmanagementsystem finden sie auf dieser Plattform zum Wissensaustausch.
Genaue Angaben zu machen ist schwierig, da die Preisgestaltung immer auf den Kunden abgestimmt wird. Pauschale Pakete zeigen aber an, dass Bildarchivierung bereits verhältnismäßig günstig angeboten wird (ab 275€ bei 1000 Bilder am Stück als Film). Die gesetzlich vorgeschriebene Email-Archivierung lässt sich für bis zu 40 Mitarbeiter mit eigenem Server für 3000€ realisieren. Einige Firmen bieten die Komplettarchivierung im Paket für Kleinunternehmen für 2000€ und für mittelständische und Großunternehmen ab einem Basispreis von 7000€ an. Natürlich dienen diese Angaben nur der Orientierung, verbindliche Preisangaben kann Ihnen nur der Fachhändler persönlich benennen.
Sie können jederzeit Ihre Dokumente verwalten, abrufen oder neue einstellen. Hierfür muss der Anbieter eine benutzerfreundliche Oberfläche mit passwortgeschütztem Login-Bereich bereitstellen. Der Zugriff sollte über eine Suchmaske schnell, zielgenau und von jedem externen Computer aus möglich sein – und darf nur lesend erfolgen! Das heißt: Dokumentenmanagement ermöglicht nur das Auslesen und Drucken archivierter Dokumente, keinesfalls die Veränderung.
Der größte Vorteil digitaler Archivierung ist neben der Kosten- und Zeitersparnis, die vom Anbieter gewährleistete sogenannte Revisionssicherheit. D.h. jedes Dokument lässt sich exakt so reproduzieren, wie es gescannt oder abfotografiert wurde. Rechtsverbindlich sind hier die Richtlinien aus dem HGB (§238 und §257), bei steuerlich relevanten Dokumenten die Abgabenordnung und die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS. Diese umfangreichen Auflagen zu erfüllen, gehört zum Leistungsangebot des Anbieters, Sie brauchen sich darum nicht zu kümmern.
Kostenlose Hotline: 0800 29 29 29 4