Aktenarchivierung meint die dauerhafte Ablage von gesetzlich vorzuhaltenden Dokumenten in einem Unternehmen, einer Behörde oder Institution. Akten werden in Ordnern gebündelt und zur Einordnung sowie korrekten Archivierung mit einer genauen Bezeichnung versehen. So können die Akten schnell wiedergefunden werden.
Heutzutage wird die Archivierung von Akten in Papierform zusehends von digitalen Verfahren abgelöst. Doch viele Unternehmen können oder wollen ihre Akten nach erfolgreicher Einspeisung und Bereitstellung in digitale Archivsysteme nicht vernichten. Um hohe Kosten zu vermeiden, lagern diese Unternehmen ihre Aktenbestände an externe Dienstleister aus, die eine sichere und zugriffsgarantierte Aktenarchivierung gewährleisten. Die Kosten hierfür sind abhängig vom gewählten Leistungsumfang und der Größe des Aktenbestands. So betragen sie beispielsweise je Standard-Ordner etwa 1,75 Euro, je Standard-Karton 8,50 Euro. Die Aktenlagerung kann monatlich je Standard-Ordner zirka 0,10 Euro, je Standard-Karton 0,50 Euro kosten. Als optionale Leistung gilt der Aktenzugriff mit Kosten von ungefähr 15,00 Euro pro Arbeitsstunde.
Viele Dienstleister bieten bei einer externen Aktenarchivierung eine Sichtung und Aussortierung des Bestands an. So werden beispielsweise Akten, die keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, professionell vernichtet. Alle übrigen Akten werden nach Aufbewahrungsfristen geordnet, um so eine zweifelsfreie und fristgerechte Vernichtung zu sichern. Den Eigentümern der Aktenbestände wird ein uneingeschränkter Zugriff auf alle Akten gewährt. Mittels Fax, Telefon oder E-Mail können zeitnah bestimmte Akten bestellt werden. Eilzustellungen sind häufig auch Teil der Servicespektrums. Die Lagerung der Akten erfolgt meist in speziell ausgestatteten Lagerhallen, in denen konstante Bedingungen für eine dauerhafte Lagerung herrschen. Eine externe Aktenarchivierung bietet für Unternehmen viele Vorteile, beispielsweise:
Kostenlose Hotline: 0800 29 29 29 4