Aktenaufbewahrung bezeichnet die fachgerechte und systematische Lagerung von Akten in Papierform. Hierfür sind eigens zu schaffende Räumlichkeiten notwendig, da ein Aktenarchiv je nach Betriebsgröße viel Platz beansprucht. Die Ablage von Akten erfolgt in Ordnern, die mit einer systematischen Nummerierung und Beschriftung eindeutig identifizierbar sein müssen, um eine schnelle Auffindbarkeit der Dokumente zu gewährleisten. Basisangaben sind unter anderem:
Abhängig von der Größe des Aktenbestandes wird ein dafür geeignetes System gewählt, das Räume effizient nutzen kann und möglichst vielen Akten Platz bietet. Für kleine und mittlere Unternehmen bietet sich ein einfaches Regalsystem zur Aktenaufbewahrung an, das etwa zwischen 1.500 bis 5.000 Euro kosten kann.
Größere Unternehmen und Konzerne benötigen hingegen spezielle Regalsysteme mit platzsparenden Rollsystemen. Diese Varianten sind mit ungefähr 10.000 Euro kostenintensiv, da sie größer sind und sich individuell an bestimmte räumliche sowie andere Bedingungen anpassen lassen. Können kleine Unternehmen auf Archivverwalter weitestgehend verzichten, müssen Konzerne Personal anstellen, das die Aktenaufbewahrung fachgerecht sicherstellt. Mit dem Aufkommen digitaler Archivierungsverfahren werden Papierarchive immer mehr verdrängt. Hier ist die externe Aktenaufbewahrung eine kostengünstige Alternative. Diverse Anbieter haben sich in diesem Segment etabliert und verfügen über ein attraktives Leistungsspektrum.
Der Vorteil daran ist, dass nur Lager- und Servicekosten anfallen. Für Lagerung, Sicherheit und Zugänglichkeit der Akten verpflichten sich die Dienstleister. Diese haben eigene Hallen und kennzeichnen die Akten mittels barcodegestützter Identifizierung. Dadurch wird eine fast 100-prozentige Anonymität des Akteneigentümers gewahrt, bei gleichzeitiger eindeutiger Möglichkeit der Zuordnung für den Dienstleister. Das Höchstmaß an Datensicherheit und die Verlustsicherung durch fachgerechte Behandlung ist ein schlagendes Argument für eine Aktenaufbewahrung bei externen Anbietern.
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